Hvordan gruppere datoer i pivottabeller i Excel (etter år, måneder, uker)

Muligheten til å raskt gruppere datoer i pivottabeller i Excel kan være ganske nyttig.

Det hjelper deg med å analysere data ved å få forskjellige visninger etter datoer, uker, måneder, kvartaler og år.

For eksempel, hvis du har kredittkortdata, kan det være lurt å gruppere dem på forskjellige måter (for eksempel gruppering etter måneder eller kvartal eller år).

På samme måte, hvis du har en kundesenterdata, kan det være lurt å gruppere dem etter minutter eller timer.

Se video - Gruppering av datoer i pivottabeller (gruppering etter måneder/år)

Slik grupperer du datoer i pivottabeller i Excel

Anta at du har et datasett som vist nedenfor:

Den har salgsdata etter dato, butikker og regioner (øst, vest, nord og sør). Dataene spenner over 300+ rader og 4 kolonner.

Her er en enkel pivottabelloppsummering laget med disse dataene:

Denne pivottabellen oppsummerer salgsdata etter dato, men det er ikke veldig nyttig, siden det viser alle de 300+ datoene. I slike tilfeller er det bedre å ha datoene gruppert etter år, kvartal og/eller måneder

Last ned data og følg med.

Gruppering etter år i et pivottabell

Datasettet vist ovenfor har datoer for to år (2014 og 2015).

Her er trinnene for å gruppere disse datoene etter år:

• Velg en celle i kolonnen Dato i pivottabellen.
• Gå til Pivot Table Tools -> Analyse -> Group -> Group Selection.
• Velg År i dialogboksen Gruppering.
  • Mens du grupperer datoer, kan du velge mer enn ett alternativ. Som standard er månedsalternativet allerede valgt. Du kan velge tilleggsalternativ sammen med Måned. For å oppheve valget av måned, klikker du bare på den.
  • Den velger datoen "Start kl." Og "Slutt kl." Basert på kildedata. Hvis du vil, kan du endre disse.
• Klikk OK

Dette vil oppsummere pivottabellen med år.

Denne oppsummeringen etter år kan være nyttig når du har flere år. I dette tilfellet ville det være bedre å ha kvartalsvise eller månedlige data.

Gruppering etter kvartaler i et pivottabell

I datasettet ovenfor er det mer fornuftig å bore ned til kvartal eller måneder for å få en bedre forståelse av salget.

Slik kan du gruppere disse etter kvartaler:

• Velg en celle i kolonnen Dato i pivottabellen.
• Gå til Pivot Table Tools -> Analyse -> Group -> Group Selection.
• I dialogboksen Gruppering velger du Kvartaler og fjerner merkingen av andre valgte alternativer.
• Klikk OK.

Dette vil oppsummere pivottabellen med kvartaler.

Problemet med denne pivottabellen er at den kombinerer kvartalsvis salgsverdi for 2014 så vel som 2015. Derfor er salgsverdien for hvert kvartal summen av salgsverdiene i 1. kvartal 2014 og 2015.

I et virkelighetsscenario er det mest sannsynlig at du analyserer disse kvartalene for hvert år separat. Å gjøre dette:

• Velg en celle i kolonnen Dato i pivottabellen.
• Gå til Pivot Table Tools -> Analyser -> Group -> Group Selection.
• I dialogboksen Gruppering velger du Kvartaler og år. Du kan velge mer enn ett alternativ ved å klikke på det.
• Klikk OK.

Dette vil oppsummere dataene etter år og deretter innen år etter kvartaler. Noe som vist nedenfor:

Merk: Jeg bruker tabellformularoppsettet i øyeblikksbildet ovenfor.

Når du grupperer datoer etter mer enn én tidsramme, skjer det noe interessant. Hvis du ser på feltlisten, vil du legge merke til at et nytt felt automatisk er lagt til. I dette tilfellet er det år.

Vær oppmerksom på at dette nye feltet som har dukket opp ikke er en del av datakilden. Dette feltet er opprettet i Pivot Cache for raskt å gruppere og oppsummere data. Når du fjerner gruppering av dataene, forsvinner dette feltet.

Fordelen med å ha dette nye feltet er at nå kan du analysere dataene med kvartaler i rader og år i kolonner, som vist nedenfor:

Alt du trenger å gjøre er å slippe året -feltet fra radområde til kolonne -område.

Gruppering etter måneder i et pivottabell

På samme måte som vi grupperte dataene etter kvartaler, kan vi også gjøre dette etter måneder.

Igjen, det er lurt å bruke både år og måned for å gruppere dataene i stedet for bare å bruke måneder (med mindre du bare har data for ett eller mindre enn et år).

Her er trinnene for å gjøre dette:

• Velg en celle i kolonnen Dato i pivottabellen.
• Gå til Pivot Table Tools -> Analyse -> Group -> Group Selection.
• I dialogboksen Gruppering velger du Måneder så vel som År. Du kan velge mer enn ett alternativ ved å klikke på det.
• Klikk OK.

