Stavekontroll i Excel - hvor er det og hvordan bruker jeg det?

Se videoopplæringen - stavekontroll i Excel

Stavekontroll i Excel ignoreres ofte gitt at Excel -brukere ofte jobber med tall sammenlignet med tekst. Men det er fortsatt en av de viktige kontrollene man bør ha på plass.

Sammenlignet med MS Word eller PowerPoint, hvor du visuelt kan se en rød understreking under ordet som er stavet feil, skjer ingenting av den typen i Excel.

Tenk deg en katastrofal stavefeil som dukker opp fra regnearket når du sendte den til klienten din. Uansett hvor mye hardt arbeid du legger ned i dataknusing og analyse, går all din troverdighet ned.

Vel - IKKE lenger.

I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du bruker stavekontroll i Excel og hvordan du kan maksimere innsatsen din med alternativene som er tilgjengelige for deg.

Hvor finner jeg stavekontroll i Excel

Du kan finne stavekontrollalternativet i kategorien Gjennomgang på båndet i Excel.

Når du klikker på alternativet Stavekontroll i kategorien Gjennomgang, åpnes dialogboksen Stavekontroll.

Tastatursnarvei for å kjøre stavekontroll i Excel

Du kan også bruke hurtigtasten F7 til å kjøre stavekontroll i Excel. For å bruke dette, aktiver regnearket du vil kjøre stavekontroll i, velg cellen/celleområdet og trykk F7 fra tastaturet.

Hvordan fungerer stavekontroll i Excel

En viktig ting som er verdt å vite er hvordan stavekontroll i Excel fungerer.

Hvis du velger celle A1, går den gjennom alle cellene i den første raden, går deretter til den andre raden og sjekker alle cellene i den andre raden (fra venstre til høyre) og deretter til den tredje raden og så videre. Hvis den identifiserer en celle med en stavefeil, vises dialogboksen Stavekontroll.

Hvis du velger en celle et annet sted i regnearket, la oss si B3, så går den gjennom cellene til høyre og deretter til raden under den. Når det er gjort med å se etter alle cellene etter B3, vil det vise en melding som spør brukeren om han vil fortsette å sjekke i begynnelsen av arket. Noe som vist nedenfor:

Hvis brukeren velger Ja, går den tilbake og sjekker de resterende cellene (som ville være A1 til B2 i vårt eksempel).

For å få en bedre forståelse, ta en titt på dette eksemplet nedenfor (celle skyggelagt er de med en stavefeil):

Som vist, når vi begynner stavekontrollen med A1, fullfører den stavekontrollen for alle cellene. Men når vi begynner med celle B3, sjekker den etter alle cellene fra B3 og spør deretter brukeren om han/hun vil fortsette å sjekke fra begynnelsen.

Forstå stavekontrolldialogboksen

Når du kjører stavekontroll i excel og den finner en feil, viser den dialogboksen Stavekontroll (som vist nedenfor):

La oss raskt forstå de forskjellige alternativene som er tilgjengelige i stavekontroll -dialogboksen:

• Ignorer en gang: Hvis stavekontrollen støter på et ord som det identifiserer som en feil, men du vil beholde det slik, kan du klikke på Ignorer én gang. Dette vil ignorere den feilen en gang.
• Ignorer alt: Hvis excel identifiserer et ord som en feil, men du vil beholde alle forekomster av det ordet (som det er), klikker du på Ignorer alle.
• Legg til i ordbok: Hvis Excel flagger et ord som en feil, men det er det riktige ordet som skal brukes (kanskje det er et navn eller en forkortelse du bruker i din bedrift), kan du legge det til i ordlisten. Når et slikt ord er merket som en feil og du klikker på Legg til i ordbok, vil Excel gjøre dette til en del av akseptable ord og ikke flagge det igjen. Vær oppmerksom på at dette ordet nå er en del av Excel -ordboken og aldri ville bli flagget i noen av arbeidsbøkene.
• Endring: Når Excel fremhever en feil, viser den også noen forslag (for eksempel foreslår den Good in place of Goood). Det kan være ett eller flere forslag. Velg forslaget du vil bruke, og klikk på Endre for å bruke det.
• Endre alle: Hvis du klikker på denne knappen, vil det endre all forekomst av det feilstavede ordet med det valgte forslaget.
• AutoCorrect: Alternativet Autokorrigering i Excel vil endre det feilstavede ordet med det valgte forslaget, og også legge det til i listen over autokorreksjoner. Dette betyr at neste gang du skriver det samme feilstavede ordet, vil Excel automatisk konvertere det til forslaget du valgte.
• Ordbok språk: Du kan endre ordbokspråket ved å bruke denne rullegardinmenyen.

Her er noen standardinnstillinger i stavekontroll i Excel:

1. Den ignorerer ord i store bokstaver. For eksempel, hvis du har ordet HELLOOO, blir det ikke merket som en feil.
2. Den ignorerer ord som inneholder tall. For eksempel, hvis du har ordet Hello123, blir det ikke merket som en feil.
3. Den ignorerer internett- og filadresser.
4. Det ignorerer IKKE gjentatte ord. For eksempel, hvis du har teksten - Hei, Hvordan har du det? - da blir det ytterligere merket som en feil.

Du kan endre disse standardinnstillingene ved å klikke på "Alternativ" -knappen i boksen Stavekontroll. Det vil åpne dialogboksen Alternativer der du kan gjøre de nødvendige endringene.

Håper du synes denne opplæringen var nyttig. Gi meg beskjed om tankene dine ved å legge igjen en kommentar nedenfor.