Se video - Bruk Flash Fyll ut Excel (eksempler)
Flash Fill er et fantastisk verktøy som ble lagt til i Excel 2013 og er tilgjengelig i alle versjoner etter det.
Du kan bruke Flash Fill i Excel for å gjøre det enkelt å skrive inn data. Det er et smart verktøy som prøver å identifisere mønstre basert på dataoppføringen din og gjør det for deg.
Noen enkle eksempler på bruk av Flash Fill kan være å få fornavnet fra det fulle navnet, få initialer til navn, formatere telefonnumre, etc.
Bruke Flash Fyll ut Excel - eksempler
Her er noen eksempler der flashfylling virkelig kan spare tid ved å identifisere mønstre og gjøre det enkelt å legge inn data.
Eksempel 1 - Få fornavnet fra fullt navn
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Inntil Excel Flash Fill ble til, var måten å få fornavnet fra det fulle navnet å bruke tekst til kolonner eller bruke Excel -funksjoner.
Men nå kan du umiddelbart få resultatene ved å bruke det nye verktøyet på blokken - Flash Fill in Excel.
Slik kan du bruke Flash Fill i Excel for å få fornavnet:
- Velg celle ved siden av cellen som har dataene (B2 i dette tilfellet).
- Skriv inn dataene (fornavn i dette tilfellet).
- Velg cellen rett under den der du skrev inn data (B3 i dette tilfellet).
- Gå til fanen Data, og i Data Tools -gruppen klikker du på Flash Fill.
Excel Flash Fill ville automatisk fylle alle cellene med fornavnet fra datasettet.
Det gjøres på et blunk (og derav navnet Excel Flash Fill).
Hurtigtasten for å bruke Flash Fill i Excel er Kontroll + E.
Merk: Flash Fill er fremdeles ikke tilgjengelig i Excel for Mac -versjoner.Eksempel 2 - Få initialene fra navnet
Siden Flash Fill fungerer ved å identifisere mønstre, kan du bruke det til å få initialene til fornavn og etternavn.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Her er trinnene som bruker Flash Fill i Excel for å få initialene:
- Velg celle ved siden av cellen som har dataene (B2 i dette tilfellet).
- Skriv inn fornavnet initial i den valgte cellen.
- Velg cellen rett under den der du skrev inn data (B3 i dette tilfellet).
- Gå til fanen Data, og i Data Tools -gruppen klikker du på Flash Fill.
Excel Flash Fill ville automatisk fylle alle cellene med fornavnene.
Eksempel 3 - Sammenkoble navn i et annet format
Selv om du kan bruke Flash Fill i Excel til å dele data (i fornavn eller initialer som vist i eksempel 1 og 2 ovenfor), kan du også bruke dem til å slå sammen celler.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Intensjonen her er å kombinere navnene i følgende format - Etternavn, Fornavn. For eksempel ville Tony og Stark kombinere for å gi Stark, Tony.
Slik kan du bruke Flash Fill i Excel til å kombinere navn:
- Velg celle ved siden av cellen som har dataene (B2 i dette tilfellet).
- Skriv inn cellen med det kombinerte navnet i ønsket format.
- Velg cellen rett under den der du skrev inn data (B3 i dette tilfellet).
- Gå til fanen Data, og i Data Tools -gruppen klikker du på Flash Fill.
Excel Flash Fill ville automatisk fylle alle cellene der navnene er kombinert i det angitte formatet.
Eksempel 4 - Få brukernavn fra e -postadresser
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Intensjonen her er å få brukernavnet fra e -post -ID -en (for eksempel å få 'tonystark' fra [email protected]).
Slik kan du bruke Flash Fill i Excel for å hente brukernavnene fra e -post -ID -er:
- Velg celle ved siden av cellen som har dataene (B2 i dette tilfellet).
- Skriv inn cellen med brukernavnet fra e -post -ID -en fra cellen til venstre.
- Velg cellen rett under den der du skrev inn data (B3 i dette tilfellet).
- Gå til fanen Data, og i Data Tools -gruppen klikker du på Flash Fill.
Excel Flash Fill ville automatisk fylle alle cellene der brukernavnene fra de respektive e -post -ID -ene.
Eksempel 5 - Formater telefonnumre
Du kan bruke Flash Fill med tekst så vel som tall.
Her er et eksempel der du kan formatere telefonnumrene ved hjelp av Excel Flash Fill.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Intensjonen her er å få telefonnummeret i følgende format: XXX-XXX-XXXX.
Slik kan du bruke Flash Fill i Excel for å få telefonnummeret i ønsket format:
- Velg celle ved siden av cellen som har telefonnummeret (B2 i dette tilfellet).
- Skriv inn cellen med telefonnummeret i ønsket format.
- Velg cellen rett under den der du skrev inn data (B3 i dette tilfellet).
- Gå til fanen Data, og i Data Tools -gruppen klikker du på Flash Fill.
Excel Flash Fill ville automatisk fylle alle cellene med telefonnumrene i det angitte formatet.
Eksempel 6 - Pakk ut spesifikke datapunkter (for eksempel by fra adresse)
Du kan bruke Flash Fill i Excel til å trekke ut en del fra et datasett.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Intensjonen her er å få statskoden fra hver adresse.
Her er trinnene for å få statskoden fra adressen ved hjelp av Flash Fill in Excel:
- Velg celle ved siden av cellen som har telefonnummeret (B2 i dette tilfellet).
- I cellen skriver du inn statskoden fra adressen til venstre.
- Velg cellen rett under den der du skrev inn data (B3 i dette tilfellet).
- Gå til fanen Data, og i Data Tools -gruppen klikker du på Flash Fill.
Dette vil umiddelbart trekke ut alle statskodene i kolonne B.
På samme måte kan du også trekke ut PIN -koder.
Begrensninger for Flash Fyll ut Excel
Selv om Flash Fill er et fantastisk verktøy, er det viktig å vite begrensningene før du bruker det på store og viktige datasett:
- Resultatet av Flash Fill er statisk. Dette betyr at hvis du endrer det opprinnelige datasettet, vil Flash Fill -resultatet ikke endres.
- Flash Fill ignorerer cellen med et mellomromstegn. Hvis du bruker Flash Fill, må du kontrollere at cellene der resultatet kommer, ikke har mellomromstegn. Hvis det gjør det, ville Excel Flash Fill bare ignorere det.
- I noen tilfeller kan Flash Fill falle når det gjelder å identifisere mønsteret og gi feil resultat. For eksempel, hvis du trekker ut mellomnavnene, hvis det er navn uten mellomnavn, vil Flash Fill gi feil resultat (som vist nedenfor).
Excel Flash Fill -feil
Hvis Flash Fill ikke kan gjenkjenne et mønster, kan det vise seg en feil som vist nedenfor:
I slike tilfeller kan du fylle et par flere celler slik at Flash Fill kan gjenkjenne et mønster, eller dumpe ideen om å bruke Flash Fill og bruke Excel -funksjoner i stedet.
Du kan også like følgende Excel -opplæringsprogrammer:
- Slik bruker du Fill Handle i Excel.
- Hvordan lage en rullegardinliste i Excel.
- 10 tips for Excel -dataregistrering du ikke har råd til å gå glipp av.
