Det er ingen størrelse som passer alle. Når det gjelder Excel, fungerer standardinnstillingene fint i de fleste tilfeller. Men hvis det er nødvendig, kan du enkelt tilpasse mange av Excel -alternativene.
I dette blogginnlegget vil jeg vise deg hvordan du bruker Excel -alternativer til å tilpasse arbeidsbøkene dine og få en bedre regnearkopplevelse.
Få tilgang til Excel -alternativer
Slik åpner du dialogboksen Alternativer for Excel:
I Excel 2010/13: Gå til Fil -> Alternativer.
I Excel 2007: Gå til Menyer -> Verktøy -> Excel -alternativer.
Ikke bli overveldet med alle kategoriene og avmerkingsboksene i dialogboksen Alternativer for Excel. Du trenger ikke å endre alt, og i de fleste tilfeller fungerer standardinnstillingen helt fint. Men her er noen av funksjonene som kan gi deg mer kontroll over hvordan Excel -regnearkene dine oppfører seg.
#1 Endre standard skrifttype og størrelse
Som standard bruker Excel Calibri (body font) skriftstørrelse 11. Hvis du eller organisasjonen din bruker en annen skrifttype og -størrelse, kan du endre standarden ved å følge disse trinnene:
- Velg Generelt i Excel -alternativer.
- I Generelle alternativer, i delen "Når du oppretter nye arbeidsbøker", endrer du standard skrifttype og skriftstørrelse.
Når du åpner en ny arbeidsbok, vil den bruke den nye skriftinnstillingen som standard.
#2 Lagre alltid filer i .xls -format
Hvis du deler Excel -arbeidsbøkene dine med folk som har 2003 -versjonen, må du endre formatet manuelt til .xls. I stedet for å gjøre dette manuelt hver gang, kan du endre standardfilformatet Lagre.
Her er trinnene for å gjøre dette:
- Velg Lagre i Excel -alternativer.
- I Lagre alternativer, i delen Lagre arbeidsbøker, endrer du Lagre filformat til Excel 97-2003 arbeidsbok.
Du kan også sette standard til Excel makroaktivert arbeidsbok hvis du arbeider med makroer.
Når du lagrer en arbeidsbok, blir den lagret i .xls -format.
#3 Endre beregningsmodus fra automatisk til manuell
Med automatisk beregning utløses en ny beregning når det er en endring i en celle/verdi som påvirker formler (mer med flyktige formler). Med regneark som er lastet med mye data og formler, kan denne omberegningen kaste bort mye tid (og mesteparten av tiden er det unødvendig) og gjøre arbeidsbøkene våre trege.
For å spare tid kan du endre beregningsinnstillingen til manuell. Å gjøre dette:
- Velg Formler i Excel -alternativer.
- I formelalternativer endrer du beregningsmuligheter til Manuell.
Når manuell modus er valgt, må du tvinge til en ny beregning manuelt ved å trykke på F9 -tasten.
#4 Hold den aktive cellen valgt etter å ha trykket Enter
Som standard, hvis du velger en celle og trykker enter, går valget ned. I mange tilfeller vil du kanskje beholde den samme cellen som er valgt etter å ha trykket Enter.
Slik kan du gjøre denne endringen:
- Velg Avansert i Excel -alternativer.
- I redigeringsalternativer fjerner du merket for alternativet "Etter å ha trykket Enter, flytt valg".
TIPS: Du kan også oppnå samme effekt ved å trykke Ctrl + Enter (i stedet for Enter).
#5 Sett inn desimalpunkt automatisk under dataregistrering
Hvis arbeidet ditt innebærer mye numerisk dataregistrering med desimaler, vil denne være veldig nyttig.
Slik fungerer det - Hvis du må skrive inn numeriske verdier med 2 datapunkter, i stedet for å skrive 123.45, kan du bare skrive 12345, og Excel vil automatisk sette inn 2 desimaler.
Slik kan du aktivere dette:
- Velg Avansert i Excel -alternativer.
- I redigeringsalternativer velger du ‘Sett inn et desimalpunkt automatisk’ og angir stedene.
Forsiktig: Husk at hver gang du skriver inn et tall, vil det ha 2 desimaler. Så hvis du trenger 1 som verdien, må du skrive 100 (med tanke på at det er 2 desimaler).
#6 Vis alle kommentarer samtidig
Når du setter inn en kommentar, er det som standard en liten rød trekant som vises øverst til venstre i cellen. Selv om dette er en god nok indikator, vil du sannsynligvis gå glipp av kommentarer hvis du har mye data/kommentarer.
En løsning kan være å vise alle kommentarene samtidig.
Å gjøre dette:
- Velg Avansert i Excel -alternativer.
- I vinduet Vis under alternativet "For celler med kommentarer, vis:", velg Kommentarer og indikatorer.
TIPS: Dette vil også være nyttig hvis du redigerer kommentarer. Bare klikk på kommentaren og rediger den.
#7 Skjul alle 0 -er
Du kan skjule alle 0 -verdiene i regnearket ditt med ett enkelt klikk (du hørte det riktig!).
Slik gjør du dette:
- Velg Avansert i Excel -alternativer.
- Rull ned og gå til delen - "Visningsalternativer for dette regnearket".
- Fjern merket for "Vis en null i celler som har nullverdi".
#8 Åpne utvalgte arbeidsbøker når du starter Excel
Hvis du starter arbeidet med det samme settet med Excel-arbeidsbøker (for eksempel huskelister, prosjektsporere, etc.), er det en måte at Excel automatisk åpner disse arbeidsbøkene når du starter den. Slik gjør du dette:
- Velg Avansert i Excel -alternativer.
- Rull ned og gå til Generelt.
- I felten. 'Ved oppstart, åpne alle filene i:', skriv inn banen til mappen som har filene du vil åpne når du starter Excel.
Merk: Du kan legge til flere filer i mappen, og den åpnes automatisk når du åpner Excel neste.
Se også: Tips for oppføring av data i Excel.
#9 Fullfør forkortelser automatisk
Det er en funksjon i Excel der du kan spesifisere stenografi og Excel vil automatisk fullføre den for deg. For eksempel, når du skriver ABC, vil Excel automatisk erstatte det med ABC Technology Corporation Limited. Noe som vist nedenfor:
Slik kan du aktivere dette:
- Velg Korrektur i Excel -alternativer
- Klikk på knappen AutoCorrect Options
- I dialogboksen Autokorreksjon skriver du inn det du vil erstatte (i Erstatt -feltet) med det du vil erstatte det med (i Med -feltet)
- Klikk på Legg til og deretter OK
Når du skriver ABC og trykker på enter (eller mellomrom), blir den automatisk erstattet med ABC Technology Corporation Limited.
Merk: denne endringen finner sted for alle kontorprogrammer, for eksempel word og PowerPoint).
Det er tonnevis med andre funksjoner som også kan tilpasses ved hjelp av Excel -alternativer. Hvis du får litt ledig tid, kan du gå igjennom det, og du kan finne flere alternativer du kan bruke.
Prøv disse alternativene, gi meg beskjed om hva du synes. #5 og #9 er mine favoritter. Hva med deg?
Du kan like følgende Excel -opplæringsprogrammer:
- 100+ Excel -intervjuspørsmål + svar.
- 20 Excel -hurtigtaster som vil imponere sjefen din.
- En samling GRATIS Excel -maler til daglig bruk.
- 200+ Excel -hurtigtaster
- Åpne spesifikke Excel -filer automatisk ved oppstart
