Tekst til kolonner er en fantastisk funksjon i Excel som fortjener mye mer kreditt enn den vanligvis får.
Som navnet antyder, brukes den til å dele teksten i flere kolonner. For eksempel, hvis du har et fornavn og etternavn i samme celle, kan du bruke dette til å raskt dele disse opp i to forskjellige celler.
Dette kan være veldig nyttig når du henter dataene dine fra databaser eller importerer dem fra andre filformater, for eksempel tekst eller CSV.
I denne opplæringen lærer du om mange nyttige ting som kan gjøres ved hjelp av tekst til kolonner i Excel.
Hvor finner du tekst til kolonner i Excel
For å få tilgang til tekst til kolonner, velg datasettet og gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner.
Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
Denne veiviseren har tre trinn og tar noen brukerinnganger før du deler teksten i kolonner (du vil se hvordan disse forskjellige alternativene kan brukes i eksempler nedenfor).
For å få tilgang til tekst til kolonner, kan du også bruke hurtigtasten - ALT + A + E.
La oss nå dykke ned og se noen fantastiske ting du kan gjøre med tekst til kolonner i Excel.
Eksempel 1 - Del navn i fornavn og etternavn
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
For å raskt dele fornavnet og etternavnet og få disse i separate celler, følg trinnene nedenfor:
- Velg datasettet.
- Gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner. Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
- I trinn 1 må du kontrollere at Avgrenset er valgt (som også er standardvalget). Klikk på Neste.
- I trinn 2 velger du "mellomrom" som skilletegn. Hvis du mistenker at det kan være dobbelt/trippel påfølgende mellomrom mellom navnene, velger du også alternativet "Behandle påfølgende skilletegn som ett". Klikk på Neste.
- Velg målcelle i trinn 3. Hvis du ikke velger en målcelle, vil det overskrive det eksisterende datasettet ditt med fornavnet i den første kolonnen og etternavnet i den tilstøtende kolonnen. Hvis du vil beholde de originale dataene intakte, må du enten lage en kopi eller velge en annen destinasjonscelle.
- Klikk på Fullfør.
Dette vil umiddelbart gi deg resultatene med fornavnet i en kolonne og etternavn i en annen kolonne.
Merk:
- Denne teknikken fungerer bra når du utgjør navnet på fornavnet og etternavnet. Hvis det er initialer eller mellomnavn, kan det hende at dette ikke fungerer. Klikk her for en detaljert veiledning om hvordan du skal håndtere saker med forskjellige kombinasjoner av navn.
- Resultatet du får fra å bruke tekst til kolonner -funksjonen er statisk. Dette betyr at hvis det er noen endringer i de originale dataene, må du gjenta prosessen for å få oppdaterte resultater.
Les også: Slik sorterer du etter etternavn i Excel
Eksempel 2 - Del e -post -ID -er i brukernavn og domenenavn
Tekst til kolonner lar deg velge din egen skilletegn for å dele tekst.
Dette kan brukes til å dele e -postadresser i brukernavn og domenenavn ettersom disse er atskilt med @ -tegnet.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Dette er noen fiktive e-post-ID-er til noen kule superhelter (bortsett fra meg selv, jeg er bare en vanlig sløsing-tid-på-Netflix-type fyr).
Her er trinnene for å dele disse brukernavnene og domenenavn ved hjelp av funksjonen Tekst til kolonner.
- Velg datasettet.
- Gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner. Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
- I trinn 1 må du kontrollere at Avgrenset er valgt (som også er standardvalget). Klikk på Neste.
- I trinn 2 velger du Annet og skriver @ i boksen til høyre for det. Sørg for å oppheve valget av et annet alternativ (hvis det er merket av). Klikk på Neste.
- Endre målcellen til den der du vil ha resultatet.
- Klikk på Fullfør.
Dette vil dele e -postadressen og gi deg fornavn og etternavn i separate celler.
Eksempel 3 - Få rotdomenet fra URL
Hvis du jobber med nettadresser, må du noen ganger vite det totale antallet unike rotdomener.
For eksempel, for http://www.google.com/example1 og http://google.com/example2, er rotdomenet det samme, som er www.google.com
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Her er trinnene for å få rotdomenet fra disse nettadressene:
- Velg datasettet.
- Gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner. Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
- I trinn 1 må du kontrollere at Avgrenset er valgt (som også er standardvalget). Klikk på Neste.
- I trinn 2, velg Annet og skriv inn / (skråstrek) i boksen til høyre for den. Sørg for å oppheve valget av et annet alternativ (hvis det er merket av). Klikk på Neste.
- Endre målcellen til den der du vil ha resultatet.
- Klikk på Fullfør.
Dette vil dele nettadressen og gi deg rotdomenet (i den tredje kolonnen siden det var to skråstreker foran den).
Hvis du vil finne antall unike domener, er det bare å fjerne duplikatene.
