Som en del av min heltidsjobb for noen år siden, var en av tingene jeg måtte forholde meg til å kombinere data fra forskjellige arbeidsbøker som deles av andre mennesker.
Og en av de vanlige oppgavene var å kombinere dataene på en slik måte at det ikke var dupliserte poster.
For eksempel er et datasett som inneholder flere poster for samme region nedenfor.
Og det endelige resultatet må være et konsolidert datasett der hvert land bare rapporteres én gang.
I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du kombinerer dupliserte rader og summerer verdiene for å lage et enkelt konsolidert datasett.
Kombiner og summer data ved hjelp av konsolideringsalternativet
Hvis alt du trenger å gjøre er å konsolidere data og legge til alle verdiene for de gjentatte postene, er det best å bruke konsolideringsfunksjonen i Excel.
Den andre metoden er å bruke en pivottabell og oppsummere dataene (dekket neste i denne opplæringen).
Anta at du har et datasett som vist nedenfor der landsnavnet gjentas flere ganger.
Selv om dette er unike poster ettersom salgsverdien er annerledes, kan du for rapporteringsformål fjerne flere forekomster av det samme landet og vise salgsverdien som en samlet sum.
Nedenfor er trinnene for å gjøre dette:
- Kopier overskriftene til de originale dataene og lim dem inn der du vil ha de konsoliderte dataene
- Velg cellen under toppteksten til venstre
- Klikk kategorien Data
- I gruppen Dataverktøy klikker du på ikonet Konsolider
- I summen av dialogboksen, velg Sum fra funksjonsmenyen (hvis den ikke allerede er valgt som standard)
- Klikk på ikonet for valg av område i referansefeltet.
- Velg området A2: B9 (dataene eksklusive overskriftene)
- Merk av for venstre kolonne
- Klikk Ok
Trinnene ovenfor vil konsolidere dataene ved å fjerne dupliserte oppføringer og legge til verdiene for hvert land.
I sluttresultatet får du en unik liste over land sammen med salgsverdien fra det originale datasettet.
Jeg valgte å få SUMMEN av verdiene fra hver post. Du kan også velge andre alternativer som Count eller Average eller Max/Min.
I dette eksemplet har jeg vist deg hvordan du konsoliderer dataene i et enkelt datasett i et regneark. du kan også bruke denne funksjonen til å konsolidere data fra flere regneark i samme arbeidsbok, og til og med flere forskjellige arbeidsbøker.
Kombiner og summer data ved hjelp av pivottabeller
Et pivottabell er den sveitsiske hærkniven for kutting og terning av data i Excel.
Det kan enkelt gi deg et sammendrag som er et kombinert datasett uten duplikater og verdiene som er summen av alle lignende poster, og gjøre mye mer.
Ulempen med denne metoden i forhold til den forrige er at denne tar flere klikk og noen sekunder til i forhold til den forrige.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor der landnavnet gjentas flere ganger, og du vil konsolidere disse dataene.
Nedenfor er trinnene for å lage et pivottabell:
- Velg en celle i datasettet
- Klikk på Sett inn -fanen
- Klikk på alternativet Pivottabell i tabellgruppen
- Kontroller at tabellen/området er riktig i dialogboksen Opprett pivottabell
- Klikk på det eksisterende regnearket
- Velg stedet der du vil at den resulterende pivottabellen skal settes inn.
- Klikk OK
Trinnene ovenfor vil sette inn en pivottabell i den valgte destinasjonscellen.
Nå kan vi gjøre alle slags ting med et pivottabell - inkludert å konsolidere datasettet vårt og fjerne duplikatene.
Nedenfor er trinnene for å gjøre dette:
- Klikk hvor som helst i pivottabellområdet, og det åpner pivottabellruten til høyre
- Dra feltet Sett inn i radområdet
- Dra og legg salgsfeltet inn i området Verdier
Trinnene ovenfor oppsummerer dataene og gir deg summen av salget for alle landene.
Hvis dette er alt du vil ha, og du ikke trenger et pivottabell, kan du kopiere dataene og lime dem inn som verdier et annet sted og slette pivottabellen.
Dette vil også hjelpe deg med å redusere størrelsen på Excel -arbeidsboken.
Så dette er to raske og enkle metoder som du kan bruke til å konsolidere dataene der de kombinerer duplikatradene og summerer alle verdiene i disse postene.
Jeg håper du synes denne opplæringen var nyttig!
