Hvis du ofte skriver ut dataene dine/jobber i Excel, er jeg sikker på at du har stått overfor problemet der den skriver ut flere sider i stedet for en enkelt side.
Noen ganger er det så frustrerende at en ny side skrives ut bare for å få plass til noen få ekstra datalinjer (noe som også fører til sløsing med papir).
Det er noen enkle teknikker du kan bruke til å sikre at Excel -data skrives ut på én side (eller på færre sider hvis du skriver ut en stor rapport).
I denne Excel -opplæringen vil jeg dele noen metoder du kan bruke til skrive ut Excel -arket på en side. Du kan bruke en kombinasjon av disse metodene for å få det beste resultatet.
Så la oss komme i gang!
Sjekk hvor mange sider som skal skrives ut (forhåndsvisning)
Før du legger ut for å optimalisere innstillingene for å skrive ut Excel -arbeidet i ett ark, er det best å sjekke gjeldende tilstand ved hjelp av Utskriftsforhåndsvisning.
Ikke bekymre deg! Du trenger ikke å skrive ut noe for dette. Du kan ganske enkelt sjekke hvordan det trykte arbeidet vil se ut og hvor mange ark som skal skrives ut.
Dette lar deg forstå tingene du kan endre for å være sikker på at du bruker minimalt med papir samtidig som du holder den trykte rapporten vakker og lesbar.
Nedenfor er trinnene for å bruke Utskriftsforhåndsvisning for å se hvordan den siste utskriftsjobben vil se ut:
- Klikk kategorien Fil
- Klikk på Utskriftsalternativ
Eller du kan bruke hurtigtasten Kontroll + P (Kommando + P hvis du bruker Mac)
Dette åpner siden Forhåndsvis utskrift, hvor du kan se hvor mange sider som skal skrives ut og hva som skal skrives ut på hver side.
Du kan bruke piltastene til å gå til neste/forrige side i modusen Forhåndsvis utskrift.
Måter å tilpasse og skrive ut Excel -ark på én side
La oss nå se noen metoder du kan bruke for å passe alle dataene i et ark på en side og deretter skrive ut rapporten på en side (eller færre antall sider)
Juster kolonnebredden (eller radhøyden)
I mange tilfeller trenger du ikke at kolonnene dine skal være for brede.
Og siden dette er en direkte determinant for hvor mye data som skrives ut på en side, kan du spare mye papir ved ganske enkelt å redusere kolonnebredden.
Men hvordan vet du om du har gjort nok eller ikke? Hvordan vet du hvor mye kolonnebredde du bør redusere for å få alt til å passe på en side?
For å gjøre dette enkelt kan du bruke Visning av sideoppsett i Excel - som viser deg i sanntid hvor mye data som skal skrives ut på hver side i rapporten.
Nedenfor er trinnene for å komme inn i sideoppsettsmodus og deretter redusere kolonnebredden:
- Klikk på kategorien Vis på båndet
- Klikk på "Sidelayout" -alternativet i arbeidsbokvisninger. Dette vil endre måten data vises på (og du vil se skalaer øverst og til venstre i regnearket)
- Reduser kolonnebredden for å passe dataene på én side. For å gjøre dette, plasser markøren ved kanten av markøren på kolonneoverskriften du vil redusere i størrelse. Klikk deretter og dra.
Når du har alle dataene på en side, kan du fortsette og skrive den ut.
I noen tilfeller kan du oppdage at dataene i en celle blir avskåret og ikke vises helt. Dette skjer ofte når du endrer kolonnebredden. Du kan korrigere dette ved å aktivere alternativet Wrap text i Excel.
For å gå tilbake til normal visning (og komme deg ut av sidelayoutvisningen), klikk på fanen Vis og klikk deretter på 'Normal'.
Endre skalering (Tilpass alle rader/kolonner på én side)
Excel har et innebygd alternativ som lar deg endre størrelsen på regnearket på en måte som passer til flere rader/kolonner på én side.