Dette vil gruppere datofeltet og oppsummere dataene som vist nedenfor:

Igjen, dette ville føre til at et nytt felt med år blir lagt til i pivottabellfeltene. Du kan ganske enkelt dra årsfeltet til kolonneområdet for å få årene i kolonner og måneder er rader. Du får noe som vist nedenfor:

Gruppering etter uker i et pivottabell

Mens du analyserer data som butikksalg eller nettstedstrafikk, er det fornuftig å analysere dem ukentlig.

Når du arbeider med datoer i pivottabeller, er gruppering av datoer etter uke litt annerledes enn gruppering etter måneder, kvartaler eller år.

Slik kan du gruppere datoer etter uker:

• Velg en celle i kolonnen Dato i pivottabellen.
• Gå til Pivot Table Tools -> Analyse -> Group -> Group Selection.
• I dialogboksen Gruppering velger du Dager og fjerner merkingen av andre valgte alternativer. Så snart du gjør dette, vil du legge merke til at alternativet Antall dager (nederst til høyre) blir tilgjengelig.
  • Det er ikke noe innebygd alternativ å gruppere etter uker. Du må gruppere etter dager og angi antall dager som skal brukes mens du grupperer.
  • Vær oppmerksom på at for at dette skal fungere, må du bare velge dager -alternativet.
• I Antall dager skriver du inn 7 (eller bruk spinn -knappen for å gjøre endringen).
• Hvis du klikker OK på dette tidspunktet, vil dataene dine bli gruppert etter uker som starter med 4. januar 2014 - som er en lørdag. Så grupperingen vil være fra lørdag til fredag ​​hver uke. For å endre denne grupperingen og starte uken fra mandag, må du endre startdatoen (som standard velger den startdatoen fra kildedataene).
  • I et slikt tilfelle kan du enten starte datoen 30. desember 2013 eller 6. januar 2014 (begge mandager).
• Klikk OK.

Dette vil gruppere datoene etter uker som vist nedenfor:

På samme måte kan du gruppere datoer ved å angi et annet antall dager. For eksempel, i stedet for ukentlig, kan du gruppere datoer i et intervall hver uke.

Merk:

• Når du grupperer datoer med denne metoden, kan du ikke gruppere den ved hjelp av andre alternativer (for eksempel måneder, kvartal eller år).
• Beregnet felt/element ville ikke fungere når du grupperer med dager.

Gruppering etter sekunder/timer/minutter i et pivottabell

Hvis du arbeider med store datamengder (for eksempel kundesenterdata), kan det være lurt å gruppere dem etter sekunder eller minutter eller timer.

Du kan bruke den samme prosessen til å gruppere dataene etter sekunder, minutter eller timer.

Anta at du har telefonsentraldataene som vist nedenfor:

I dataene ovenfor registreres datoen sammen med tiden. I dette tilfellet kan det være fornuftig for kundesenterlederen å analysere hvordan samtaleløsningsnumrene endres per time.

Slik grupperer du dagene etter timer:

• Lag en pivottabell med dato i rader -området og løst i verdier -området.
• Velg en celle i kolonnen Dato i pivottabellen.
• Gå til Pivot Table Tools -> Analyse -> Group -> Group Selection.
• Velg Timer i dialogboksen Gruppering.
• Klikk OK.

Dette vil gruppere dataene etter timer, og du får noe som vist nedenfor:

Du kan se at radetikettene her er 09, 10, og så videre … som er timene på en dag. 09 vil bety 09.00 og 18.00 være 18.00. Ved å bruke denne pivottabellen kan du enkelt identifisere at de fleste samtaler blir løst i løpet av 1-2 PM.

På samme måte kan du også gruppere datoene i sekunder og minutter.

Slik opphever du grupperingen av datoer i et pivottabell i Excel

Slik fjerner du grupper i datoer i pivottabeller:

• Velg en celle i datocellene i pivottabellen.
• Gå til pivottabellverktøy -> Analyser -> Grupper -> Opphev gruppering.

Dette ville umiddelbart fjerne grupperingene du har gjort.

Last ned eksempelfilen.

Andre pivottabellopplæringer du kan like:

• Opprette et pivottabell i Excel - en trinnvis veiledning.
• Klargjøre kildedata for pivottabell.
• Hvordan gruppere tall i pivottabell i Excel.
• Slik filtrerer du data i en pivottabell i Excel.
• Slik bruker du betinget formatering i et pivottabell i Excel.
• Slik oppdaterer du pivottabell i Excel.
• Slik legger du til og bruker et Excel -pivottabellberegnet felt.
• Bruke skiver i Excel -pivottabell.
• Hvordan erstatte tomme celler med nuller i Excel -pivottabeller.
• Tell distinkte verdier i pivottabell