10 Excel -dataoppføringstips du ikke har råd til å gå glipp av

Excel er et fantastisk verktøy med fascinerende muligheter for å analysere data (det være seg ved hjelp av funksjoner, diagrammer eller dashbord). Den enkle måten data kan legges inn og lagres i Excel gjør det til et overbevisende valg.

I dette blogginnlegget har jeg listet opp 10 nyttige Excel -dataoppføringstips som vil gjøre deg mer effektiv og spare mye tid.

#1 Bruk Excel Data Entry Form

Med Excel Data Entry -skjema kan du legge til poster i et eksisterende datasett. Det gir et popup-skjema som kan fylles ut av brukeren. Det er spesielt praktisk når datasettet har mange kolonner og vil kreve at du blar til høyre og venstre igjen og igjen mens du taster inn datapunkter.

Dataform -funksjonen er ikke allerede tilgjengelig i Excel -båndet. Vi må først gjøre den tilgjengelig ved å legge den til på verktøylinjen for rask tilgang.

Legge til Excel Data Entry Form i Quick Access Toolbar

1. Gå til verktøylinjen for hurtig tilgang, høyreklikk og velg Tilpass verktøylinjen for hurtig tilgang.
   
2. Velg Alle kommandoer i dialogboksen Excel -alternativer, og gå til skjema. Velg skjema og trykk på Legg til. Dette vil legge til dataskjermikonet til verktøylinjen for rask tilgang.
   

Bruke Excel Data Entry Form

1. Velg en celle i dataområdet, og klikk på dataskjermikonet fra verktøylinjen for hurtig tilgang.
2. I popup-data-skjemaet er alle kolonnetitlene oppført vertikalt. Fyll ut dataene i den tilstøtende tekstboksen for hver overskrift.
3. Når du har tastet inn dataene, trykker du på Enter.
4. Klikk på Ny for å legge til en ny post.

Ved hjelp av Excel Data Entry -skjema kan du også navigere gjennom eksisterende data (rad for rad), eller finne data ved å spesifisere kriteriene (prøv dette ved å klikke på kriterieknappen).

#2 Skriv raskt inn tall med faste desimaltall

Hvis du er i en situasjon der du må angi data manuelt i excel manuelt som også har en desimaldel, kan dette trikset være veldig nyttig. Anta for eksempel at du må angi karakterer for studenter i prosent med opptil 2 desimaler. Du kan aktivere en funksjon der du bare skriver tallene uten å bry deg om å trykke på prikk -tasten hver gang. Slik aktiverer du dette:

1. Gå til fil -> alternativer.
2. Velg Avansert i dialogboksen Excel -alternativer.
3. I avanserte alternativer merker du av for alternativet "Sett inn et desimaltegn automatisk".
4. Angi antall desimaler du vil ha (for eksempel 2 i dette tilfellet).

Når du skriver inn et tall, plasserer Excel automatisk de siste to sifrene etter desimalen. Så 1 blir 0,01, 10 blir 0,1, 100 blir 1, 2467 blir 24,67 og så videre …

Når du er ferdig med dataregistrering, slår du den av ved å fjerne merket for det samme alternativet.

#3 Legg automatisk til ordinært i tall

Ja, du kan bruke en kombinasjon av excel -funksjoner (for eksempel VALUE, RIGHT, IF, OR) for å legge til ordinals (‘st’ i 1st, ‘nd’ i 2nd, og så videre …).

Her er formelen:

= A1 og HVIS (ELLER (VERDI (HØYRE (A1,2)) = {11,12,13}), "th", HVIS (ELLER (VERDI (HØYRE (A1)) = {1,2,3}), VELG (HØYRE (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Fyll ned ved hjelp av Control + D

Dette er et smart Excel Data Entry -triks. Hvis du må kopiere cellen ovenfor, trykker du bare Ctrl + D.

Den kopierer innholdet så vel som formateringen. Hvis det er en formel i cellen ovenfor, blir formelen kopiert (med justerte referanser).

Dette fungerer også for mer enn én celle. Så hvis du vil kopiere hele raden ovenfor, velger du gjeldende rad og trykker Ctrl + D.

Hvis du velger mer enn én celle/celler, kopieres cellen ovenfor til alle cellene.

Se også: 200+ Excel -hurtigtaster.