Merk: Dette fungerer bra når du har alle nettadressene som har http: // i begynnelsen. Hvis det ikke gjør det, får du rotdomenet i den første kolonnen. En god praksis er å gjøre disse nettadressene konsistente før du bruker tekst til kolonner.
Eksempel 4 - Konverter ugyldige datoformater til gyldige datoformater
Hvis du får dataene dine fra databaser som SAP/Oracle/Capital IQ, eller du importerer dem fra en tekstfil, er det en mulighet for at datoformatet er feil (dvs. et format som Excel ikke anser som dato).
Det er bare et par formater som Excel kan forstå, og ethvert annet format må konverteres til et gyldig format for å kunne brukes i Excel.
Anta at du har datoer i formatet nedenfor (som ikke er i det gyldige Excel -datoformatet).
Her er trinnene for å konvertere disse til gyldige datoformater:
- Velg datasettet.
- Gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner. Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
- I trinn 1 må du kontrollere at Avgrenset er valgt (som også er standardvalget). Klikk på Neste.
- I trinn 2 må du kontrollere at INGEN skilletegn er valgt. Klikk på Neste.
- Velg Dato i kolonnedataformatet, og velg formatet du vil ha (DMY vil bety dato måned og år). Endre også målcellen til den der du vil ha resultatet.
- Klikk på Fullfør.
Dette vil umiddelbart konvertere disse ugyldige datoformatene til gyldige datoformater som du kan bruke i Excel.
Eksempel 5 - Konverter tekst til tall
Noen ganger når du importerer data fra databaser eller andre filformater, blir tallene konvertert til tekstformat.
Det er flere måter dette kan skje:
- Å ha en apostrof foran tallet. Dette fører til at nummeret blir behandlet som tekst.
- Få tall som et resultat av tekstfunksjoner som VENSTRE, HØYRE eller MIDT.
Problemet med dette er at disse tallene (som er i tekstformat) ignoreres av Excel -funksjoner som SUM og GJENNOMSNITT.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor der tallene er i tekstformatet (merk at disse er justert til venstre).
Her er trinnene for å bruke tekst til kolonner for å konvertere tekst til tall
- Velg datasettet.
- Gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner. Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
- I trinn 1 må du kontrollere at Avgrenset er valgt (som også er standardvalget). Klikk på Neste.
- I trinn 2 må du kontrollere at INGEN skilletegn er valgt. Klikk på Neste.
- Velg Generelt i kolonnedataformatet. Endre også målcellen til den der du vil ha resultatet.
- Klikk på Fullfør.
Dette ville konvertere disse tallene tilbake til Generelt format som nå kan brukes i formler.
Eksempel 6 - Trekk ut de fem første tegnene i en streng
Noen ganger må du kanskje trekke ut de første tegnene i en streng. Dette kan være tilfelle når du har transaksjonsdata og de fem første tegnene (eller et annet antall tegn) representerer en unik identifikator.
For eksempel, i datasettet vist nedenfor, er de fem første tegnene unike for en produktlinje.
Her er trinnene for å raskt trekke ut de fem første tegnene fra disse dataene ved hjelp av tekst til kolonner:
- Velg datasettet.
- Gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner. Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
- I trinn 1 må du kontrollere at Fast bredde er valgt. Klikk på Neste.
- I trinn 2, i delen Data forhåndsvisning, drar du den vertikale linjen og plasserer den etter 5 tegn i teksten. Klikk på Neste.
- Endre målcellen til den der du vil ha resultatet.
- Klikk på Fullfør.
Dette vil dele datasettet ditt og gi deg de fem første tegnene i hver transaksjons -ID i en kolonne og resten i den andre kolonnen.
Merk: Du kan også angi mer enn én vertikal linje for å dele dataene i mer enn 2 kolonner. Bare klikk hvor som helst i Data Preview -området og dra markøren for å angi skillet.
Eksempel 7 - Konverter tall med etterfølgende minustegn til negative tall
Selv om dette ikke er noe som kan oppstå ofte, men noen ganger, kan du finne deg selv å fikse tallene med etterfølgende minustegn og gjøre disse tallene negative.
Tekst til kolonner er den perfekte måten å få dette sortert på.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Her er trinnene for å konvertere disse etterfølgende minusene til negative tall:
- Velg datasettet.
- Gå til Data → Dataverktøy → Tekst til kolonner. Dette åpner veiviseren Konverter tekst til kolonner.
- I trinn 1 klikker du på "Neste".
- I trinn 2 klikker du på "Neste".
- I trinn 3 klikker du på knappen Avansert.
- I dialogboksen Avanserte tekstimportinnstillinger velger du alternativet "Etterfølgende minus for negativt tall". Klikk OK.
- Angi målcellen.
- Klikk på Fullfør.
Dette ville umiddelbart plassere minustegnet fra slutten av tallet på begynnelsen av det. Nå kan du enkelt bruke disse tallene i formler og beregninger.
