100+ Excel -intervju Spørsmål og svar for å gjøre deg jobbklar

Microsoft -applikasjoner som Word, Excel, PowerPoint brukes i nesten alle store organisasjoner, så vel som av millioner av små bedrifter, frilansere og gründere.

For noe som er så populært, er det fornuftig å ha en anstendig kunnskap om hvordan du bruker disse programmene effektivt. I noen stillingsroller innebærer en stor del av arbeidet å jobbe med disse programmene daglig.

Jeg har vært en del av mange intervjupaneler der jeg har sett kandidatene nevne Excel som en av ferdighetene de er ekspert på, men da jeg stilte noen spørsmål om det, eksponerte ekspertisen seg.

Hvis du forbereder deg på ditt neste intervju, og har listet Excel som en av dine ferdigheter, kan du ta litt tid å gå gjennom disse vanlige Excel -intervju -spørsmålene.

Jeg har prøvd å dekke alle de populære Excel -intervju -spørsmålene jeg har sett blitt stilt, i tillegg til noen som jeg trodde kunne være godt å vite.

Denne guiden kan også brukes av intervjuer som ønsker å måle Excel -ferdigheten til kandidatene i intervjuet.

Merk: Jeg vil fortsette å legge til nye spørsmål i denne guiden. Du kan bokmerke det slik at du kan komme tilbake og sjekke det senere.

Slik bruker du denne Excel -intervjuspørsmålguiden

• Hvis du har tid, gå gjennom hvert av Excel -spørsmålene.
• Hvis du vil lære om spesifikke emner, klikker du på emnetavnet fra innholdsfortegnelsen. Deretter kan du gå gjennom alle Excel -spørsmålene for det emnet.
• I de fleste spørsmålene har ytterligere lesing blitt foreslått, og relevante opplæringsprogrammer har blitt koblet til. Du kan gå gjennom disse opplæringsprogrammene for å få en dypere forståelse av emnet.
• Hvis du bare vil gjøre det grunnleggende riktig, går du gjennom alle spørsmålene bortsett fra de i boksene markert med blått. Excel -spørsmål i den blå boksen er på et avansert nivå.

Emner for spørsmål i Excel -intervju

Excel -formateringsspørsmål

Nedenfor er noen vanlige formateringsspørsmål i Excel -intervju (klikk på spørsmålet for å se svaret på det).

Hva er de forskjellige dataformatene i Excel?

Følgende formater er tilgjengelige i Excel:

• Tekstformat - Dette kan inkludere tekst så vel som alfanumeriske strenger (for eksempel ABC123). En tekststreng kan også inneholde tegnsetting og symboler.
• Nummerformat - Det er forskjellige formater, selv innenfor tall. For eksempel kan du ha desimaler, brøk, ha tusen skilletegn osv. Uansett hvilket format som er brukt, kan du bruke tall i beregninger som addisjon, subtraksjon, divisjon og multiplikasjon.
• Datoformat - Det viktigste å vite om datoer er at disse lagres som tall i Excel. Du kan imidlertid formatere den til å bli vist som datoer. For eksempel vil 01-01-2019 bli lagret som 43466 i Excel, som er nummeret for den oppgitte datoen. I Excel kan du vise datoer i forskjellige formater som f.eks lang date (1. januar2021-2022), kort date (01-01-2019), etc.
• Regnskap / valutaformat - Når du bruker regnskaps- / valutaformatet til et tall, legger Excel til valutasymbolet sammen med to desimaler.
• Prosentformat - Du kan formatere tall som skal vises som prosent. For eksempel kan du lage 0,1 for å vise seg som 10% når du bruker prosentformatet på det.

Hvordan kan du pakke inn tekst i Excel?

Ved å pakke inn tekst i Excel kan du unngå at tekst flyter ut av cellen. Ved å bruke alternativet vikle tekst, kan du sørge for at all teksten passer fint i en enkelt celle (som kan endre høyden).

For å pakke inn tekst, velg cellen, gå til kategorien Hjem og klikk på alternativet Wrap text i justeringsgruppen. Vær oppmerksom på at dette er en vippeknapp, noe som betyr at hvis du klikker på den igjen, vil den pakke ut teksten.

Hvordan kan du slå sammen celler i Excel?

For å slå sammen celler, må du først velge cellene du vil slå sammen, deretter gå til kategorien Hjem og klikke på alternativet "Flett og senter" i justeringsgruppen.

Vær oppmerksom på at mens du bruker ‘Flett og senter’ får jobben gjort, er det ikke den mest effektive måten å gjøre det på. Problemet med å bruke 'Flett og senter' er at de resulterende cellene ikke ville sortert ordentlig. Den riktige måten å slå sammen celler er ved å bruke alternativet "Senter på tvers av valg".

Du kan lese mer om sammenslåing av celler på riktig måte her.

Hva brukes ‘Formatmaler’ til?

"Formatmaler" lar deg kopiere formatet fra en celle og bruke det på en annen celle (eller celleområde).

Du kan lese mer om Format Painter her.

Hvordan vil du slette all formateringen uten å fjerne celleinnholdet?

Noen ganger kan det være lurt å fjerne all formatering (farger, kantlinjer, skriftstil, etc.) og bare ha enkle data. Du kan gjøre det ved å fjerne all formatering i Excel.

For å gjøre dette må du bruke alternativet 'Slett formater', som du finner i kategorien Hjem i redigeringsgruppen. Det blir synlig når du klikker på "Slett" rullegardinmenyen.

Vær oppmerksom på at det også er andre alternativer - for eksempel klart innhold, klare kommentarer og klare hyperkoblinger. Hvis du vil slette alt - bruk alternativet "Slett alt".

Hva er betinget formatering?

Betinget formatering lar deg formatere en celle basert på verdien i den. For eksempel, hvis du vil markere alle cellene der verdien er mindre enn 30 med en rød farge, kan du gjøre det med betinget formatering.

Du kan lese mer om betinget formatering her.

Hvordan vil du markere celler med negative verdier i det?

Du kan gjøre dette ved å bruke betinget formatering. Her er trinnene:

• Velg cellene der du vil markere cellene med negativ verdi.
• Gå til kategorien Hjem og klikk på Betinget formatering.
• Gå til Uthev Cellecules og klikk på alternativet 'Less Than'.
• Angi verdien som 0 og formateringen i dialogboksen "Mindre enn".

Hvordan vil du markere celler med dupliserte verdier i den?

Du kan enkelt gjøre dette ved å bruke betinget formatering. Her er trinnene:

• Velg dataene du vil markere dupliserte celler i.
• Gå til kategorien Hjem og klikk på Betinget formatering.
• Gå til Uthev cellelinjer og klikk på alternativet 'Dupliser verdier'.

Hvordan vil du markere celler med feil i den?

I Excel kan det være forskjellige typer feil - for eksempel #N/A, #DIV/0 !, #VALUE!, #REF !, #NAME og #NUM.

Du kan markere alle cellene som inneholder noen av disse feilene ved å bruke betinget formatering.

Her er trinnene for å markere celler med feil:

• Velg dataene du vil markere cellene med feil i.
• Gå til kategorien Hjem og klikk på Betinget formatering.
• Klikk på "Ny regel".
• I dialogboksen Ny formateringsregel velger du ‘Bruk en formel for å bestemme hvilke celler som skal formateres’.
• Skriv inn i formelfeltet = FEIL (A1), hvor A1 er den aktive cellen i utvalget.
• Klikk på Format -knappen og angi fargen du vil markere cellene i.
• Klikk OK.

Hvordan kan du gjøre tekst usynlig i Excel?