#5 Skriv raskt inn dato/klokkeslett i Excel -celler

Husker du ikke gjeldende dato? Ikke bekymre deg, bare trykk Kontroll +; (semikolon -nøkkel), og den angir gjeldende dato i cellen.

På samme måte kan du angi gjeldende tid ved å bruke snarveien Control + Shift +: (kolon nøkkel)

Husk at dette er absolutte verdier, og endres ikke hvis dato eller klokkeslett endres. Hvis du vil ha en dynamisk dato og klokkeslettverdi som endres når du åpner arbeidsboken eller når det er en ny beregning, bruker du TODAY og NOW-funksjonene.

Se også: Slik setter du automatisk inn dato og klokkeslettstempel i Excel.

#6 Control + Enter for å fylle hele utvalget med innhold i aktiv celle

Når du velger flere celler i Excel, er en av cellene med lys skygge (sammenlignet med de gjenværende valgte cellene) den aktive cellen. Hvis du skriver inn noe i den aktive cellen når valget er gjort, og trykker på Kontroll + Enterblir verdien satt inn i alle de valgte cellene.

Dette gjelder også for formler. Hvis du skriver inn en formel i den aktive cellen og trykker på Ctrl + Enter, får alle cellene den formelen (med justerte referanser).

#7 Alt + pil ned for å få en liste over alle unike verdier i den kolonnen

Denne kan spare tid som du ellers kan kaste bort med å skrive. Anta at du skriver inn data i en kolonne med aktivitetsstatus (skal gjøres, fullført). I stedet for å skrive statusen, igjen og igjen, trenger du bare å skrive den inn i et par celler, og deretter kan du bruke hurtigtasten Alt + Pil ned. Den gir deg listen alle de unike oppføringene, og du kan raskt velge fra listen.

Hvis du vil velge fra forhåndsspesifiserte alternativer, kan du opprette en rullegardinliste.

#8 Bla raskt gjennom flere regnearkfaner i en arbeidsbok

Denne sparer tonnevis av tid. Bare bruk hurtigtasten Kontroll + Side opp/Side ned for å navigere gjennom flere regnearkfaner i en arbeidsbok.

Se også: 200+ Excel -hurtigtaster.

#9 Skriv inn lang tekst ved å bruke forkortelser

Hvis du må skrive inn lange navn eller søkeord igjen og igjen i regnearket, vil dette trikset komme godt med.

For eksempel vil du kanskje at når du skriver ABC, skal Excel automatisk erstatte det med ABC Technology Corporation Limited.

Noe som vist nedenfor:

Denne funksjonen kan aktiveres ved hjelp av autokorrekturalternativene. Les hvordan du aktiverer det.

#10 Skriv inn data i ikke-sammenhengende områder

Anta at du har en mal som vist nedenfor, og at du må skrive inn data i alle cellene markert med rødt, i rekkefølgen angitt av pilene.

Her er en rask måte å gjøre dette på:

• Velg alle cellene der du trenger å skrive inn dataene (trykk på kontroll og velg deretter en etter en).
  • Start med den andre cellen i sekvensen datainføring (start med D3). Velg den første cellen B3 (der datainføringen begynner) til slutt.
• Når du er valgt, går du til Navneboks (som er til venstre på formellinjen).
• Skriv inn et navn uten mellomrom.
• Det er det!! Velg Navngitt område ved å klikke på rullegardinmenyen Navn. Begynn nå å skrive inn dataene dine og bruk Enter/Tab å hoppe til neste celle.

Les mer om dette trikset.

Dette er mine ti beste excel -dataoppføringstips som kan forbedre produktiviteten din betydelig og spare tid.

Du kan også like følgende Excel -tips:

• 10 super fine måter å rense data i Excel -regneark.
• 24 daglige Excel -problemer og hurtige løsninger.
• Slik sporer du endringer i Excel.
• Slik gjenoppretter du ikke -lagrede Excel -filer.
• Slik aktiverer du betinget dataregistrering i Excel.
• Lider du av sakte Excel -regneark? 10 tips for å HASTIGE Excel.
• Få mer ut av Finn og erstatt i Excel (4 fantastiske tips).
• Hvordan bruke Excel Freeze Panes i Excel.
• 100+ Excel -intervjuspørsmål
• Fyll ut tomme celler til neste verdi i Excel