Kommentarer er ganske nyttige når du vil legge til informasjon om en celle/datapunkt uten å endre innholdet i cellen.
Jeg bruker ofte disse når jeg bruker formler, og jeg må spesifisere hva en formel gjør og hva en celleverdi betyr. Hvis du samarbeider med andre, kan du også legge til kommentarer for andre folks referanse.
I denne opplæringen vil jeg vise deg alt du trenger å vite om kommentarer - inkludert hvordan du setter inn kommentarer i Excel, hvordan du redigerer/sletter kommentarer, hvordan du sletter kommentarer fra hele arket eller arbeidsboken, etc.
Men før jeg fortsetter og viser deg hvordan du setter inn kommentarer i Excel (eller sletter/redigerer kommentarer), er det noe viktig du må vite.
I Office-365 har Microsoft omdøpt kommentarfunksjonaliteten til notater. Så de tradisjonelle kommentarene du kjenner (en som viser en gul boks og liten rød trekant i cellen øverst til høyre) kalles nå Notater. Og kommentarer refererer nå til en ny funksjon som lar deg lage trådede samtaler. Her er en artikkel om forskjellen mellom notater og kommentarer
Bunnlinjen - Hvis du IKKE bruker Office 365, trenger du ikke bekymre deg for noe, og en kommentar forblir uendret. Hvis du bruker Office 365, blir kommentarer nå referert til som Notes
Slik setter du inn kommentarer i Excel (snarvei)
Hvis du vil sette inn en kommentar i en celle i Excel, kan du bruke hurtigtasten nedenfor:
SKIFT + F2 i Windows
og
Kommando + F2 i Mac
Slik bruker du denne snarveien til å sette inn en kommentar:
- Velg en celle der du vil sette inn en kommentar
- Hold Shift -tasten (eller kommando -tasten hvis du bruker Mac)
- Trykk på F2 -tasten
De ovennevnte trinnene vil umiddelbart legge til en kommentar til den valgte cellen.
Nå kan du skrive inn hvilken som helst tekst du vil ha i kommentaren, og deretter trykke Escape -tasten eller klikke hvor som helst i regnearket for å få kommentaren lagret i cellen.
Hvis du velger et celleområde og bruker snarveien ovenfor, vil det bare sette inn en kommentar i den aktive cellen.
Hvis du ikke foretrekker snarveimetoden, er en annen metode for å legge til en kommentar nedenfor:
- Høyreklikk på cellen der du vil legge til kommentaren
- Klikk på Ny kommentar (eller Ny merknad hvis du bruker Office 365)
Vis alle kommentarer/notater
Hvis du vil at alle kommentarene skal utvides og vise teksten i den, kan du gjøre det enkelt med et enkelt klikk:
- Gå til kategorien Gjennomgang
- Klikk på Vis alle kommentarer i gruppen Kommentarer
Dette vil umiddelbart vise alle kommentarene på regnearket.
Dette fungerer som en vippeknapp. Så hvis du klikker på den igjen, vil den skjule alle kommentarene i regnearket.
Hvis du bruker Office 365, må du klikke på Notes -alternativet og deretter klikke på Vis alle notater
Naviger gjennom kommentarer (forrige/neste)
Hvis du vil gå gjennom hver kommentar en etter en, kan du også gjøre det. Dette kan være nyttig når du har mange kommentarer, og du vil være sikker på at du ikke går glipp av noen mens du går gjennom disse kommentarene.
Nedenfor er trinnene for å gå gjennom kommentarene en etter en:
- Klikk på kategorien Gjennomgang
- I gruppen Kommentarer klikker du på Neste for å gå til Neste kommentar (og Forrige for å gå til forrige kommentar).
Når du navigerer gjennom disse kommentarene, vil bare kommentaren som er aktiv vises. Resten vil være skjult. Når du klikker på Neste, tar det deg til neste kommentar og skjuler alle de andre kommentarene.
Hvis du bruker Office 365 (der kommentarer nå kalles notater), må du klikke på kategorien Gjennomgang, deretter klikke på alternativet Notater og deretter klikke på alternativene Neste/forrige notat. Dette har blitt litt vanskelig hvis du må bruke dette alternativet mye (ettersom det nå krever flere klikk). En måte å håndtere dette på kan være å legge til alternativet Neste/forrige notater i QAT (dette alternativet kommer når du høyreklikker på alternativene Neste/forrige notat).
Kopier kommentarer
Når du gjør en enkel kopi-lim inn, vil den kopiere alt inkludert verdier, formler, formatering og kommentarer. Så hvis du vil kopiere og lime inn alt, trenger du bare den vanlige Control-C og Control-V
Men hva om du bare trenger å kopiere kommentarene (og ingenting annet).
Excel lar deg gjøre dette ved hjelp av alternativene Lim inn.
Nedenfor er trinnene for å kopiere og lime inn kommentarer bare i Excel:
- Velg alle cellene som har kommentarene du vil kopiere
- Høyreklikk på en celle i utvalget, og klikk deretter på Kopier (eller bruk Ctrl + C hurtigtast)
- Gå til cellen der du vil lime inn kommentarene.
- Høyreklikk og velg Lim inn spesial.
