*Dette er et gjesteinnlegg av Puneet Gogia, en Excel -blogger fra India.*
Excel har en Verktøylinjen for rask tilgang som gir deg umiddelbar tilgang til dine favoritt/viktige alternativer.
Imidlertid er det ikke mange som bruker QAT effektivt.
I forrige måned har jeg spurt 15 excel -brukere om det, og bare 7 brukte det på hyppige dager. Og andre var opptatt av å navigere i excel -bånd for sine ting.
I denne artikkelen vil jeg dele mine fem beste QAT -alternativer som hjelper meg å være produktiv og spare tid.
Du vil heller ikke finne disse alternativene i Excel -båndet.
Her er mine fem beste alternativer (senere i denne opplæringen vil jeg også vise deg hvordan du bruker disse alternativene):
- Kameraverktøy
- E -post
- Skjema
- Autoformat
- Kalkulator
La meg nå vise deg hvordan du legger til disse 5 kommandoene i QAT i Excel.
Trinn for å legge til kommandoer i QAT (verktøylinjen for hurtig tilgang)
Følg disse enkle trinnene.
- Først av alt, høyreklikk på QAT og velg "Tilpass verktøylinjen for hurtig tilgang".
- Velg "Kommandoer som ikke er i båndet" i tilpassingsvinduet.
- Nå, fra listen, velg følgende kommandoer og legg dem til QAT en etter en.
- Kameraverktøy
- E -post
- Skjema
- Autoformat
- Kalkulator
- Når du har lagt til alle disse kommandoene, klikker du OK.
Nå vil verktøylinjen for hurtig tilgang se omtrent slik ut.
La meg fortelle deg hvorfor disse kommandoene er spesielle, og hvordan du kan bruke dem til å skyte produktiviteten din i været.
1. Kameraverktøy
Levende bilder er nyttige i dashbordene dine.
Det eneste kjernemotivet for å bruke excel -kameraverktøy er å lage et levende bilde av en rekke celler. Det vil hjelpe deg med å kopiere en rekke celler og lage et levende bilde av det området, og du kan lime det inn hvor som helst i regnearket.
Følg disse trinnene for å bruke kameraverktøyet.
- Velg området du vil lage et bilde for.
- Klikk kameraknappen fra QAT.
- Klikk på stedet i regnearket der du vil lime det inn.
fordeler
Kameraverktøyet er nyttig for å lage levende bilder som du kan bruke videre mens du oppretter excel -dashbord. Som et vanlig bilde kan du endre størrelsen på disse levende bildene i henhold til plass på dashbordet.
Og når du vil oppdatere det, gjør du endringer i det faktiske dataområdet, og bildet oppdateres umiddelbart.
2. E -post
Send arbeidsboken din med ett klikk.
Vel, det er allerede et alternativ i excel å sende arbeidsboken din på e -post som du kan bruke fra excels filmeny.
Men du kan bruke en e -postknapp fra QAT til å raskt sende excel -filen din som et vedlegg. Når du klikker, åpnes den standard e -postklienten automatisk og legger den gjeldende arbeidsboken til den. Den bruker navnet på arbeidsboken din som emne i e -posten.
fordeler
Den vil automatisk ta den oppdaterte versjonen av filen mens du sender e -posten, selv om du ikke har lagret endringene du har gjort.
3. Brukerskjema
Du trenger ikke å skrive en makro for et brukerskjema.
Det er et innebygd brukerskjema i excel som du kan bruke til dataregistrering.
Men før du aktiverer dette skjemaet, trenger du en tabell for å skrive inn dataene dine, eller i det minste trenger overskrifter for dataene. Velg en av cellene i tabellen eller bare velg en av overskriftene og klikk på skjema -knappen fra QAT.
fordeler
Annet enn bare datainføring, er det mange ting du kan gjøre med dette.
- Du kan redigere oppføringer, som du allerede har lagt inn i dataene dine.
- Det vil hjelpe deg med å navigere gjennom oppføringer.
- Du kan finne oppføringer fra data ved hjelp av de forskjellige kriteriene.
- Og hvis du vil slette en bestemt oppføring, kan du også gjøre det.
4. Autoformat
Dataformatering er viktig. Men noen ganger er det tidkrevende å formatere en datatabell.
Auto-format er et alternativ som du kan bruke til raskt å bruke format på data. Den har 16 forskjellige formateringsstiler som du kan bruke.
Bare følg disse trinnene.
- Velg dataene dine.
- Klikk på knappen for automatisk format.
- Velg ønsket format.
- Klikk OK.
Alle formater i alternativet for automatisk format har 6 grunnleggende komponenter: tallformat, skriftstil, justering, kant, mønstre og breddehøyde.
fordeler
- Hvis dataene dine er knyttet til valuta eller regnskap, er autoformat det beste alternativet å bruke. Det er 4 av 16 formatstiler for regnskapsdata.
- Du kan også velge eller fjerne markeringen for formateringsalternativer. La oss si at hvis du ikke vil bruke grensen til formateringen, kan du bare velge bort kantalternativet fra "Alternativer".
Kalkulator
Windows -kalkulator for raske beregninger.
Excel er en smart kalkulator, men noen ganger trenger du en enkel kalkulator. Og du kan få tilgang til Windows 'kalkulator -app fra QAT.
Den er også tilgjengelig i startmenyen til systemet ditt.
Denne kalkulatoren har enkle, så vel som vitenskapelige og programalternativer.
fordeler
- Det er et alternativ som du kan bruke til å konvertere verdier fra en enhet til en annen (tommer til cm, pund til kilo, etc).
- Det er også et "Datakalkulering" -alternativ som du kan bruke til å beregne forskjellen mellom to datoer eller beregne en fremtidig dato ved å legge til dager.
Bonustips: Angre / Gjenta knappene
Vel, Angre/Gjenta -knappene er allerede der på QAT som standard. Men nesten hver gang du bruker en hurtigtast for å angre og gjøre om. Og noen ganger vet du ikke hvor mange trinn du må gå tilbake/fremover.
Med disse knappene kan du sjekke alle aktivitetene du har gjort i filen og angre/gjøre dem på nytt med et klikk.
Du kan angre/gjøre om maksimalt 100 aktiviteter med disse knappene. Disse 100 aktivitetene gjelder for hele applikasjonen, ikke bare på én arbeidsbok.
Konklusjon
Som jeg fortalte deg, bruker de fleste brukerne ikke verktøylinjen for hurtig tilgang på riktig måte. Men hvis du har noen alternativer som du bruker ofte i arbeidet ditt, kan du legge dem til i QAT.
Det er alltid enkelt å bruke favoritt tingene dine med et enkelt klikk. Og jeg håper at alle kommandoene ovenfor vil hjelpe deg med å gjøre arbeidet ditt enklere.
Hvis du har en annen kommando du bruker ofte fra QAT, vennligst del med meg i kommentarfeltet. Jeg vil gjerne høre fra deg.
Puneet er en blogger på Excel Champs. Du kan finne ham på nettet, tweeting om excel, på en løpebane eller noen ganger vandre opp et fjell. Finn ham på Twitter.