Når du gjør dette, skalerer det ganske enkelt ned alt for å passe til alle kolonnene eller radene på en side.
Anta at du har et ark der kolonnene søler over til neste ark når de skrives ut.
Nedenfor er trinnene for å skalere ned arket mens du skriver ut:
- Klikk kategorien Fil
- Klikk på Skriv ut (eller bruk hurtigtasten - Ctrl + P)
- I vinduet Skriv ut klikker du på skaleringsalternativet (det er det siste alternativet til venstre)
- Klikk på et av alternativene:
- Tilpass ark på én side
- Fir alle kolonner på én side
- Tilpass alle rader på én side
Trinnene ovenfor vil skalere arket for å passe siden (basert på hvilke alternativer du har valgt). Du vil også kunne se hvordan dataene ville se ut i forhåndsvisningen av arket til høyre.
Alternativet "Tilpass ark på én side" er egnet når du bare har noen få rader/kolonner som søler over. Hvis det er mange, kan bruk av dette alternativet gjøre utskrevne data for små til å bli lest.Dette påvirker ikke regnearkdataene. Den skalerer bare dataene for utskriftsformål.
Skjul eller slett rader/kolonner
En annen smart måte å få alt på en side når du skriver ut, er å skjule kolonner eller rader du ikke trenger.
Du har alltid muligheten til å gjøre disse synlige igjen hvis du trenger det senere, men hvis du skjuler dem under utskrift, vil du sikre at du optimaliserer plassen og bruker færre sider til å skrive ut.
For å skjule en rad/kolonne, bare velg dem, høyreklikk og velg deretter Skjul.
Igjen, det er best å først gå inn i sideoppsettsmodus og deretter gjøre dette. Dette gjør at du kan se hvor mange rader/kolonner du må skjule for å passe alle dataene på én side i Excel.
Og her er trinn for å vise rader/kolonner i Excel.
Endre sideretningen
Hvis du har flere kolonner og rader, er det fornuftig å endre orienteringen på siden mens du skriver ut.
Det er to retninger i Excel;
- Portrett (standard i Excel) - Flere rader skrives ut enn kolonner
- Landskap - Flere kolonner skrives ut enn rader
Hvis du har flere kolonner enn rader (som vist nedenfor), kan du endre sideretningen til liggende for å sikre at dataene dine passer og skrives ut på én side.
Nedenfor er trinnene for å endre sideorienteringen i Excel:
- Klikk kategorien Sideoppsett
- I sideoppsettgruppen klikker du på dialogboksen. Dette åpner dialogboksen "Sideoppsett".
- Klikk på kategorien Side i dialogboksen (hvis den ikke allerede er valgt)
- Velg Orientering i Landskap
- Klikk OK
Nå kan du gå til Utskriftsforhåndsvisning og se hvordan den trykte rapporten din vil se ut.
Tastatursnarveien for å åpne dialogboksen Sideoppsett ALT + P + S + P (trykk på disse tastene etter hverandre)
Alternativt kan du også endre retningen i vinduet Forhåndsvisning av utskrift ved å velge Liggende retning fra rullegardinmenyen i innstillingene.
Endre sidemargene
Noen ganger har du bare en eller to ekstra kolonner som skrives ut på en ny side (eller noen ekstra rader som søl til neste side).
En liten justering i sidemarginene kan hjelpe deg med å passe alt på en enkelt side.
Hvis du lurer på hva sidemarger er - når du skriver ut et Excel -regneark, vil hver utskrevne side ha litt mellomrom i kantene. Dette er designet for å sikre at dataene ser bra ut når de skrives ut.
Du har muligheten til å redusere denne hvite plassen (sidemargen) og passe flere data på en enkelt side.
Nedenfor er trinnene for å redusere sidemarginen i Excel:
- Klikk kategorien Sideoppsett
- Klikk på "Margins" i Sideoppsett -gruppen
- Klikk på Smal
Trinnene ovenfor vil redusere sidemarginen, og det kan hende du ser noen ekstra rader/kolonner som klemmes på samme side.