Det er flere måter å gjøre dette på:

• Du kan ganske enkelt gjøre skriften hvit, og den vil se ut som om den er usynlig.
• [Better Way] Du kan endre gjøre teksten usynlig ved å endre det egendefinerte formatet. Her er trinnene for å gjøre dette. Velg cellen, trykk på Control + 1 (hold kontrolltasten og trykk 1). Dette åpner dialogboksen Formater celler. I Custom -alternativet skriver du inn ;;; i egendefinert alternativfelt. Dette vil gjøre teksten usynlig (men den vil fortsatt være der).

Excel formel spørsmål

Nedenfor er noen vanlige Excel -formelspørsmål for intervjuer (klikk på spørsmålet for å se svaret på det).

Hva er rekkefølgen på operasjoner som brukes ved evaluering av formler i Excel?

Følgende er prioritetsrekkefølgen i Excel -formler:

• Parentese (Bracketer)
• Exponentiation (^)
• Multiplication eller Division - begge har lik forrang og blir evaluert ut fra det som kommer først
• ENddition eller Subtraction - begge har lik forrang og blir evaluert ut fra det som kommer først

En enkel måte å huske dette på er ved forkortelsen PEMDAS - som er det første alfabetet til hver operatør.

Hva er forskjellen mellom en funksjon og en formel i Excel?

En formel er et brukerdefinert uttrykk som beregner en verdi. En funksjon er forhåndsdefinert innebygd operasjon som kan ta det angitte antallet argumenter. En bruker kan lage formler som kan være komplekse og kan ha flere funksjoner i den.

For eksempel er = A1+A2 en formel og = SUMME (A1: A10) er en funksjon.

Hva er ifølge deg de fem beste funksjonene i Excel?

Dette spørsmålet blir ofte stilt for å forstå komforten til en kandidat med Excel -funksjoner. Selv om det er 450+ funksjoner i Excel og det ikke er noen kriterier for å velge de fem beste, er det de jeg mener er verdige:

• VLOOKUP
• TELLING
• SUMIF
• IFERROR
• INDEKS / MATCH

Jeg har valgt funksjonene ovenfor, siden disse ikke er veldig grunnleggende og er ganske nyttige for noen som gjør analyse i Excel. Du kan også vurdere følgende funksjoner - SUMPRODUCT, TEXT, SUM, GJENNOMSNITT, LEN/VENSTRE/HØYRE/MIDT.

Igjen, det er ikke noe riktig eller galt svar på dette. Bare sørg for at du kjenner funksjonene du nevner.

Du finner detaljerte forklaringer på de mest populære Excel -funksjonene her.

Hva er forskjellen mellom absolutte og relative cellereferanser?

I Excel refererer referanse til en cellereferanse - for eksempel A1 eller områdereferanse - for eksempel A1: A10.

Relative referanser: Dette er cellereferanser som endres når du kopierer og limer inn formelen som har referansene. For å gi deg et enkelt eksempel, hvis du setter = A10 i celle A1, og deretter kopierer du celle A1 og limer den inn i celle A2, vil referansen endres til A11. Dette skjer da dette er en relativ cellereferanse og den endres i forhold til cellen den er kopiert fra.

Absolutte referanser: Dette er referansene som forblir de samme og ikke endrer kopier og lim inn formelen som har referansene. For eksempel, hvis du legger = $ A $ 10 i celle A1 og deretter kopierer celle A1 og limer den inn i celle A2, vil referansen fortsatt forbli $ A $ 10. $ -Tegnet før kolonne -alfabetet og radnummeret gjør det absolutt.

Du kan lese mer om absolutte og relative referanser her.

Hva er de forskjellige typene feil du kan støte på i Excel?

Når du arbeider med Excel, kan du støte på følgende seks typer feil:

1. #I/A -feil: Dette kalles feilen 'Verdi ikke tilgjengelig'. Du vil se dette når du bruker en oppslagsformel og den ikke finner verdien (derfor ikke tilgjengelig).
2. #DIV/0! Feil: Du vil sannsynligvis se denne feilen når et tall er delt på 0. Dette kalles divisjonsfeil.
3. #VERDI! Error: Verdifeilen oppstår når du bruker en feil datatype i en formel.
4. #REF! Feil: Dette kalles referansefeil, og du vil se dette når referansen i formelen ikke lenger er gyldig. Dette kan være tilfelle når formelen refererer til en cellereferanse og at cellereferansen ikke eksisterer (skjer når du sletter en rad/kolonne eller regneark som ble referert i formelen).
5. #NAME FEIL: Denne feilen er sannsynligvis et resultat av en feilstavet funksjon.
6. #NUM FEIL: Antall feil kan oppstå hvis du prøver å beregne en veldig stor verdi i Excel. For eksempel vil = 194^643 returnere en tallfeil.

Hvordan kan du takle feil når du arbeider med Excel -formler?

Det er forskjellige måter du kan løse feilene i Excel:

1. Du kan markere feilene ved å bruke betinget formatering. Dette krever bruk av FEIL -funksjonen i betinget formatering.
2. Du kan bruke IFERROR -funksjonen i Excel for å få en bestemt verdi i tilfelle formelen returnerer en feil.
3. Du kan bruke ISERROR for å få TRUE i tilfelle det er en feil og FALSE hvis det ikke er det.
4. Du kan bruke IFNA -funksjonen til å løse #N/A -feilen.

Hvilken funksjon ville du bruke for å få gjeldende dato og klokkeslett i Excel?

Følgende funksjoner kan brukes:

• TODAY () - Denne funksjonen tar ingen argumenter og returnerer gjeldende datoverdi.
• NOW () - Denne funksjonen tar ingen argumenter og vil returnere gjeldende dato og klokkeslett.

Husk at datoer og klokkeslett er lagret som tall i Excel. Så du kan utføre operasjoner som addisjon/subtraksjon med disse datoene.

Hvordan kan du kombinere teksten fra flere celler ved hjelp av en formel?

For å kombinere tekst fra forskjellige celler kan du bruke en av følgende tre metoder:

1. TEXTJOIN -funksjon - Hvis du bruker Office 365 -abonnement, har du TEXTJOIN -funksjonen tilgjengelig i din versjon. Klikk her for å lese hvordan det fungerer.
2. CONCATENATE -funksjon - Hvis du vil kombinere verdier i celle A1 og A2, kan du bruke formelen = CONCATENATE (A1, A2)
3. Ampersand (&) -operatør: Dette fungerer akkurat som CONCATENATE -funksjonen. For å kombinere tekststrenger i celle A1 og A2, bruk formelen = A1 & A2

Du kan lese mer om å slå sammen strenger i Excel her.

Hvilken formel vil du bruke for å finne lengden på en tekststreng i en celle?

Du kan finne lengden på en streng i en celle ved hjelp av LEN -funksjonen.

For eksempel, hvis du vil vite lengden på strengen i celle A1, kan du bruke formelen = LEN (A1)

Hva er syntaksen til VLOOKUP -funksjonen?

VLOOKUP er definitivt en av de mest populære Excel -funksjonene. Og dette er også et av de mest stilte Excel -spørsmålene jeg har sett i intervjuer.

Her er VLOOKUP -syntaksen:

= VLOOKUP (oppslagsverdi, tabellarray, col_index_num, [range_lookup])

• oppslag_verdi - Dette er oppslagsverdien du prøver å finne i kolonnen til venstre i en tabell. Det kan være en verdi, en cellereferanse eller en tekststreng. I eksemplet på poengsummen vil dette være navnet ditt.
• tabell_array - Dette er tabellmatrisen der du leter etter verdien. Dette kan være en referanse til et celleområde eller et navngitt område. I eksemplet på poengsummen vil dette være hele tabellen som inneholder poengsum for alle for hvert emne
• col_index - Dette er kolonneindeksnummeret du vil hente samsvarende verdi fra. I eksempeleksemplet, hvis du vil ha poengene for matematikk (som er den første kolonnen i en tabell som inneholder poengsummene), vil du se i kolonne 1. Hvis du vil ha poengene for fysikk, vil du se i kolonnen 2.
• [range_lookup] - her angir du om du vil ha en eksakt samsvar eller en omtrentlig samsvar. Hvis den utelates, er den som standard SANN - omtrentlig samsvar.

