Slik setter du inn og bruker en radioknapp (alternativknapp) i Excel

En radioknapp i Excel (også kalt alternativknappen) kan brukes til å velge ett av de mange valgene/alternativene.

Du må ha sett det på hundrevis av nettsider der du blir bedt om å velge et alternativ ved å klikke på en liten rund form ved siden av teksten. Så snart du velger den, får den en svart prikk i den (en indikasjon som er merket).

Det samme kan også opprettes i Excel. I denne opplæringen vil jeg referere til den som radioknappen (som datamaskinlæreren min lærte meg).

Excel omtaler det imidlertid som "Alternativ -knappen".

For å sette inn en alternativknapp i Excel, må du ha utviklerfanen aktivert i arbeidsboken din.

Kan du ikke se utviklerfanen?

Ikke bekymre deg … her er trinnene.

Få fanen Utvikler i Excel -båndet

Nedenfor er trinnene for å få utviklerfanen på båndet i Excel 2013. Mens skjermbildene jeg deler her er av Excel 2013, er prosessen den samme i Excel 2007 eller 2010.

• Høyreklikk på en av de eksisterende fanene i båndet og velg Tilpass båndet. Det åpner dialogboksen Excel -alternativer.
• I dialogboksen Alternativer for Excel har du alternativene Tilpass båndet. Til høyre i ruten Hovedfaner, sjekk alternativet Utvikler.
• Klikk OK. Dette får utviklerfanen til å vises som en av fanene på båndet.

Nå med utviklerfanen synlig, får du tilgang til en rekke interaktive kontroller. La oss fortsette med det og sette inn radioknappen vi snakket om.

Slik setter du inn en radioknapp i Excel

Her er trinnene for å sette inn en alternativknapp i Excel:

• Gå til Utvikler -fanen -> Kontroller -> Sett inn -> Skjemakontroller -> Alternativknapp.
  • Du vil se at det er to typer interaktive kontroller: Skjemakontroll og interaktiv kontroll. Selv om skjemakontroller bare er laget for bruk i Excel -arbeidsbøker, kan interaktive kontroller også brukes i brukerskjemaer. Interaktive kontroller gir mye mer fleksibilitet og har omfattende egenskaper. I denne opplæringen vil vi bare fokusere på Form Control Radio Button (også kalt Option -knapp).
• Hold musen hvor som helst i regnearket. Du vil se et plussikon (i stedet for den vanlige markøren). Klikk hvor som helst, og det vil sette inn en alternativknapp.
• Gratulerer! Du har satt inn en alternativknapp i Excel. Du kan klikke på knappen og sjekke den. Det er imidlertid et lite problem. Per nå er denne alternativknappen ubrukelig - den gjør ingenting. For at dette skal fungere, må det være koblet til en celle i regnearket. Først da vil du kunne registrere svaret (om en person velger enten alternativ 1 eller alternativ 2 eller alternativ 3 …). For å konfigurere denne alternativknappen, høyreklikk på den og velg Format Control.
• Gjør følgende endringer i dialogboksen Formatkontroll i kategorien Kontroll.
  • Verdi: Kontrollert (dette sørger for at alternativknappen er merket som standard når du åpner arbeidsboken).
  • Cell Link: $ A $ 1 (dette er cellen som er knyttet til alternativknappen). Du kan angi dette manuelt eller velge cellen for å få referansen.
• Klikk OK.

Nå er alternativknappen din knyttet til celle A1. Når du velger alternativknappen, vil den vise 1 i celle A1.

Tallet du ser i celle A1 (den koblede cellen) er nummeret på alternativknappen som er valgt. Hvis du har flere alternativknapper, og hvis du velger den andre, viser celle A1 2.

I motsetning til avmerkingsbokser i Excel, kan du bare velge én av alternativknappene når det gjelder en alternativknapp. Dette betyr at hvis du har mer enn én alternativknapp, kan du bare velge én av dem (du kan imidlertid gruppere sett med radioknapper som dekkes senere i denne opplæringen).

