✅ Aktiver registrering av betinget data i Excel ved hjelp av datavalidering

Innholdsfortegnelse

Betinget dataregistrering i Excel ved hjelp av datavalidering

Excel er mer enn et datainnføringsverktøy. Men hvis du bare snakker om dataregistrering i Excel, er det veldig bra. Ved å bruke datavalidering kan du aktivere dataregistrering i celle (r) basert på en forhåndsdefinert tilstand.

Betinget dataregistrering i Excel ved hjelp av datavalidering

Her er noen eksempler på betingede dataregistreringsregler:

Tillat kun datainføring fra en forhåndsdefinert liste (ved bruk av rullegardinlister).
Tillat dataoppføring bare når de spesifiserte cellene er fylt ut.
Tillat DATE -oppføring mellom to angitte datoer.

Du kan også kombinere flere betingelser for å opprette en dataregistreringsregel.

Denne typen betinget datainføring i excel kan gjøres ved hjelp av datavalideringsfunksjonen i Excel. Den kan bare aktivere dataregistrering i de angitte cellene når de angitte betingelsene er oppfylt, ellers viser det en feil.

Tillat dataregistrering fra en forhåndsdefinert liste

Du kan begrense brukeren til å velge fra en liste ved å opprette en rullegardinliste. Anta for eksempel at du har en liste over land som vist nedenfor, og du vil tillate oppføring av bare ett av disse navnene i celle C1:

Du kan opprette en rullegardinliste som begrenser oppføringene til bare de som er nevnt i listen. Hvis du prøver å skrive inn en annen tekststreng, vil det vise en feil (som vist nedenfor):

Slik kan du opprette en rullegardinliste:

Velg cellen der du vil vise rullegardinlisten. I dette eksemplet er det celler C1.
Gå til Data -> Dataverktøy -> Datavalidering.
I dialogboksen for datavalidering velger du kategorien Innstillinger og gjør følgende endringer:
- Tillat: Liste
- Kilde: $ A $ 1: $ A $ 6 (du kan bruke området der du har dataene).
- Ignorer tomt: merket av (fjern merket for dette hvis du ikke vil at brukeren skal skrive inn tomt).
- Nedtrekksmeny i celle: Sjekket (dette vil aktivere nedtrekksfunksjonen).

Dette vil opprette en rullegardinliste i den valgte cellen.

Nå kan du enten velge dem fra rullegardinlisten, eller manuelt skrive inn dataene i den. Hvis du skriver inn data som ikke er fra kildedataene, vil det vise en feil.

FORSIKTIGHET: Hvis du kopierer og limer inn over cellen som har datavalideringsreglene, forsvinner datavalideringsreglene.

Dataregistrering når en avhengig celle er fylt ut

Dette kan være tilfelle når du vil at brukeren skal gå i en sekvens og fylle ut et skjema/spørreskjema/undersøkelse.

La oss si at jeg har noe som vist nedenfor:

I dette datasettet vil jeg at brukeren først skal fylle navnet (fornavn og etternavn er obligatorisk) og deretter gå videre for å fylle datoen. Hvis brukeren hopper over å skrive inn navnet, vil jeg vise en feil (som vist nedenfor):

Dette kan enkelt gjøres ved hjelp av datavalidering. Å gjøre dette:

Velg cellen der du vil bruke denne betingelsen. I eksemplet ovenfor er det celle B5.
Gå til Data -> Dataverktøy -> Datavalidering
I dialogboksen for datavalidering velger du kategorien Innstillinger og gjør følgende endringer:
- Tillat: Tilpasset
- Formel: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
- Ignorer tomt: Ukontrollert (sørg for at dette ikke er merket, ellers fungerer det ikke).

I dette tilfellet har vi brukt en OG -funksjon som kontrollerer om både B1 og B3 allerede er fylt. Hvis ikke, viser det en feil.

FORSIKTIGHET: Hvis du kopierer og limer inn over cellen som har datavalideringsreglene, forsvinner datavalideringsreglene.

Datooppføring mellom to spesifiserte datoer

Det er en innebygd funksjon i datavalidering som lar deg gjøre dette. Du kan angi øvre og nedre datogrenser, og hvis brukeren angir en dato som er utenfor dette området, får han/hun en feilmelding.

Å gjøre dette:

Velg cellen der du vil bruke denne betingelsen. I eksemplet ovenfor er det celle B5.
Gå til Data -> Dataverktøy -> Datavalidering
I dialogboksen for datavalidering velger du kategorien Innstillinger og gjør følgende endringer:
- Tillat: Dato
- Data: Mellom
- Startdato: Skriv inn startdatoen her (enhver dato som er før denne datoen blir ikke akseptert).
- Sluttdato: Skriv inn sluttdatoen her (enhver dato som er etter denne datoen blir ikke akseptert).

Du kan også bruke en cellereferanse eller en formel for å spesifisere datoen. For eksempel kan du bruke TODAY () -funksjonen som en av datogrensene (hvis du vil ha den nedre grensen til gjeldende dato).

Siden Excel lagrer datoene som tall, kan du også bruke tall i stedet for datoer. For eksempel, i stedet for å bruke 01-01-2015, kan du også bruke nummeret 42005.

FORSIKTIGHET: Hvis du kopierer og limer inn over cellen som har datavalideringsreglene, forsvinner datavalideringsreglene.

Flere vilkår for registrering av data

Du kan også kombinere flere forhold. La oss for eksempel si at du vil angi en dato i celle B5 med følgende betingelser:

Fornavn og etternavn er allerede fylt ut av brukeren.
Den angitte datoen er mellom 01-01-2015 og 10-10-2015.

Å gjøre dette:

Velg cellen der du vil bruke denne betingelsen. I eksemplet ovenfor er det celle B5.
Gå til Data -> Dataverktøy -> Datavalidering
I dialogboksen for datavalidering velger du kategorien Innstillinger og gjør følgende endringer:
- Tillat: Tilpasset
- Formel: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
- Ignorer tomt: Ukontrollert (sørg for at dette ikke er merket, ellers fungerer det ikke)

Denne formelen sjekker om det er fire betingelser - om de to cellene (B1 og B3 allerede er fylt, og om datoen som er angitt i celle B5 er innenfor det angitte datoområdet).

FORSIKTIGHET: Hvis du kopierer og limer inn over cellen som har datavalideringsreglene, forsvinner datavalideringsreglene.

På samme måte kan du opprette og teste for flere forhold mens du tillater dataregistrering i Excel.