Hvis du har tid, anbefaler jeg å gå til denne VLOOKUP -funksjonsguiden jeg opprettet med 10 praktiske eksempler.

Hvordan ville du bli kvitt ledende / etterfølgende / doble mellomrom i en tekst i Excel?

For å bli kvitt ledende, etterfølgende og doble mellomrom, må du bruke TRIM -funksjonen.

For eksempel, hvis du har en tekststreng i celle A1 og du vil fjerne mellomrommene, kan du bruke følgende formel:

= TRIM (A1)

Vær oppmerksom på at det ikke fjerner enkelt mellomrom mellom ord.

Excel TRIM-funksjon gjør en god jobb med å fjerne mellomrom i Excel, men den mislykkes når du har tegn som ikke skrives ut (for eksempel linjeskift) i datasettet. For å fjerne tegn som ikke skrives ut, kan du bruke en kombinasjon av TRIM- og CLEAN-funksjoner.

Hvis du har tekst i celle A1 som du vil fjerne mellomrom fra, bruker du formelen nedenfor:

= TRIM (RENGJØR (A1))

Du kan lese mer om det her.

Hva er de kjente begrensningene for VLOOKUP -funksjonen?

VLOOKUP -funksjonen er veldig nyttig, men den har også noen få begrensninger:

• Den kan ikke brukes når oppslagsverdien er til høyre. For at VLOOKUP skal fungere, bør oppslagsverdien alltid være i kolonnen lengst til venstre. Nå kan denne begrensningen overvinnes ved å bruke den med andre formler, den har en tendens til å gjøre formler komplekse.
• VLOOKUP ville gi et feil resultat hvis du legger til/sletter en ny kolonne i dataene dine (ettersom kolonnenummerverdien nå refererer til feil kolonne). Du kan gjøre kolonnenummeret dynamisk, men hvis du planlegger å kombinere to eller flere funksjoner, hvorfor ikke bruke INDEX/MATCH i utgangspunktet.
• Når den brukes på store datasett, kan det gjøre arbeidsboken treg.

Du kan lese min sammenligning av VLOOKUP Vs. INDEKS/MATCH her.

Her er noen eksempler på bruk av INDEX MATCH -kombinasjonen i Excel.

Når ville du brukt SUBTOTAL -funksjonen?

Når du jobber med tabelldata, kan du bruke SUBTOTAL -funksjonen til å få forskjellige subtotaler - som GJENNOMSNITT, TELLING, MAKS, MIN, STDEV.

Et av høydepunktene i SUBTOTAL -funksjonen er at den lar deg ignorere skjulte/filtrerte celler. Så hvis du har et stort datasett og filtrerer det ut fra et kriterium eller skjuler noen rader, oppdateres SUBTOTAL -funksjonen automatisk for å gi deg resultatet fra de synlige cellene.

Selvfølgelig, hvis du ikke vil at dataene fra filtrerte/skjulte celler skal ignoreres, kan du også gjøre det.

Hva er flyktige funksjoner? Kan du nevne noen?

En flyktig funksjon beregner formelen om og om igjen (når det er endringer i regnearket). Dette kan bremse arbeidsboken betraktelig.

Et veldig enkelt eksempel på en flyktig funksjon er funksjonen NOW () (for å få gjeldende dato og klokkeslett i en celle). Hver gang du redigerer en celle i et regneark, blir den beregnet på nytt. Dette er greit hvis du har et lite datasett og færre formler, men når du har store regneark, kan dette redusere prosessen betydelig.

Her er en liste over flyktige formler:

• Svært flyktig: RAND (), NÅ (), I DAG ()
• Nesten flyktig: OFFSET (), CELL (), INDIRECT (), INFO ()

BONUS TIPS: Betinget formatering er også flyktig. Du bør bare bruke cellene der det er nødvendig.

Tastatursnarveier i Excel

Nedenfor er noen vanlige Excel -intervju -spørsmål om hurtigtaster som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålet for å se svaret).

Hva er de mest nyttige hurtigtastene du bruker?

Det er hundrevis av Excel -hurtigtaster. Jeg viser de fem beste snarveiene, men hvis du har din egen, kan du gjerne bruke den.

1. KONTROLL D for å fylle ut innholdet fra cellen ovenfor.
2. SKIFT mellomromstasten for å velge hele raden (eller CONTROL + mellomrom for å velge hele kolonnen).
3. KONTROLL - for å slette celler/rad/kolonne. Dette åpner dialogboksen for sletting der du kan velge hva du vil slette.
4. KONTROLL; for å sette inn gjeldende dato (KONTROLL SKIFT; setter inn gjeldende klokkeslett).
5. KONTROLL PAGEUP/PAGEDOWN å bla gjennom regnearkene.

Du kan lese følgende opplæringsprogrammer hvis du vil ha flere hurtigtaster:

• 20 Excel -hurtigtaster som vil imponere sjefen din
• 200+ Excel -hurtigtaster

Hva er snarveien for å åpne dialogboksen Søk og erstatt

• KONTROLL F - Dette åpner dialogboksen Finn og erstatt med fanen Finn valgt.
• KONTROLL H - Dette åpner dialogboksen Finn og erstatt med kategorien Erstatt valgt.

Hva er snarveien for stavekontroll?

F7 - Dette åpner stavekontrolldialogboksen.

Hva er snarveien til å automatisk summere rader/kolonner automatisk?

ALT =

Hvis du har tall i en kolonne/rad, kan du raskt få summen ved å bruke denne hurtigtasten i Excel.

Hva er snarveien for å åpne en ny Excel -arbeidsbok?

KONTROLL N

Dette fungerer bare når du har Excel -programmet åpent.

Hvordan kan du velge alle cellene i regnearket

Du kan bruke KONTROLL A A - hold inne kontrolltasten og trykk på A -tasten to ganger.

Hvis du ikke har noen data rundt den aktive cellen, vil du trykke på A -tasten en gang for å velge hele regnearket. Men hvis det er data, trykker du på A -tasten en gang for å velge hele dataene og slå den igjen, og deretter markerer alle cellene i regnearket.

Hvordan ville du sette inn en ny linje i samme celle?

For å sette inn en ny linje i samme celle, bruk snarveien ALT Enter - hold inne ALT -tasten og trykk enter.

Hva er snarveien for å sette inn en kommentar i Excel?

SKIFT F2

Velg cellen der du vil legge til kommentaren, hold inne ALT -tasten og trykk på F2 -tasten.

Hvis du har valgt et celleområde, vil den bare sette inn kommentaren i den aktive cellen.

Excel Pivot Table Spørsmål

Nedenfor er noen vanlige Excel -intervju -spørsmål om pivottabell som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålet for å se svaret).

Hva er et pivottabell, og når vil du bruke det?

En pivottabell er en funksjon i Microsoft Excel som lar deg raskt oppsummere enorme datasett (med noen få klikk).

Selv om du er helt ny i Excel -verdenen, kan du enkelt bruke et pivottabell. Det er like enkelt som å dra og slippe rader/kolonneoverskrifter for å lage rapporter.

For å gi deg et eksempel, hvis du har 10 000 rader salgsdata fra fire forskjellige regioner, kan du bruke en pivottabell til å umiddelbart finne det totale salget i hver region. Hvis du vil gå nærmere inn på og se hva som er salget av hvert produkt i hver region, kan du enkelt gjøre det (det er bokstavelig talt like enkelt som å dra et datapunkt i en boks).

Du kan lese mer om pivottabeller her.

