Slik gjenoppretter du ikke -lagrede Excel -filer (alle alternativer + forhåndsregler)

Ønsker du å gjenopprette ikke -lagrede Excel -filer, klikk her for å hoppe til alle mulige alternativer du har for å få filen tilbake.

La meg fortelle deg den korteste skrekkhistorien noensinne.

Excel krasjet!

Tenk deg å jobbe med den presserende rapporten eller det ekstremt viktige dashbordet der du har gjort en så fantastisk jobb. Du er stolt av deg selv og alt det harde arbeidet du har lagt ned i det.

Men du glemte et sentralt trinn.

Du lagret ikke Excel -filen (gispe!)

Ok, la meg kutte ned på dramatikken og komme rett til poenget.

Excel har en tendens til å krasje, spesielt når du ikke trenger det. På en eller annen måte skjer det på det verst tenkelige tidspunktet (ikke at det er noen god tid for dette noensinne).

I et slikt scenario er det eneste alternativet å prøve å gjenopprette ikke -lagrede Excel -filer.

I noen tilfeller vil du bli smilet av Excel Gods, og du får filen, og i noen tilfeller kan det hende du ikke gjør det.

I denne artikkelen vil jeg dele alt det er å vite når det gjelder å gjenopprette ikke -lagrede Excel -filer. Jeg vil også vise deg forhåndsreglene og forebyggende trinnene du må ta.

Og hvis du absolutt vil sørge for at ingenting går galt, vil jeg også dele en VBA -kode som lagrer en kopi av Excel -filen din med et tidsstempel når du lagrer den eksisterende filen.

La oss komme i gang!

Alle mulige måter å gjenopprette ikke -lagrede Excel -filer / data

Excel (og til og med Windows) er svært uforutsigbar. Det kan krasje når som helst og kan Excel -filene dine med det.

Det er en dårlig situasjon å være i …

… men det er måter å takle dette på.

Excel har noen få funksjoner der det i noen tilfeller kan hjelpe deg med å gjenopprette ikke -lagrede Excel -filer eller data.

Her er tre scenarier der Excel's innebygde sjekker kan hjelpe deg med å gjenopprette filer/data:

1. Du jobber med en ny fil (som du ikke har lagret ennå) og systemet/Excel krasjer.
2. Du oppdaterte en fil som har blitt lagret tidligere og Excel krasjer før du kunne lagre den.
3. Du gjorde en feil og lagret endringene, men vil nå gå tilbake til forrige versjon.

La oss se hvordan vi takler hver av disse.

Gjenopprett en ny ikke -lagret Excel -fil (som aldri har blitt lagret)

Hvis du jobber med noe og Excel krasjer (eller systemet krasjer), kan du fortsatt gjenopprette den ikke -lagrede filen.

Merk: Denne metoden fungerer som Excel har en innebygd AutoSave og AutoRecover -funksjonalitet. Den er aktivert som standard, så du bør kunne bruke disse metodene for å gjenopprette filene. Hvis den ikke er aktivert, må du gjøre det for å kunne bruke disse funksjonene. Hvordan du aktiverer AutoSave og AutoRecover er dekket senere i denne artikkelen.

Nedenfor er trinnene for å gjenopprette en ikke -lagret Excel -fil:

1. Åpne en ny Excel -arbeidsbok.
2. Klikk på "Fil" -fanen
3. Klikk på "Åpne"
4. Klikk på alternativet Nylig arbeidsbok (det er øverst til venstre)
5. Klikk på knappen "Gjenopprett ikke lagrede arbeidsbøker" nederst
6. I dialogboksen som åpnes, blar du gjennom listen over ikke -lagrede arbeidsbøker og åpner den du vil ha.
7. Lagre filen (med alternativet ‘Lagre som’) med et annet navn på stedet du ønsker.

Som standard lagrer Excel en kopi av alle filene som ikke er lagret på følgende sted:

C: \ Brukere \[Ditt systemnavn]\ AppData \ Local \ Microsoft \ Office \ UnsavedFiles

I adressen ovenfor må du erstatte [YourSystemName] med navnet på systemet ditt (som er 'Sumit' i mitt tilfelle).

Du kan også gå direkte til denne mappen (der ulagrede kopier av Excel-filer lagres) ved å åpne en hvilken som helst nettleser og kopiere og lime inn adressen i den (i stedet for URL).

Når du åpner en fil fra denne mappen, vil du se en varslingslinje som ber deg om å lagre den.

Klikk på den og lagre den på et nytt sted med et navn du ønsker.

Merk: Som standard er alle de gjenopprettede, ikke lagrede filene i XLSB -formatet. Når du lagrer det, må du sørge for at du lagrer det i et format du ønsker.