For å jobbe med alternativknapper i Excel må du ha mer enn én alternativknapp i regnearket. La oss se hvordan vi kan sette inn flere alternativknapper i Excel.

Legge til flere radioknapper i Excel

Det er tre måter du kan legge til flere alternativknapper i et regneark i Excel.

#1 Sette inn radioknapper ved hjelp av kategorien Utvikler

Den enkleste måten er å bruke utviklerfanen og sette inn alternativknappene (som vist ovenfor). Med denne metoden må du gjenta trinnene så mange ganger så mange radioknapper du vil.

Dette kan være den foretrukne metoden når du bare må sette inn et par alternativknapper i Excel.

En interessant ting å merke seg her er at hvis du har koblet den første alternativknappen til en celle i regnearket, vil alle alternativknappene du setter inn etter den være knyttet til den samme cellen. Du vil også kunne sjekke bare en av alternativknappene.

#2 Kopi Lim inn radioknappene

En rask måte å sette inn alternativknapp på er å kopiere og lime inn en eksisterende alternativknapp. Du kan gjøre dette ved å velge alternativknappen og trykke Ctrl + D.

Dette vil lage en kopi av den eksisterende alternativknappen.

Det er et par ting du trenger å vite når du bruker denne metoden:

• Når du kopierer og limer inn en eksisterende alternativknapp, blir bildetekstnavnet (teksten du ser til høyre for alternativknappen) også kopiert, men bakgrunnsnavnet (navnet som Excel bruker for å referere til det objektet) endres. Se bildet nedenfor for å forstå forskjellen mellom bildeteksten og bakgrunnsnavnet.
• Hvis den originale alternativknappen er koblet til en celle i regnearket, vil alle de kopierte alternativknappene også være knyttet til den samme cellen.

#3 Dra og fyll celler med radioknapper

Når du kopierer og limer inn en celle som inneholder en alternativknapp, oppretter den også en kopi av alternativknappen.

På samme måte, hvis du har en alternativknapp i en celle og du velger og drar cellen (som vist nedenfor), vil den opprette kopier av alternativknappen.

Disse følger igjen de samme reglene som er diskutert ovenfor:

• Når du oppretter en kopi av en alternativknapp ved å kopiere å lime inn (eller dra) en celle som allerede har alternativknappen, blir bildeteksten (teksten du ser til høyre for alternativknappen) på radioknappen kopiert, men bakgrunnsnavn (som Excel bruker for å referere til det objektet) endres.
• Hvis den originale alternativknappen er koblet til en celle i regnearket, vil alle de kopierte alternativknappene også være knyttet til den samme cellen.

Hvordan gruppere radioknapper i Excel

Tenk deg at du har en undersøkelse med ti forskjellige spørsmål. For hvert spørsmål kan du velge ett svar (ved å klikke på alternativknappen for det svaret). Dette betyr at du vil velge ti radioknapper i undersøkelsen.

Nå for å lage en slik undersøkelse i Excel, må du gruppere alternativene med alternativknapper, slik at du i en gruppe bare kan velge ett alternativ, men samtidig har du lov til å sjekke alternativknappen til noen andre gruppe.

Noe som vist nedenfor:

Her er trinnene for å gruppere alternativknapper i Excel:

• Sett inn alle alternativknappene du vil gruppere.
• Gå til Utvikler -> Kontroller -> Sett inn -> Gruppeboks (skjemakontroll).
• Hold musen hvor som helst i regnearket. Du vil se et plussikon (i stedet for den vanlige markøren). Klikk hvor som helst, og det vil sette inn en gruppeboks.
• Plasser gruppeboksen på en slik måte at alle alternativknappene (som du vil gruppere) er inne i den. Du kan flytte og endre størrelsen på alternativknappene og gruppeboksen akkurat som alle andre objekter.
• Koble en av alternativknappene til en celle i regnearket. Alle alternativknappene vil automatisk bli koblet til den samme cellen.
• Gjenta trinnene ovenfor for å opprette en annen gruppe med alternativknapper.