Hva er de forskjellige seksjonene i et pivottabell?

Et pivottabell består av fire forskjellige seksjoner:

• Verdier Område: Dette er området der verdiene rapporteres.

• Rader område: Overskriftene til venstre for Verdier -området utgjør rader -området.

• Kolonner Område: Overskriftene øverst i Verdier -området gjør kolonnen -området.

• Filterområde: Det er et valgfritt filter som du kan bruke til å gå nærmere inn i datasettet.

Hva er skiver?

Skiver ble introdusert i pivottabellen i 2010 -versjonen av Excel.

En Pivot Table Slicer lar deg filtrere dataene når du velger ett eller flere alternativer i Slicer -boksen (som vist nedenfor).

Hva er et Pivot Chart

Når du oppretter en pivottabell, får du oppsummeringen av dataene dine. Du kan også plotte denne oppsummeringen i et diagram som er koblet til dataene.

Dette diagrammet kalles Pivot Chart.

En stor fordel med å bruke et pivottabell er at det oppdateres når du endrer pivottabelloppsettet. For eksempel, hvis du har det totale salget etter region, og du oppdaterer pivottabellen for å vise salgsdata for hvert produkt i regionene, vil pivottabellen følgelig oppdatere.

Hva er forskjellen mellom Pivot Charts vs Regular Charts?

Selv om Pivot Charts er fantastiske og har muligheten til å oppdatere når Pivot Table oppdateres, er disse ikke like fleksible som de vanlige diagrammene.

Generelt kan du gjøre mye tilpasning i et vanlig Excel -diagram, men ikke i et Pivot -diagram. Hvis du tilpasser et pivottabell og deretter oppdaterer pivottabellen, vil du sannsynligvis miste tilpasningen.

Til tross for begrensningene er Pivot -diagrammer nyttige og kan bidra til å lage raske visninger fra et pivottabell.

Hvordan kan du oppdatere et pivottabell?

For å oppdatere en pivottabell, klikk på hvilken som helst celle i pivottabellen, høyreklikk og velg Oppdater.

En annen måte å oppdatere et pivottabell på er å velge hvilken som helst celle i pivottabellen. Det vil aktivere kategorien Pivottabellverktøy. Klikk på "Oppdater" i kategorien Analyser.

Du kan lese mer om oppdatering av pivottabellen her.

Kan du gruppere datoer i pivottabeller?

Hvis du har datovise oppføringer, kan du enkelt gruppere disse i følgende segmenter:

• År
• Kvartaler
• Måneder
• Uker
• Dager
• Timer / minutter / sekunder

Alternativet for å gruppere data i pivottabell er i Analyser -fanen, som blir synlig når du velger en celle i pivottabellen i radene.

Du kan lese mer om gruppering av datoer i pivottabellen her.

Hva er en Pivot Cache?

Pivot Cache er noe som automatisk genereres når du oppretter en pivottabell. Det er et objekt som inneholder en kopi av datakilden. Selv om du ikke kan se den, er den en del av arbeidsboken og er koblet til pivottabellen. Når du gjør noen endringer i pivottabellen, bruker den ikke datakilden, den bruker snarere pivotbufferen. Grunnen til at en pivotbuffer blir generert, er for å optimalisere pivottabellens funksjon. Selv når du har tusenvis av rader med data, er en pivottabell superrask i å oppsummere den. Du kan dra og slippe elementer i rader/kolonner/verdier/filtre -bokser, og det vil umiddelbart oppdatere resultatene. Pivot Cache muliggjør denne raske funksjonen til en pivottabell.

Kan du lage et pivottabell fra flere bord?

Ja, du kan lage en pivottabell fra flere forskjellige tabeller. Imidlertid må det være en forbindelse i disse tabellene.

For eksempel, hvis du har to tabeller, en med dato, produkt -ID og salgsverdi, og en annen som har produkt -ID og produktnavn, kan du kombinere disse som den vanlige kolonnen i produkt -ID.

Når du har koblet disse tabellene, kan du lage et pivottabell fra disse.

En avgjørende del av dette er å sette opp tabellrelasjoner (hvor du angir forholdet mellom 2 tabeller).

Du kan lese mer om dette her.

Hva er beregnede felt i pivottabell?

Et beregnet felt lar deg legge til en kolonne i pivottabelldataene der du kan bruke de eksisterende kolonnene til å gjøre noen beregninger.

La meg gi deg et enkelt eksempel.

Anta at du har et datasett med forhandlere, og du har opprettet et pivottabell som vist nedenfor:

Ovenstående pivottabell oppsummerer salgs- og resultatverdiene for forhandlerne.

Hva om du også vil vite hva som var fortjenestemarginen til disse forhandlerne (hvor fortjenestemarginen er "Profitt" delt på "Salg").

Du har et par alternativer:

• Du kan gå tilbake til det opprinnelige datasettet og legge til denne nye kolonnen. Dette er mulig, men ikke den beste løsningen, da det endrer det opprinnelige datasettet og øker filstørrelsen.
• Du kan gjøre denne beregningen utenfor pivottabellen. Dette er greit hvis pivottabellen din er statisk, men hvis du oppdaterer tabellen eller endrer oppsettet, må du gjøre beregningene igjen.
• Du legger til et beregnet felt.

Vurder Beregnet felt som en virtuell kolonne som du har lagt til ved hjelp av de eksisterende kolonnene fra pivottabellen.

Det er mange fordeler med å bruke et pivottabellberegnet felt:

• Det krever ikke at du håndterer formler eller oppdaterer kildedata.
• Den er skalerbar, da den automatisk tar hensyn til alle nye data du kan legge til i pivottabellen. Når du har lagt til et beregningsfelt, kan du bruke det som alle andre felt i pivottabellen.
• Det er enkelt å oppdatere og administrere. For eksempel, hvis beregningene endres eller du må endre beregningen, kan du enkelt gjøre det fra selve pivottabellen.

Du kan lese mer om pivottabellens beregnede felt her.

Excel kartspørsmål

Nedenfor er noen vanlige Excel -intervju -spørsmål om kartlegging som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålet for å se svaret).

Hva er et kolonnediagram?

Et kolonnediagram består av vertikale stolper som brukes til å sammenligne verdier over tid eller to sammenligne verdier i forskjellige kategorier.

For eksempel kan du bruke den til å se hvordan salget har gjort gjennom årene. Eller du kan bruke den til å sammenligne hvilken produktkategori som har gjort bedre salg. Siden du kan se alle de vertikale stolpene på en gang, er det lettere å se og sammenligne visuelt.

Du kan også lage grupperte kolonnediagrammer, der du kan ha flere kolonner for samme kategori eller år (noe som vist nedenfor).

Hva er et stolpediagram?

Et stolpediagram består av horisontale søyler som brukes til å sammenligne verdier i forskjellige kategorier.

For eksempel kan du bruke den til å sammenligne hvilken produktkategori som har gjort bedre salg. Eller hva som har vært svaret på en undersøkelse.

Du kan også lage grupperte stolpediagrammer, der du kan ha flere søyler for samme kategori (noe som vist nedenfor).

Hva er et linjediagram?

Linjediagram er nyttig når du vil vise en trend gjennom årene (eller andre tidsperioder som uker, måneder eller kvartaler).

Du kan ha flere linjer i et linjediagram. Dette vil tillate deg å sammenligne forskjellige kategorier over samme tidsperiode (noe som vist nedenfor).

Hva er et Scatter -diagram?

Et spredningsdiagram brukes til å sammenligne to sett med verdier. For eksempel kan du ha data om forskjellige produkter på to KPI -er, og du kan plotte dataene på et spredningsdiagram (som vist nedenfor).

Dette lar deg se hvilke produkter som gjør det bra på både KPI-ene (den øverste høyre kvadranten) eller gjør det dårlig på begge KPI-ene (nederst til venstre).