Hvis du vil redusere sidemarginen ytterligere, klikker du på "Marger" -alternativet på båndet, og klikker deretter på "Tilpassede marginer". Dette åpner dialogboksen Sideoppsett der du kan justere marginene ytterligere.
Reduser skriftstørrelsen
En annen enkel måte å raskt få noen ekstra rader/kolonner (som søl til flere ark når de skrives ut nå) på samme side kan være ved å redusere skriftstørrelsen.
Dette kan tillate deg å endre størrelsen på noen få kolonner slik at den passer til én side når den skrives ut.
Dette kan være nyttig når du har skrevet ut data som vanligvis finnes i vedlegget - noe du må ha, men ingen leser eller bryr seg om det.
Skriv ut bare utvalgte data (eller Angi utskriftsområde)
Noen ganger kan det hende du har et stort datasett, men det er ikke sikkert du vil skrive ut alt. Kanskje du bare vil skrive ut utvalgte data.
Hvis dette er en engangs ting hvor du raskt vil skrive ut de valgte dataene i regnearket, kan du gjøre det ved å bruke trinnet nedenfor:
- Velg dataene du vil skrive ut
- Klikk kategorien Fil
- Klikk på Skriv ut (eller bruk hurtigtasten - Ctrl + P)
- Klikk på det første alternativet i Innstillinger i Utskrift -skjermen som vises
- Klikk på alternativet Print Selection. Du vil legge merke til at forhåndsvisningen også endres for å vise deg bare delen som skulle skrives ut.
- Klikk på Skriv ut.
Trinnene ovenfor vil bare skrive ut det valgte datasettet.
Vær oppmerksom på at hvis du valgte et datasett som ikke kan passe inn i en enkelt plate når det skrives ut, vil det bli skrevet ut på flere ark. Du kan imidlertid endre skaleringen til "Tilpass ark på én side" for å skrive ut valg på en enkelt side.
Metoden ovenfor er bra når du må skrive ut de valgte dataene en gang i blant.
Men du må skrive ut det samme utvalget fra flere regneark, det er en bedre idé å angi utskriftsområdet. Når den er angitt, vil Excel betrakte dette utskriftsområdet som delen som er ment å skrive ut, og vil ignorere de andre dataene på arket.
Nedenfor er trinnene for å angi utskriftsområdet i Excel:
- Velg dataene du vil angi som utskriftsområde
- Klikk kategorien Sideoppsett
- I siden Utskriftsoppsett klikker du på alternativet Utskriftsområde
- Klikk på Angi utskriftsområde
Det er det!
Når du prøver å skrive ut et regneark, vil bare utskriftsområdet skrives ut (og bare dette vil bli vist i Utskriftsforhåndsvisning).
[Bonus] Legg til sideskift
I tilfelle du har et stort datasett. det er åpenbart at det ikke kan passe inn på én side, og å skrive ut hele dataene ville ta flere sider.
Du kan legge til sideskift i Excel for å gi Excel beskjed om hvor du skal stoppe utskriften på den gjeldende siden og søle resten til neste side.
Nedenfor er trinnene for å legge til sideskift i Excel:
- Velg cellen der du vil sette inn sideskiftet. Fra denne cellen og utover ville alt bli skrevet ut på neste side
- Klikk kategorien Sideoppsett
- I siden Sideoppsett klikker du på Alternativer for brudd
- Klikk på Sett inn sideskift
De ovennevnte trinnene vil legge til et sideskift og alt før sideskiftet skrives ut på ett ark og de resterende dataene i andre ark.
Vær oppmerksom på at hvis du har angitt utskriftsområdet, vil det gå foran sideskift.
Så dette er forskjellige metoder du kan bruke til å passe data på en side og skrive ut et Excel -regneark på en side. I tilfeller der du har mye data, er det kanskje ikke fornuftig å skrive dem ut på én side, men du kan fortsatt bruke metodene ovenfor for å minimere papirbruken og passe de samme dataene på færre sider.
Jeg håper du synes denne opplæringen var nyttig.
