Hva er eksterne lenker eller referanser?
Når du oppretter formler i Excel og refererer til et datapunkt i en annen arbeidsbok, oppretter Excel en kobling til den arbeidsboken.
Så formelen din kan se ut som noe som vist nedenfor:
Vær oppmerksom på at delen som er markert med gult, er den eksterne lenken (også kalt ekstern referanse). Denne delen av formelen forteller Excel å gå til denne arbeidsboken (Score.xlsx) og referere til den angitte cellen i arbeidsboken.
Fordelen med å ha en ekstern lenke i formelen er at du automatisk kan oppdatere den når dataene i den koblede arbeidsboken endres.
Imidlertid er ulempen at du alltid må ha den koblede arbeidsboken tilgjengelig. Hvis du sletter den koblede arbeidsbokfilen, endrer navnet eller endrer mappens plassering, blir ikke dataene oppdatert.
Hvis du jobber med en arbeidsbok som inneholder eksterne koblinger, og du må dele den med kolleger/klienter, er det bedre å fjerne disse eksterne koblingene.
Men hvis du har mange formler, kan du gjøre deg gal når du gjør dette manuelt.
Hvordan finne eksterne lenker og referanser i Excel
Her er et par teknikker du kan bruke til å raskt finne eksterne lenker i Excel:
- Bruke Finn og erstatt.
- Bruke alternativet Rediger koblinger.
La oss se hvordan hver av disse teknikkene fungerer.
Finn eksterne lenker ved hjelp av Finn og erstatt
Celler med eksterne lenker inneholder navnet på arbeidsboken den lenker til. Dette vil bety at referansen vil ha filnavnet med filtypen .xlsx/.xls/.xlsm/.xlb.
Vi kan bruke dette til å finne alle eksterne lenker.
Her er trinnene for å finne eksterne koblinger i Excel ved hjelp av Finn og erstatt:
- Velg alle cellene.
- Gå til kategorien Hjem -> Redigering -> Finn og velg -> Finn.
- I dialogboksen Finn og erstatt skriver du inn * .xl * i feltet "Finn hva".
- Klikk på Finn alle.
Dette vil finne og vise alle cellene som har eksterne lenker i den.
Nå kan du velge alle disse cellene (velg den første posten, hold inne Shift -tasten og velg deretter den siste posten) og konverter formlene til verdier.
Finn eksterne koblinger ved hjelp av alternativet Rediger koblinger
Excel har dette innebygde verktøyet som vil finne alle eksterne referanser.
Her er trinnene for å finne eksterne lenker ved hjelp av alternativet Rediger lenker:
- Gå til fanen Data.
- Klikk på Rediger koblinger i gruppen Tilkoblinger. Den åpner dialogboksen Rediger koblinger som viser alle arbeidsbøkene som det refereres til.
- Klikk på Break Links for å konvertere alle koblede celler til verdier.
Vær oppmerksom på at når du bryter koblingene, kan du angre den. Som en god praksis, opprett en sikkerhetskopi før du gjør dette.
Får du fortsatt spørsmål om eksterne lenker?
Noen ganger kan du finne og fjerne alle de eksterne koblingene, men du får fortsatt en melding som vist nedenfor:
Ikke bli gal og begynn å forbanne Excel.
Så hvis du får melding om oppdateringskoblinger, må du også sjekke følgende for eksterne lenker:
- Navngitt Ranges
- Betinget formatering
- Datavalidering
- Former
- Diagramtitler
Bruk av "Finn og erstatt" eller "Rediger koblinger" som vist ovenfor ville ikke identifisere eksterne lenker i disse funksjonene ovenfor.
Her er trinnene for å finne eksterne lenker på disse stedene:
- Navngitte områder: Gå til Formel -fanen og klikk på Name Manager. Det viser deg alle de navngitte områdene i arbeidsboken. Du kan sjekke kolonnen "Henviser til" for å se eksterne referanser.
- Betinget formatering: Den eneste måten en ekstern lenke kan havne i betinget formatering er gjennom den egendefinerte formelen. Gå til kategorien Hjem -> Betinget formatering -> Administrer regler. I Manager for betinget formateringsregler, sjekk formlene for eksterne lenker.
- Datavalidering: Det er mulig at rullegardinlisten for datavalidering refererer til et navngitt område som igjen har eksterne lenker. Kontroll av navngitte områder bør også ta seg av dette problemet.
- Former: Hvis du bruker figurer som er koblet til celler, må du se etter eksterne koblinger. Her er en rask måte å gå gjennom alle figurene:
- Trykk på F5 -tasten. Det vil åpne Gå til dialogboksen.
- Klikk på Spesial.
- Velg Objekter i dialogboksen Gå til spesiell.
- Klikk OK. Dette ville velge alle figurene. Nå kan du bruke Tab -tasten til å bla gjennom disse.
- Karttittler: Velg diagramtittelen og sjekk i formellinjen om det refererer til en ekstern lenke.
Du kan lære mer om eksterne lenker fra disse opplæringsprogrammene:
- Finne eksterne lenker i Excel - Kontekstblogg.
- Finne eksterne lenker - Microsoft Excel -støtte.
Det er også et tillegg tilgjengelig for å finne eksterne lenker i Excel. Klikk her for å lære mer og laste ned tillegget.