Du kan se et eksempel på spredningsdiagram i aksjon i KPI -oversikten her.

Er kakediagrammer gode? Skal den brukes i rapporter/dashbord?

Det er to tankeskoler.

Det er noen som fullstendig hater Pie chart og anbefaler å aldri bruke disse (for eksempel denne artikkelen). Og så er det noen (inkludert meg selv), som en gang bruker kakediagrammer i dashbord i rapporter.

Det er mange ledere som er komfortable med sektordiagrammer og synes disse er enkle å lese. Så hvis du vil vise en oppdeling av inntektene etter divisjon (der du bare har noen få divisjoner), kan du bruke et sektordiagram.

La meg være tydelig. Kakediagrammet kan erstattes fullstendig av et stolpediagram. Det er ingen ekstra fordel ved å bruke den. Men i noen tilfeller gir kakediagrammer en god historie (for eksempel viser det at en divisjon gir ~ 75% av inntektene som vist nedenfor).

Du bør unngå å bruke sektordiagrammer:

• I tilfelle forskjellen i verdier ikke er signifikant. Forskjellen visualiseres bedre ved hjelp av et stolpediagram.
• I tilfelle det er for mange deler i et sektordiagram. I slike tilfeller kan det se rotete ut.

Hva er et fossediagram? Når ville du brukt den?

Et fossediagram viser forskjellige verdier (positive og negative) som fører til den endelige resultatverdien. For eksempel, hvis du analyserer selskapers nettoinntekt, kan du ha alle kostnadskomponentene vist i fossediagrammet.

Dette vil hjelpe deg visuelt å se hvordan verdien fra inntekt til nettoinntekt oppnås når alle kostnadene er trukket fra.

Hva er kombinasjonsdiagrammer?

Kombinasjonskart er de der du kombinerer mer enn én diagramtype. Et populært eksempel på dette viser stolpediagram med linjediagram.

Kombinasjonskart lar deg presentere og sammenligne to forskjellige datasett som er relatert til hverandre. For eksempel kan du være interessert i å plotte inntektstallene til et selskap, og samtidig også kunne vise hvordan fortjenestemarginen har endret seg. Et kombinasjonsdiagram (som vist nedenfor) er en passende måte å gjøre dette på.

Hva er en sekundærakse i et diagram?

I et diagram er det en Y -akse hvor du viser skalaen du kan måle diagrammet på (være et stolpediagram eller linjediagram eller andre).

I tilfeller der du har to viser to forskjellige typer datasett med en betydelig forskjell i verdi, kan du bruke sekundæraksene.

For å gi deg et eksempel, hvis du vil vise inntektene og nettoinntektsmarginen i samme diagram, må du vise to forskjellige akser. Dette er fordi inntektstallene kan være i tusenvis eller millioner, men nettoinntektsmarginen vil være i prosent og alltid mindre enn 100%. I dette tilfellet må du ha to akser, en som viser skala for inntekt og en som skalerer for netto inntektsmargin.

Så når du legger til ytterligere akser, kalles det sekundæraksene. I figuren nedenfor er aksene til høyre sekundæraksene.

Hva er et Bullet -diagram? Når skal vi bruke den?

Bullet -diagrammer ble designet av dashbordeksperten Stephen Few, og siden har det blitt allment akseptert som en av de beste kartfremstillingene der du må vise ytelse mot et mål.

Noe av det beste med punktdiagrammer er at den er fullpakket med informasjon og tar lite plass i rapporten eller dashbordene.

Nedenfor er et eksempel på et punktdiagram:

Vær oppmerksom på at punktdiagrammer ikke er en standard diagramtype i Excel, og du må bruke en rekke trinn for å lage disse.

Du kan lese mer om punktdiagrammer her.

Spørsmål i Excel -dataanalyse

Nedenfor er noen vanlige Excel -intervju -spørsmål om dataanalyse som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålet for å se svaret).

Hvordan erstatte en verdi med en annen i Excel?

Du kan erstatte en verdi med en annen ved å bruke FIND & REPLACE -funksjonen i Excel.

For å gjøre dette, velg datasettet og bruk hurtigtasten - CONTROL H (hold kontrolltasten og trykk deretter H). Dette åpner dialogboksen Finn og erstatt.

I denne dialogboksen kan du angi verdien du vil endre og erstatningsverdien.

Hvis du er interessert i å lære mer om Finn og erstatt, klikk her.

Hva slags datafiltre er tilgjengelige i Excel?

I Excel kan du filtrere et datasett basert på typen data.

Følgende typer datafiltre er tilgjengelige i Excel:

• Tekstfilter
• Nummerfilter
• Datofilter

Du kan bruke filter på et datasett ved å velge dataene, klikke på kategorien Hjem og klikke på filterikonet.

Når du har tabelldata og du bruker filtre, basert på dataene i kolonnen, viser Excel deg det relevante filteret. For eksempel, hvis du har tekstdata, vil det vise deg filtre knyttet til tekst (for eksempel tekst inneholder, begynner med, slutter med, etc.).

Du C

Hvordan kan du sortere data i Excel?

Det er en sorteringsfunksjon i Excel som kan sortere data basert på tekst, tall eller farger.

Her er noen måter å sortere data i Excel:

• Velg dataene og klikk på et av de to sorteringsikonene i Data -fanen.
• Velg dataene og klikk på Sorter -ikonet. Den åpner sorteringsdialogboksen, og du kan angi kolonnen som skal sorteres og kriteriene (stigende/synkende).
• Bruk datafilter, og klikk på filteret. Sammen med filteralternativene viser den også datasorteringsalternativene.

Du kan lese mer om datasortering her.

Hva er datavalidering?

Datavalidering lar deg bare legge inn dataene i en celle som tilfredsstiller et kriterium.

For eksempel, hvis du bare vil ha tall angitt i en celle, kan du bruke datavalidering til å gjøre dette. Hvis noen skriver inn noe annet enn tall, viser Excel en feil og ikke tillater det.

Valideringsalternativer for data er tilgjengelige i datafanen.

Du kan lese mer om datavalidering her.

Datavalidering kan være veldig nyttig når du oppretter skjemaer i Excel. For eksempel, hvis du vil at en bruker bare skal angi alderen, kan du bruke datavalidering for å sikre at cellen bare godtar en numerisk verdi.

Hvordan kan du transponere et datasett i Excel?

Det er to populære måter å transponere data i Excel:

• Bruk dialogboksen Lim inn spesial.
• Bruke Transpose -funksjonen.

Med dialogboksen Lim inn spesiell må du først kopiere dataene du vil transponere, velge cellen der du vil lime den inn, høyreklikke og gå til Lim inn spesiell, og velge alternativet Transponer (som vist nedenfor).

Du kan lese mer om transponering av data i Excel her.

Hvordan kan du velge alle tomme celler i Excel?

Hvis du jobber med et datasett som har tomme celler i det, kan du enkelt velge disse cellene i Excel. Når de er valgt, kan du velge å markere disse, slette disse eller legge til en verdi til det (for eksempel 0 eller NA).

For å gjøre dette må du bruke dialogboksen Gå til spesial i Excel.

Her er trinnene for å velge alle tomme celler i Excel:

• Velg hele datasettet (inkludert tomme celler)
• Trykk på F5 (dette åpner dialogboksen Gå til)
• Klikk på "Spesiell" -knappen (dette åpner dialogboksen Gå til spesiell)
• Velg Tomrom og klikk OK (dette velger alle de tomme cellene i datasettet ditt)

Du kan lese mer om å velge tomme celler i Excel her.

Hvordan kan du fjerne duplikater fra et datasett?

Excel har en innebygd funksjonalitet som lar deg fjerne dupliserte celler/rader i Excel.