Med denne metoden kan du gjenopprette filer som du opprettet, men aldri lagret.

Gjenopprett oppdaterte Excel -filer (forrige versjon ble lagret)

Denne metoden kan brukes for filer som du har lagret tidligere, og Excel krasjet (eller systemet krasjet eller strømmen gikk av) da du jobbet med den.

Så du har fortsatt den tidligere lagrede filen, men du mistet endringene du gjorde.

Nedenfor er trinnene for å gjenopprette den oppdaterte Excel -filen:

1. Åpne en av de eksisterende Excel -arbeidsbøkene.
2. Så snart den åpnes, vil du se en dokumentgjenopprettingsrute som viser alle filene som ikke er lagret. Klikk på filnavnene for å laste inn dataene.
3. Når du får dataene du vil ha, lagrer du filen med et annet navn.

Alternativt kan du også åpne Excel -programmet, og du vil se alternativet "Vis gjenopprettede filer" (som vist nedenfor).

Du kan klikke på den, og den vil åpne den samme dokumentgjenopprettingsruten.

Gjenopprett overskrevne Excel -filer / tidligere lagret versjon (fra Excel)

Mens du i to av metodene ovenfor kan klandre Excel eller Windows for krasj eller strømbrudd, er dette bare på deg.

Dette er tilfellet når du har en lagret Excel -fil og du oppdaterer dataene og lagrer dem igjen.

Men du ender opp med å gjøre noen endringer du ikke vil nå (skjer meg mye).

Det du virkelig vil er å få den forrige versjonen tilbake.

Selv om du ikke kan gå tilbake i livet og korrigere feilene dine (med mindre du har en tidsmaskin selvfølgelig), kan du gjøre det i den fantastiske verdenen med Excel -regneark.

I Excel 2010 og versjoner etter det fikk Excel en innebygd funksjon for å hjelpe deg med å få de tidligere versjonene.

Nedenfor er trinnene for å gå tilbake til en tidligere versjon av Excel (selv når du har oppdatert og lagret den):

1. Klikk kategorien Fil.
2. På infosiden klikker du på Administrer arbeidsbok, du finner alle de tidligere versjonene av den filen.
3. Klikk på versjonen du vil gjenopprette
4. Lagre filen (helst med et nytt navn).

Når du velger en tidligere lagret versjon og åpner den, viser Excel deg en melding som vist nedenfor. Du kan klikke på Gjenopprett for å få den forrige versjonen du har valgt, eller du kan lagre den som en ny fil med et annet navn.

Vær oppmerksom på at for at dette skal fungere, må du sørge for at alternativet for automatisk gjenoppretting er aktivert. Selv om det vanligvis er aktivert som standard, er det noe du kan sjekke og sikre. Jeg dekker hvordan du aktiverer 'AutoRecover' senere i denne opplæringen.

Når det gjelder å gjenopprette ikke-lagrede Excel-filer eller data, er dette de tre innebygde alternativene i Excel som kan brukes.

En annen måte (som jeg anbefaler på det sterkeste) er å lagre filene dine i skyen (OneDrive eller DropBox). Dette tar bort mange bekymringer ettersom skytjenestene beholder tidligere versjoner av filene dine.

Gjenopprett overskrevne Excel -filer / tidligere lagret versjon (fra skyen - OneDrive / DropBox)

Hvis du har for vane å lagre Excel -filene dine i skyen - ved å bruke tjenester som OneDrive eller DropBox, trenger du ikke helt å stole på Excel for å hjelpe deg med å gjenopprette ikke -lagrede filer eller tapte data.

Disse skytjenestene beholder også tidligere versjoner av Excel -filene dine.

La meg vise deg hvordan du får de tidligere versjonene fra OneDrive og DropBox. Jeg er sikker på at det må være mange flere slike tjenester som har denne funksjonaliteten.

Få den forrige versjonen av Excel -filen fra OneDrive

For å få den forrige versjonen av en Excel -fil, høyreklikk på den gjeldende versjonen i Onedrive og klikk på Versjonshistorikk.

Dette åpner filen, og du kan se alle de tidligere versjonene av filen i ruten til venstre.

Klikk på versjonen du vil ha. Det viser deg filinnholdet og gir deg også muligheten til å laste ned filen eller gjenopprette den.

Få den forrige versjonen av Excel -filen fra DropBox

På samme måte som OneDrive beholder DropBox også de tidligere versjonene av Excel -filene som du kan gå tilbake til og laste ned.

For å få de tidligere versjonene, gå til filen i Dropbox webportal og klikk på de tre prikkene for filen du vil se de tidligere versjonene for.

Klikk på Versjonshistorikk.

