Når du jobber med data i Excel, er det en praktisk funksjon som lar deg fryse den øverste raden og topptekstkolonnene (eller til og med låse flere topprader eller venstre kolonner).
Så når du ruller ned, er topptekstene alltid synlige.
Men det er ikke tilfelle når du skriver ut rapportene dine.
Som standard vil en trykt rapport bare ha overskriftsraden øverst på den første utskrevne siden, og deretter hvile alle de andre sidene ikke.
Dette kan gjøre å gå gjennom rapportene til et mareritt. Tenk deg å være på den tredje siden og ikke vite hva et datapunkt representerer (og frem og tilbake for å kontrollere overskriftene kan være vanvittig).
Løsningen - få overskriftene til å gjenta på hver utskrevne side i rapporten.
I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan skrive ut den øverste raden på hver side i Excel. Du kan også konfigurere den slik at flere topprader eller venstre kolonner gjentas på hver side.
La oss se hvordan du gjør dette!
Hvordan skrive ut den øverste raden på hver side i Excel
Anta at du har et datasett som vist nedenfor.
Hvis du skriver ut disse dataene, vil det ta flere sider, men overskriften vil bare vises på den første siden.
Nedenfor er trinnene for å sikre at overskriftsraden gjentas på hver side som skrives ut:
- Klikk på "Sideoppsett" -fanen
- I gruppen "Sideoppsett" klikker du på dialogboksen (den lille vippepilen som vist nedenfor)
- Klikk på "Ark" -fanen i dialogboksen "Sideoppsett"
- Klikk på feltet ved siden av ‘Rader som skal gjentas øverst’
- Velg den øverste raden (du vil legge merke til at $ 1: $ 1 automatisk settes inn i feltet "Rader som skal gjentas øverst".
- Klikk OK.
Når du skriver ut disse dataene, vil du legge merke til at den øverste radoverskriften gjentas på hver side som skrives ut.
Du kan sjekke dette ved å klikke på "Fil" -fanen og deretter klikke på "Skriv ut" -alternativet. Dette åpner utskriftsforhåndsvisningsruten.
Klikk på pilikonene nederst i forhåndsvisningsruten for utskrift, og du skal se overskriftene gjenta på hver av sidene.
Akkurat som vi har konfigurert innstillingene for å skrive ut den øverste raden på hver side, kan du også angi at den skal skrive ut flere topptekster på hver side.
For å gjøre dette, i trinn 5 i trinnene ovenfor, i stedet for å velge den øverste raden, velger du flere topprader som du vil gjenta på hver utskrevne side.
Vær oppmerksom på at du må velge sammenhengende rader (dvs. du kan angi rad nummer 1, 2 og 3 som skal skrives ut på hver side, men du kan ikke angi rad nummer 1 og 3 som skal gjentas på hver utskrevne side)
Du kan også angi at venstre kolonne (eller flere venstre-mest kolonner) skal gjentas på hver side når den skrives ut. Prosessen er nøyaktig den samme, der du i trinn 5 i stedet for å velge raden kan velge kolonnen du vil gjenta.
Og selvfølgelig kan du også angi at den øverste raden og den øverste kolonnen skal gjentas på hver utskrevne side.
Skriv ut radene på hver side ved hjelp av NameBox -triks
La meg nå også dele et fantastisk Excel -triks som ikke mange vet om.
Fordelen med å bruke metoden ovenfor (der vi bruker dialogboksen Sideoppsett) er at den gir deg mange flere alternativer når du skriver ut rapportene dine.
Men hvis alt du vil gjøre er å sørge for at toppen gjennom eller kolonnen lengst til venstre gjentas på hver utskrevne side, er dette NameBox -trikset mye raskere.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor.
Nedenfor er trinnene for å sikre at topptekstene skrives ut på hver side
- Velg overskriftsraden
- Klikk på "NameBox" -feltet
- Skriv inn teksten manuelt Print_Titles
- Trykk enter -tasten
Det er det! Når du skriver ut datasettet, vil den første raden gjenta seg på hver side.
Hvis du vil gjenta flere overskriftsrader eller -kolonner, velger du de først og gir dem et navn Print_Titles
Hvorfor fungerer dette?
Når du bruker dialogboksen Sideoppsett til å angi radene og kolonnene som skal gjentas, oppretter Excel automatisk et navngitt område med navnet Print_Titles.
Så, i stedet for å gå ruten Sideoppsett, hvis du oppretter det samme navngitte området selv, ville det også fungert.
Hvordan gjenta topptekster på hver side bortsett fra de siste sidene?
Dessverre er det ingen innebygd måte å sikre at topptekstene skrives ut på hver side bortsett fra den siste siden (eller de siste sidene).
En løsning kan være å ha sidene, der du ikke vil at overskriftene skal gjenta, så vær i et eget regneark.
Men dette er kanskje ikke ideelt for alle.
Nedenfor er VBA -makrokoden som vil gjøre dette.
Sub RepeatHeadersPrintExceptLastPage () Dim TotalPages As Long TotalPages = Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") Med ActiveSheet.PageSetup .PrintTitleRows = "$ 1: $ 1" ActiveSheet.PrintOut Fra: = 1, Til: PrintTitleRows = "" ActiveSheet.PrintOut From: = TotalPages, To: = TotalPages End With End Sub
Koden ovenfor bruker Application.ExecuteExcel4Macro ("GET.DOCUMENT (50)") for å få det totale antallet sider i datasettet som skal skrives ut.
Den skriver deretter ut alle sidene (bortsett fra den siste), og i løpet av denne tiden er PrintTitleRows satt til $ 1: $ 1. Så den første raden skrives ut som en overskrift på alle sidene bortsett fra den siste.
Deretter skrives den siste siden ut der egenskapen PrintTitleRows er null, så ingen overskriftsrader skrives ut på den siste siden.
Dette er en klønete løsning, men hvis du bare vil skrive ut alle dataene i regnearket slik at overskriften gjentas på hver side bortsett fra den siste siden, ville dette fungere.
Du må kanskje endre koden litt hvis du vil at flere overskrifter skal gjentas eller at kolonneoverskriftene skal skrives ut på hver side.
Jeg håper du synes denne opplæringen var nyttig!