Du finner alternativet for å fjerne duplikater i kategorien Data.

Her er trinnene for å fjerne duplikater i Excel:

• Velg dataene.
• Klikk på kategorien Data, og klikk deretter på alternativet Fjern dubletter.
• I dialogboksen Fjern duplikater, hvis dataene dine har overskrifter, må du kontrollere at alternativet "Mine data har overskrifter" er merket av. Velg kolonnen du vil fjerne duplikater fra.
• Klikk OK

Du kan lese mer om fjerning av dubletter i Excel her.

Hva er et avansert filter i Excel?

Excel Advanced Filter - som navnet antyder - er den avanserte versjonen av det vanlige filteret. Du kan bruke dette når du trenger å bruke mer komplekse kriterier for å filtrere datasettet.

Her er noen forskjeller mellom det vanlige filteret og det avanserte filteret:

• Selv om det vanlige datafilteret vil filtrere det eksisterende datasettet, kan du også bruke avansert Excel -filter til å trekke ut datasettet til et annet sted.
• Excel Advanced Filter lar deg bruke komplekse kriterier. For eksempel, hvis du har salgsdata, kan du filtrere data på et kriterium der selgeren er Bob og regionen er enten nord eller sør.

Du kan lese mer om Excel Advanced Filter her.

Kan du sortere flere kolonner samtidig?

Ja, du kan sortere flere kolonner i Excel.

Med flere sorteringer er tanken å sortere en kolonne og deretter sortere den andre kolonnen mens den første kolonnen forblir intakt.

Nedenfor er et eksempel på sortering på flere nivåer i Excel.

Vær oppmerksom på at kolonne A først blir sortert i dette tilfellet, og deretter blir kolonne B sortert. Det endelige resultatet har kolonne A -verdier sortert, og kolonne B sortert for hvert element i kolonne A.

For å gjøre sortering på flere nivåer, må du bruke dialogboksen Sorter. For å få det, velg dataene du vil sortere, klikk på kategorien Data og klikk deretter på ikonet Sorter.

I dialogboksen Sorter kan du angi sorteringsdetaljene for en kolonne, og deretter klikke på ‘Legg til nivå’ -knappen for å sortere en annen kolonne. Dette lar deg sortere basert på flere kolonner.

Du kan lese mer om datasortering av flere kolonner her.

Hva er en en-variabel datatabell?

Én variabel datatabell i Excel er mest egnet i situasjoner der du vil se hvordan det endelige resultatet endres når du endrer en av inndatavariablene.

For eksempel, hvis du vil vite hvor mye på månedlig avdragsendring hvis du øker/reduserer antall måneder, kan du sette opp en en-variabel datatabell for den. Dette kan være nyttig når du vil beholde den månedlige betalingen mindre enn $ 500 og vite hva alle alternativene du har (6 måneder, 9 måneder, 12 måneder, etc.)

Alternativet for å angi en-variabel datatabell er i Data-fanen, i What-if Analysis-rullegardinmenyen.

Du kan lese mer om en-variabel datatabell her.

Hva er en to-variabel datatabell?

To variabel datatabell i Excel er mest egnet i situasjoner når du vil se hvordan det endelige resultatet endres når du endrer to av inndatavariablene.

For eksempel, hvis du vil vite hvor mye på månedlig avdrag endres hvis du øker/reduserer antall måneder og renten.

Du kan sette opp en to-variabel datatabell for den som viser deg den siste månedlige avdraget basert på forskjellige kombinasjoner av renter og antall måneder. Dette kan være nyttig når du vil beholde den månedlige betalingen mindre enn $ 500 og vite hva alle alternativene du har.

Alternativet for å angi to-variabel datatabell er i Data-fanen, i What-if Analysis-rullegardinmenyen.

Du kan lese mer om datatabell med to variabler her.

Hva er Scenario Manager?

Scenariobehandling i Excel kan være et valgfritt verktøy når du har flere variabler, og du vil se effekten på det endelige resultatet når disse variablene endres. Hvis du bare har en eller to variabler som endres, kan du opprette en eller to variabler -variabelt datatabell. Men hvis du har 3 eller flere enn 3 variabler som kan endres, er scenariobehandling veien å gå.

For eksempel, hvis du er en regional salgssjef og har fire områder under deg, kan du bruke scenariobehandling til å lage forskjellige scenarier (for eksempel):

• Ingen av området viser noen salgsvekst.
• Område A vokser 10%, men de andre 3 vokser ikke.
• Område A og B vokser med 10%, men andre to vokser ikke.

Du skjønner ideen … ikke sant?

Med scenariobehandling i Excel kan du enkelt lage scenariene og analysere disse en etter en eller som et sammendrag av alle scenariene.

Du kan lese mer om scenariobehandling her.

Hva er målsøk?

Målsøk i Excel, som navnet antyder, hjelper deg med å oppnå en verdi (målet) ved å endre en avhengig verdi.

For eksempel, hvis du kjøper bil og vil vite hvor mange måneders avdrag du bør velge, slik at den månedlige betalingen din ikke er mer enn $ 500, kan du gjøre dette ved å bruke Målsøk.

Du kan lese mer om Målsøk her.

Hva er en Solver?

Solver in Excel er et tillegg som lar deg få en optimal løsning når det er mange variabler og begrensninger. Du kan betrakte det som en avansert versjon av Målsøk.

Med Solver kan du spesifisere hva begrensningene er og målet du må oppnå. Det gjør beregningen i back-end for å gi deg en mulig løsning.

Du kan lese mer om Solver her.

Excel VBA -spørsmål

Nedenfor er noen vanlige Excel -intervju -spørsmål om VBA som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålet for å se svaret).

Hva er VBA?

VBA står for Visual Basic for Applications. Det er programmeringsspråket du kan bruke til å automatisere oppgaver i Excel.

Hva er fordelene med å bruke VBA i Excel?

Selv om Excel har mange fantastiske funksjoner og funksjoner, har den kanskje ikke alt du trenger.

VBA lar deg forbedre Excels evne ved å lage koder som kan automatisere oppgaver i Excel. Nedenfor er noen av tingene du kan gjøre denne VBA:

• Automatiser et sett med oppgaver og spar tid.
• Lag dine egne Excel -funksjoner (i tilfelle eksisterende funksjoner ikke er nok).
• Lag og del kodene dine med andre mennesker, slik at de også kan automatisere oppgaver og spare tid.
• Lag tilpassede applikasjoner.

Hva er en makro i Excel?

En makro er et sett med instruksjoner skrevet på VBA -språket som Excel kan forstå og utføre. En makro kan være så enkel som en enkelt linje eller kan være tusenvis av linjer lang.

I mange tilfeller har folk en tendens til å bruke VBA -kode og makro om hverandre.

Hvordan kan du spille inn en makro i Excel?

Selv om du ikke vet noe om VBA, kan du fortsatt lage noen makroer og automatisere arbeidet ditt.

Du kan gjøre dette ved å spille inn en makro.

Når du spiller inn en makro, ser Excel nøye på trinnene du tar, og noterer det på et språk det forstår - som er VBA.

Når du stopper opptaket, lagrer makroen og kjører den, går Excel ganske enkelt tilbake til VBA -koden den genererte og følger nøyaktig de samme trinnene.

Dette betyr at selv om du ikke vet noe om VBA, kan du automatisere noen oppgaver bare ved å la Excel registrere trinnene dine en gang og deretter bruke dem på nytt senere.

Du kan ta opp en makro ved å bruke alternativet Record Macro som er tilgjengelig i kategorien Utvikler på båndet.

Når du har registrert makroen, lagrer Excel den med navnet du angir, og du kan enkelt bruke den på nytt så mange ganger du vil.

Du kan lese mer om innspilling av en makro her.

Hva er begrensningene for å spille inn en makro i Excel?