Dette viser deg alle versjonene av den filen. Du kan åpne og laste ned denne versjonen fra DropBox.

Hvis du har installert DropBox -mappen på systemet ditt og beholder filene dine der, kan du ganske enkelt høyreklikke på en av filene og klikke på Versjonshistorikk.

Hvis du gjør dette, tar du deg til webversjonen av DropBox hvor du kan se og laste ned alle versjonene av filen.

Forholdsregler for å muliggjøre enkel gjenoppretting av filer som ikke er lagret

Selv om Excel har noen standardinnstillinger som gjør at du har gode sjanser til å gjenopprette Excel -filer, er det fortsatt en god praksis å sørge for at alt er aktivert.

Aktiver AutoSave og AutoRecover

For å sikre at Excel lagrer filene dine automatisk og viser gjenopprettingsalternativer, må du ha disse aktivert.

Selv om det bør være aktivert som standard, kan du gjøre det manuelt hvis det ikke er det.

Nedenfor er trinnene for å aktivere AutoSave og AutoRecover -funksjonalitet i Excel:

1. Klikk på "Fil" -fanen
2. Klikk på "Alternativer"
3. I dialogboksen Alternativer for Excel klikker du på Lagre (den er i venstre rute i dialogboksen).
4. Sørg for at følgende innstillinger er aktivert (som vist nedenfor).

La meg raskt forklare hva disse alternativene betyr:

• Lagre AutoRecover -informasjon hvert X. minutt: Dette alternativet vil sørge for at filene dine lagres hvert 5. minutt (eller hvilken tidsverdi du angir her). Dette er 10 minutter som standard, og jeg har endret dette til 5 minutter. Du kan redusere dette ytterligere hvis du vil.
• Behold den siste automatisk gjenopprettede versjonen hvis jeg lukker uten å lagre: Dette vil sikre at i tilfelle Excel/systemet krasjer eller du lukker en fil uten å lagre, lagres en versjon som kan gjenopprettes automatisk.
• AutoRecover filplassering: Dette er standardplasseringen der automatisk gjenopprettede filer lagres. Du kan endre dette hvis du vil.

Merk: Hvis du har en stor fil med mange formler og diagrammer, vil det å lagre det hvert 5. minutt føre til ny beregning og noen mulig systemfrysing. Hvis du ikke vil ha det, kan du velge en lengre varighet (eller du kan endre beregningsmodus til manuell).

Opprett automatisk en sikkerhetskopi av den lagrede Excel -filen

Selv om alternativene Autosave og Autorecover er nyttige når du glemmer å lagre filene og systemkrasj, er automatisk backup noe som lager en kopi av filen når du lagrer den.

For eksempel, hvis jeg jobber med en fil med navnet Test.xlsx og jeg lagrer den i en mappe, vil dette automatisk opprette en kopi med navnet - ‘Sikkerhetskopiering av Test.xlk’

Når jeg lagrer testfilen, blir alle endringene også lagret i sikkerhetskopien.

Dette kan være nyttig hvis du gjør noen endringer i en lagret fil og vil angre den. I så fall kan du bruke sikkerhetskopien i stedet.

Eller hvis filen krasjer eller blir ødelagt, vil du ha sikkerhetskopien som vil ha det sist lagrede innholdet.

Nedenfor er trinnene for å aktivere funksjonen for automatisk sikkerhetskopiering for en arbeidsbok:

1. Klikk kategorien Fil.
2. Klikk på "Lagre som"
3. Klikk på Bla gjennom for å åpne dialogboksen "Lagre som".
4. Klikk på Verktøy -alternativet i dialogboksen Lagre som (det er i nedre høyre del av dialogboksen).
5. Klikk på "Generelle alternativer".
6. I dialogboksen "Generelle alternativer" merker du av for alternativet "Lag alltid sikkerhetskopi".
7. Klikk OK.
8. Lagre filen i ønsket mappe/plassering.

Når du lagrer denne filen, vil en eksakt kopi bli lagret med forhåndsreparasjonen ‘Sikkerhetskopiering av’.