- Klikk på Kommentarer i dialogboksen Lim inn spesiell (det vil være "Kommentarer og notater" hvis du bruker Office 365)
- Klikk OK
Trinnene ovenfor ville bare lime inn kommentarene og ikke verdiene/formateringen/formlene.
Dette kan være nyttig når du har to versjoner av samme fil med forskjellige kommentarer. Du kan kopiere og lime inn alle kommentarene i den nyeste versjonen for å sikre at du har alt på ett sted.
Slett kommentarer
Det er forskjellige metoder du kan bruke til å slette kommentarer i Excel. Metoden du velger vil avhenge av hvilke kommentarer du vil slette.
For eksempel, hvis du bare vil slette kommentarer i et utvalg eller fra hele regnearket, kan du bruke den enkle måten - snarvei eller alternativ i båndet.
Men hvis du vil slette kommentarer fra alle regnearkene på en gang, må du bruke VBA.
La oss se begge disse scenariene.
Slett kommentarer fra et valgt område eller hele regnearket
Denne er enkel.
Følg trinnene nedenfor for å slette alle kommentarene i et utvalg:
- Høyreklikk hvor som helst i utvalget
- Klikk på Slett kommentar (eller ‘Slett kommentar’ hvis du bruker Office 365)
Hvis du vil fjerne kommentarer fra hele regnearket, følger du trinnene nedenfor:
- Klikk på den grå trekanten øverst til venstre i Excel-programmet. Dette vil velge hele regnearket (eller du kan bruke Kontroll + A + A)
- Klikk på kategorien Hjem
- Klikk på Slett i redigeringsgruppen
- Klikk på Fjern kommentarer
Trinnene ovenfor vil fjerne alle kommentarene i regnearket.
Vær oppmerksom på at når du velger hele regnearket og høyreklikker på en celle, får du ikke muligheten til å slette alle kommentarene (eller notatene)
Slett kommentarer fra alle regnearkene på en gang
Det er litt vanskelig å slette kommentarer fra hele arbeidsboken. Du kan gå til hvert ark og slette alle kommentarene i hvert ark, men dette kan bli slitsomt hvis du har mange ark i arbeidsboken.
En enkel VBA -kode, i dette tilfellet, kan gjøre alle de tunge løftene.
Nedenfor er koden som vil gå til hvert ark i arbeidsboken og slette kommentarer fra hele arket:
For hver uke i regneark: ws.cells.ClearComments: Neste ws
Koden ovenfor bruker sløyfen For hver neste for å gå gjennom hvert regneark i arbeidsboken. Og for hvert ark bruker den ClearComments -metoden for å fjerne alle kommentarene på en gang.
Siden Microsoft har omdøpt kommentarer til notater i Office 365, kan koden ovenfor i fremtiden slette kommentarer (ny funksjon i O365), og du må kanskje bruke koden nedenfor for å slette notater (kommentarene i tidligere versjoner)
For hver ws i regneark: ws.cells.ClearNotes: Neste ws
Fra nå av fungerer begge disse kodene og sletter kommentarer fra de angitte cellene.
La meg nå vise deg hvordan du bruker denne koden.
- Høyreklikk på en arkfane
- Klikk på Vis kode. Dette åpner VB Editor (du kan også åpne hurtigtasten ALT + F11)
- Hvis du ikke ser det umiddelbare vinduet i VB Editor, klikker du på Vis -alternativet i menyen og klikker deretter på Umiddelbart vindu
- Kopier og lim inn ovennevnte VBA -makrokode i det umiddelbare vinduet.
- Plasser markøren på slutten av linjen i det umiddelbare vinduet
- Trykk Enter
Trinnene ovenfor vil slette alle kommentarene i hele arbeidsboken.
Kopier alle kommentarer i et eget regneark
Det ville være flott å ha en liste over alle kommentarene og all teksten i hver kommentar som en liste i regnearket. Dette vil gjøre det enkelt å gå gjennom kommentarene en etter en (i stedet for å navigere og hoppe over celler i arket).
Selv om dette ikke kan gjøres med en innebygd funksjon, kan du få dette gjort ved hjelp av VBA.
Her er en detaljert opplæring som viser hvordan du får en liste over alle kommentarene i et eget regneark.
Konverter notater til kommentarer (bare Office 365)
Denne funksjonen er bare tilgjengelig for brukerne av Office 365.
Siden det er to typer kommentarer nå - kommentarer og notater, kan du endre notater til kommentarer (ikke omvendt).
Så hvis du har tradisjonelle kommentarer (nå kalt notater i O365), kan du enkelt konvertere disse til kommentarer ved å bruke trinnene nedenfor:
- Klikk på kategorien Gjennomgang
- Klikk på Notes -alternativet
- Klikk på Konverter til kommentarer
- Klikk på "Konverter alle notater" i dialogboksen som åpnes.
Trinnene ovenfor vil konvertere alle kommentarene til Notes.
Vær oppmerksom på at hvis du har formatering eller bilder i kommentarene, blir det fjernet automatisk.
Du kan heller ikke velge å konvertere noen av notatene til kommentarer og la andre være som de er. Trinnene ovenfor vil endre alle notatene til kommentarer i hele regnearket.
Så dette er alt du trenger å vite om å sette inn og slette kommentarer i Excel.
Jeg håper du synes denne opplæringen var nyttig!