Selv om innspilling av en makro er en fin måte å raskt generere kode på, har den følgende begrensninger:

• Du kan ikke utføre en kode uten å velge objektet. Hvis du vil at makroopptakeren skal gå til neste regneark og markere alle de fylte cellene i kolonne A, uten å forlate det nåværende regnearket, vil den ikke kunne gjøre dette. Det er fordi hvis jeg ber deg om å gjøre dette, vil du ikke engang kunne gjøre det (uten å forlate det nåværende arket). Og hvis du ikke kan gjøre det selv, hvordan vil makroopptakeren fange opp handlingene dine. I slike tilfeller må du gå manuelt og opprette/redigere koden.
• Du kan ikke opprette en egendefinert funksjon med en makroopptaker. Med VBA kan du opprette egendefinerte funksjoner som du kan bruke i regnearket som vanlige funksjoner. Du kan lage dette ved å skrive koden manuelt.
• Du kan ikke kjøre koder basert på hendelser. I VBA kan du bruke mange hendelser - for eksempel å åpne en arbeidsbok, legge til et regneark, dobbeltklikke på en celle osv. For å kjøre en kode som er knyttet til den hendelsen. Du kan ikke bruke en makroopptaker til å gjøre dette.
• Du kan ikke opprette sløyfer med en makroopptaker. Når du skriver inn koden manuelt, kan du dra nytte av strømmen til sløyfer i VBA (for eksempel For neste, For hver neste, Gjør mens, Gjør til). Men du kan ikke gjøre dette når du spiller inn en makro.
• Du kan ikke analysere forholdene: Du kan se etter forhold i koden ved å bruke makroopptaker. Hvis du skriver en VBA -kode manuelt, kan du bruke IF Then Else -setningene til å analysere en tilstand og kjøre en kode hvis den er sann (eller en annen kode hvis den er usann).

Hva er en UDF i Excel VBA?

En UDF er en brukerdefinert funksjon i VBA. Disse kalles også tilpassede funksjoner.

Med VBA kan du opprette en tilpasset funksjon (UDF) som kan brukes i regnearkene akkurat som vanlige funksjoner.

Disse er nyttige når de eksisterende Excel -funksjonene ikke er nok. I slike tilfeller kan du lage dine egne tilpassede UDFer for å dekke dine spesifikke behov.

Du kan lese mer om brukerdefinerte funksjoner her.

Hva er hendelser i VBA?

I Excel VBA er en hendelse en handling som kan utløse kjøring av den angitte makroen.

For eksempel, når du åpner en ny arbeidsbok, er det en hendelse. Når du setter inn et nytt regneark, er det en hendelse. Når du dobbeltklikker på en celle, er det en hendelse.

Det er mange slike hendelser i VBA, og du kan opprette koder for disse hendelsene. Dette betyr at så snart en hendelse oppstår, og hvis du har angitt en kode for den hendelsen, vil den koden kjøres umiddelbart.

Excel gjør dette automatisk så snart den merker at en hendelse har funnet sted. Så du trenger bare å skrive koden og plassere den i den riktige hendelsesrutinen.

Du kan lese mer om Excel VBA Events her.

Hva er noen av de nyttige løkkene i VBA?

Det er følgende sløyfer i Excel VBA:

• For neste sløyfe
• Do While Loop
• Gjør til sløyfe
• For hver neste sløyfe

Du kan lese mer om Excel VBA Loops her.

Hva er de forskjellige måtene å kjøre en makro i Excel?

Du kan bruke følgende måter for å kjøre en makro i Excel:

• Tilordne makroen til en form
• Tilordne makroen til en knapp
• Kjør en makro fra båndet (kategorien utvikler)
• Kjør en makro fra VB Editor
• Kjør en makro ved hjelp av en hurtigtast
• Ring en makro fra en annen makro

Du kan lese mer om hvordan du kjører en makro her.

Hva er UserForms?

En UserForm er en dialogboks som du kan designe og bygge i Excel VBA.

Når de er opprettet, kan disse brukes på mange måter i Excel -regnearkområdet:

• Du kan bruke den til å få innspill fra brukeren.
• Du kan lage et skjema og registrere oppføringene i Excel.
• Du kan legge til knapper i UserForm og gi alternativer til brukeren. Du kan også kode disse knappene, så hver gang en bruker klikker på en knapp, utføres en bestemt makro.

Hva er tillegg?

Et tillegg er en fil som du kan laste inn med Excel når den starter.

Når du oppretter et tillegg og installerer det i Excel, åpnes det når Excel-programmet åpnes. Du kan ha mange forskjellige makroer i et tillegg, og når du åpner Excel, er disse kodene tilgjengelige for bruk.

Dette er nyttig ettersom du kan opprette et tillegg og blir tilgjengelig for alle arbeidsbøkene. Så hvis det er noen oppgaver du må gjøre ofte, kan du automatisere disse ved å skrive en makro og deretter lagre disse som tillegg. Uansett hvilken Excel du åpner, kan du bruke makroen.

En annen fordel med tillegg er at du også kan dele tilleggsfilen med andre. Alt de trenger å gjøre er å installere det en gang, og de vil også ha de samme makroene tilgjengelig for dem

Du kan lese mer om hvordan du oppretter et tillegg her.

Excel Dashboard Spørsmål

Nedenfor er noen vanlige Excel -intervju -spørsmål om dashbord som du kan bli spurt om i et intervju (klikk på spørsmålet for å se svaret).

Hva er forskjellen mellom et dashbord og en rapport?

En rapport er ment å gi relevante data. Det kan være en rapport som har alle dataene eller også kan ha noen få diagrammer/visualiseringer. Eksempler på rapporter kan være salgstransaksjonsdata eller data fra medarbeiderundersøkelser.

Et dashbord er ment å svare på spørsmål ved hjelp av dataene. Det kan være å vise hvilke regioner som gir bedre salg eller hvilke områder som henger når det gjelder tilbakemeldinger fra ansatte. Disse dashbordene kan være statiske eller interaktive (hvor brukeren kan gjøre valg og endre visninger og dataene oppdateres dynamisk).

Du kan lese mer om Excel Dashboards her.

Hva er noen av spørsmålene du bør stille til en klient/interessent før du oppretter et dashbord?

Selv om spørsmålene avhenger av sak til sak, er det få spørsmål på høyt nivå du bør stille når du oppretter et dashbord i Excel.

• Hva er formålet med instrumentbordet?
• Hva er datakildene?
• Hvem skal bruke dette Excel -dashbordet?
• Hvor ofte må Excel Dashboard oppdateres?
• Hvilken versjon av Office bruker klienten/interessenten?

Det kan være mange slike spørsmål. Intensjonen her er å være tydelig på hva dashbordet må være og hvilket formål det tjener.

Hva er noen interaktive kontroller du kan bruke i dashbord?

Excel har en rekke interaktive verktøy som kan brukes i et dashbord:

• Nedtrekkslister
• Avmerkingsbokser
• Rullelinjer
• Radioknapper

Bortsett fra disse vanlige interaktive verktøyene, kan du også bruke VBA til å legge til mer funksjonalitet på dashbordet.

Hva er noen nyttige diagramtyper som du kan bruke i et dashbord?

Et av behovet når du oppretter et dashbord, er å vise relevante data med grafikk. Diagrammer som kan fortelle en god historie og vise relevant informasjon er mer egnet for dashbord.

Siden et dashbord vanligvis forventes å passe på en enkelt skjerm, er det begrenset plass til data og bilder. I slike tilfeller er kombinasjonsdiagrammer nyttige.

Følgende diagrammer kan være nyttige når du oppretter et dashbord:

• Kombinasjonsdiagrammer
• Spredningsdiagrammer
• Bullet Chart
• Foss diagram
• Heat Maps

Hva er noen gode fremgangsmåter når du oppretter et dashbord i Excel?