På denne måten kan du ha et hvilket som helst antall uavhengige grupper der du bare kan gjøre ett utvalg i gruppen, utvalget på tvers av grupper er uavhengig.

Slette radioknapper i Excel

Du kan enkelt slette en enkelt alternativknapp i Excel ved å velge den og trykke på slette -tasten. For å velge en alternativknapp må du holde inne Ctrl -tasten og trykke på venstre museknapp.

Hvis du vil slette flere alternativknapper:

• Hold inne Ctrl -tasten og velg alle de du vil slette.
• Trykk på Slett -tasten.

Hvis du har mange alternativknapper spredt i regnearket, er det en måte å få en liste over alle alternativknappene og slette dem på en gang:

• Gå til Hjem -> Redigering -> Finn og velg -> Valgfelt.
  • Dette åpner en markeringsrute som viser alle objektene i regnearket (inkludert alternativknapper, avmerkingsbokser, figurer og diagrammer).
• Velg alle alternativknappene du vil slette (for å velge flere radioknapper, hold kontrolltasten mens du velger) og trykk på slettasten.
  • Vær oppmerksom på at navnene på alternativknappene her er backend -navnene og ikke bildeteksten.

Merk: Valgfeltet viser bare alle objektene i det aktive regnearket.

Hvordan fikse posisjonen til en radioknapp i Excel

Et vanlig problem med bruk av figurer og objekter i Excel er at når du endrer størrelsen på celler eller skjuler/sletter rader/kolonner, påvirker det også figurene/alternativknappene.

Noe som vist nedenfor:

Gjør følgende for å stoppe alternativknappen fra å bevege seg når du endrer størrelse på eller sletter celler.

• Venstre klikk på alternativknappen og velg Format Control.
• Velg kategorien Egenskaper i dialogboksen Formatkontroll.
• I kategorien Egenskaper, i Objektposisjonering, velger du Ikke flytt eller størrelse med celler.
• Klikk OK.

Når du endrer størrelsen eller sletter celler, vil alternativknappen forbli satt.

Aktiver radioknapper i et beskyttet ark i Excel

Hvis du vil beskytte hele regnearket, men vil at alternativknappene skal fungere, er dette trinnene:

• Høyreklikk på cellen som er koblet til alternativknappen, og velg Format celle.
• Gå til kategorien Beskyttelse i dialogboksen Formater celler og fjern merket for Låst alternativ.

Når du beskytter hele arket, vil alternativknappen fortsatt fungere. Siden Excel bare beskytter alle de låste cellene, gjør det fortsatt at den koblede cellen er låst opp.

Eksempler på bruk av radioknapp i Excel

Her er noen eksempler der alternativknappen brukes:

• KPI Dashboard i Excel (alternativknapp som brukes til å trekke ut data).
• Games of Thrones Dashboard (radioknapp som brukes til å sortere data).

Radio Button Vs. Avmerkingsboks

Selv om både alternativknappen og avmerkingsboksen ser like ut, er det noen få forskjeller du må vite før du bruker disse.

En alternativknapp lar en bruker velge bare én av alternativknappene fra en gruppe. Dette betyr at hvis du har alternativknapper for kjønn, kan du bare velge ett av kjønnene.

På den annen side er en avkrysningsboks uavhengig av andre avmerkingsbokser, og du kan velge flere om gangen. For eksempel kan du i en ferdighetsvurderingsundersøkelse velge flere ferdigheter du har.

Her er definisjonen av alternativknapp fra Wikipedia som også dekker forskjellen med en avkrysningsboks.

“En alternativknapp eller alternativknapp er et grafisk kontrollelement som lar brukeren bare velge ett av et forhåndsdefinert sett med alternativer som utelukker hverandre. Den unike egenskapen til en alternativknapp skiller den fra en avkrysningsboks, som gjør at mer enn ett (eller ingen) element kan velges og gjenopprettes den ikke -valgte tilstanden.