Her er noen viktige ting du trenger å vite om bruk av denne funksjonen for automatisk sikkerhetskopiering i Excel:

• Dette er en arbeidsboknivåinnstilling. Dette betyr at hvis du aktiverer den for én arbeidsbok, vil den bare fungere for den arbeidsboken. Hvis du vil at den skal fungere for andre også, må du aktivere den manuelt.
• Dette er annerledes enn alternativene Autorecover og Autosave. Dette er uavhengige innstillinger, og konfigurering påvirker ikke den andre. Så du kan ha en arbeidsbok der AutoRecover, AutoSave og AutoBackup fungerer.
• Sikkerhetskopifilen lagres med en .XLK -forlengelse. Dette er utvidelsen for sikkerhetskopifiler, og du kan se en melding når du åpner denne filen. Bare klikk på Ja, så åpnes sikkerhetskopifilen.
• Sikkerhetskopifilen er alltid en versjon bak hovedfilen (unntatt tiden du lagrer den for første gang). For eksempel, hvis du oppretter en ny fil og aktiverer sikkerhetskopiering i den og gjør noen endringer og lagrer den. Dette vil lagre den nye filen samt en sikkerhetskopi av den. På dette tidspunktet vil begge filene (hovedfilen og sikkerhetskopien) være nøyaktig de samme. Hvis du gjør noen endringer i hovedfilen og lagrer den en gang, blir den ikke lagret i sikkerhetskopifilen. Men hvis du lagrer det igjen, blir det gjort i sikkerhetskopifilen også.

Automatisk sikkerhetskopiering er en god funksjon, siden den gir deg filens siste lagrede versjon i tilfelle du foretar noen uønskede endringer og lagrer filen. Du kan bruke sikkerhetskopifilen for å få versjonen før den siste lagrede versjonen.

Lagre automatisk en tidsstemplet kopi av Excel-arbeidsboken

Selv om alle metodene som er dekket så langt er avhengige av de innebygde Excel-funksjonene, kan du også bruke en kort VBA-kode for å sikre at du aldri mister arbeidet ditt.

Med en VBA -kode lagrer du en tidsstemplet kopi av Excel -filen din så snart du lagrer den (eller lukker den).

Dette sikrer at du alltid har alle de tidligere versjonene, og du kan gå tilbake og gjenopprette en fil i tilfelle du roter. Siden disse er tidsstemplet, kan du enkelt finne hvilken versjon du vil ha (eller hvor du rotet til).

Nedenfor er koden som vil lage en tidsstemplet kopi av arbeidsboken så snart du lagrer den:

Private Sub Workbook_BeforeSave (ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean) Application.ScreenUpdating = False Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \"ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now," dd-mm-yyyy hh: mm: ss ") &" "& ActiveWorkbook.Name Application.ScreenUpdating = True End Sub

Vær oppmerksom på at du må angi plasseringen av mappen der du vil lagre sikkerhetskopiene (endre banen uthevet med fet skrift i koden ovenfor).

Dette kan bety at du ender med mange kopier, men det kan være en enorm livredder når du jobber med kritiske prosjekter.

Du kan bruke en lignende kode for å lagre en kopi før du lukker arbeidsboken (i stedet for å lagre en kopi hver gang du lagrer).

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) Dim BackUpPath As String BackUpPath = "C: \ Users \ sumit \ Desktop \ Test \" ThisWorkbook.SaveCopyAs BackUpPath & Format (Now, "dd-mm-åååå hh-mm-ss") & "" & ActiveWorkbook.Name Slutt Sub

Du må sette denne koden i ThisWorkbook -kodevinduet.

For å gjøre dette, åpne VB Editor (hurtigtast - ALT + F11) og dobbeltklikk på This Workbook -objektet i prosjektutforskeren.

Reparasjon av korrupte Excel -filer

Hvis du befinner deg med en korrupt Excel -fil, er det noen få ting du kan gjøre.

Først og fremst kan du bruke reparasjonsalternativet som er innebygd i Excel.

Nedenfor er trinnene for å gjenopprette en ødelagt fil ved å reparere den:

1. Åpne Excel -programmet.
2. Klikk på "File" og klikk deretter på "Open" (eller bruk hurtigtasten Control + O).
3. Klikk på Bla gjennom -knappen.
4. Velg filen som er ødelagt i dialogboksen som åpnes.
5. Klikk på den lille trekant nedover i "Åpne" -knappen (som vist nedenfor).
6. Klikk på Åpne og reparer.
7. Excel viser deg en melding som vist nedenfor. Klikk på Reparer.

Hvis du er heldig, ville alt gå glatt, og du vil kunne gjenopprette dataene dine fra den ødelagte filen.

Hvis reparasjonsalternativet ikke fungerer, følger du trinnene ovenfor til trinn 5, og deretter klikker du på 'Pakk ut data' i stedet for reparasjon. Excel vil spørre deg om du vil "Konvertere til verdier" eller "Gjenopprette formler".

Du kan prøve å bruke det alternativet som fungerer for deg. Excel vil prøve å trekke ut så mye data som mulig, og lage en ny arbeidsbok med de ekstraherte dataene.

Hvis ikke dette også fungerer. Du må kanskje stole på tredjepartsverktøy for å gjenopprette korrupte Excel-filer.