Her er noen gode fremgangsmåter når du oppretter dashbord i Excel:

• Konverter tabelldata til Excel -tabeller: Det er mye enklere å lage dashbord ved hjelp av en Excel -tabell som datakilde. Med mindre du har ekstremt sterke grunner mot det, må du alltid konvertere backend-data til en Excel-tabell.
• Nummerering av diagrammer/seksjon: Dette hjelper når du presenterer dashbordet og refererer til forskjellige diagrammer/tabeller. Det er lettere å be folk om å fokusere på diagram nummerert 2, i stedet for å si linjediagrammet eller stolpediagrammet øverst til venstre.
• Begrens bevegelse i dashbordområdet: Selv om et Excel -regneark er stort, er det bedre å fjerne alle radene/kolonnene bortsett fra de som har dashbordet.
• Frys viktige rader/kolonner: Hvis du vil at noen rader/kolonner alltid skal være synlige, kan du fryse disse.
• Få figurer/diagrammer til å feste seg: En bruker kan ende opp med å endre bredde på rad/kolonne. Du vil ikke at figurene og diagrammene skal bli feiljustert og flytte fra det opprinnelige stedet. Så det er bedre å få dem til å holde seg til posisjonen sin.
• Gi en brukerhåndbok: Det er en god idé å inkludere et eget ark som inneholder detaljer om hvordan du bruker dashbordet. Dette blir mer nyttig når du har interaktive kontroller i dashbordet.
• Spar plass med kombinasjonskart: Siden det er begrenset plass i et dashbord (ettersom du trenger å passe det på en skjerm), kan du spare plass ved å bruke kombinasjonsdiagrammer.
• Bruk symboler og betinget formatering: Du kan gjøre dashbordet mer visuelt og lett å lese ved å bruke symboler og betinget formatering. For eksempel er det lettere å se den laveste verdien i en tabell når den er markert med rødt, i stedet for å gå gjennom alle verdiene en etter en.
• Bruk farger fornuftig for å vise kontrast: Når du vil markere et datapunkt i en tabell eller en stolpe i diagrammet, er det bedre å få det til å skille seg ut ved å markere det i iøynefallende farge.

Andre Excel -spørsmål

Dette er spørsmålene jeg ikke kunne passe i noen av kategoriene ovenfor. Så jeg setter sammen alle disse her (klikk på spørsmålet for å se svaret).

Hva er en Excel -tabell?

En Excel -tabell er en funksjon i Excel. Dette er ikke det samme som tabelldata.

Når du konverterer tabelldata til en Excel -tabell, er det noen ekstra funksjoner som blir lagt til som kan være veldig nyttige.

I følge Microsoft Help Site - "En tabell inneholder vanligvis relaterte data i en serie med regnearkrader og -kolonner som er formatert som en tabell. Ved å bruke tabellfunksjonene kan du deretter administrere dataene i tabellradene og kolonnene uavhengig av dataene i andre rader og kolonner i regnearket. ”

Du kan lese mer om Excel -tabeller her.

Hva er fordelene med å bruke Excel -tabell?

Når du konverterer tabelldata til Excel -tabell, blir følgende funksjoner automatisk lagt til dataene:

• Du kan bruke filterikonet på hver kolonneoverskrift til å sortere og filtrere dataene.
• Du kan enkelt bruke stiler på et bord og formatere det. Det er mange innebygde stiler tilgjengelig som du kan bruke med et enkelt klikk.
• Du kan bruke tabellnavn og kolonnenavn i stedet for cellereferanser i formler.
• Når du legger til en ny rad/kolonne i tabelldataene, utvides Excel -tabellen automatisk til å dekke den nye raden/kolonnen som en del av den. Og siden du kan bruke tabell-/kolonnenavn i formler, trenger du ikke å gå og oppdatere formler når nye rader/kolonner legges til. Excel -tabellen står automatisk for det.

Hva er strukturerte referanser?

Når du bruker en Excel -tabell, trenger du ikke bruke cellereferansene. I stedet kan du bruke tabellnavnet eller kolonnenavnene. Disse referansene kalles strukturerte referanser.

Hva er de vanligste filformatene der en Excel -fil kan lagres?

Det er mange filformater der du kan lagre Excel -arbeidsboken. Noen ofte brukte er:

• .XLS
• .XLSX
• .XLSM (når filen har makroer)
• .CSV
• .XLB (binært format)
• .XLA (for tillegg)
• .PDF

Hvordan redusere størrelsen på en Excel -fil?

Det er mange måter du kan redusere filstørrelsen på en Excel -arbeidsbok:

• Slett ubrukte data
• Slett ubrukte regneark
• Fjern bilder eller komprimere disse bildene
• Fjern unødvendig formatering
• Fjern pivottabeller du ikke trenger. Dette vil også bidra til å rydde Pivot Cache.
• Lagre filen i .XLSB -format

Les mer: 8 måter å redusere filstørrelse i Excel

Hvilke trinn kan du ta for å håndtere sakte Excel -arbeidsbøker?

Du kan bruke følgende teknikker for å håndtere sakte Excel -arbeidsbøker:

• Unngå flyktige funksjoner som INDIRECT, OFFSET, etc.
• Bruk hjelperkolonner i stedet for matriseformel
• Bruk kun betinget formatering når det er absolutt nødvendig (da den også er flyktig).
• Bruk Excel -tabeller og navngitte områder.
• Konverter ubrukte formler til verdier.
• Behold alle refererte data i ett ark.
• Unngå å bruke hele raden/kolonnen i referanser.
• Bruk manuell beregningsmodus.

Du kan lese mer om hvordan du håndterer sakte Excel -arbeidsbok her.

Hvor mange rader og kolonner er det i et Excel -regneark?

Et Excel -ark (2007 og senere versjoner) har:

• 16 384 kolonner
• 1 048 576 rader

Hvordan legger jeg til/sletter rader i Excel?

Hvis du vil legge til nye rader, høyreklikker du på en celle der du vil sette inn raden og klikker på alternativet Sett inn. Dette åpner en dialogboks som du kan bruke til å sette inn nye rader.

På samme måte, for å slette celler/rader/kolonner, velg disse, høyreklikk og velg Slett.

Hvordan kan du zoome inn eller zoome ut i Excel?

Det er Zoom inn og Zoom ut -knappene på statuslinjen i Excel. Du kan klikke på plusstegnet for å zoome inn og minus for å zoome ut.

Du kan også holde kontrolltasten og deretter bruke rullehjulet i musen til å zoome inn og zoome ut.

I kategorien Vis er det også mulighet for å zoome inn og ut i Excel.

Hvordan beskytte et ark i Excel?

Du kan beskytte et ark ved å klikke på kategorien Gjennomgang og deretter på alternativet Beskytt ark.

Dette åpner en dialogboks der du kan angi et passord. Hvis du ikke vil angi et passord, kan du la det stå tomt.

Hva kalles områder? Hva er fordelene?

Et navngitt område er en funksjon i Excel som lar deg gi en celle eller et celleområde et navn. Nå kan du bruke dette navnet i stedet for å bruke cellereferansene.

Å bruke et navngitt område gjør det lettere når du arbeider med formler. Dette blir spesielt nyttig når du må lage formler som bruker data fra flere ark. I slike tilfeller kan du opprette navngitte områder og deretter bruke disse i stedet for cellereferansene.

Du kan gi beskrivende navn til disse navngitte områdene - noe som også gjør det lettere å lese og forstå formelen.For eksempel kan du bruke = SUMME (SALG) i stedet for = SUMME (C2: C11), som umiddelbart vil fortelle deg hva formelen handler om.

Du kan lese mer om Named Ranges her.

Kan du få overskriftsradene/kolonnene til å holde seg fast og være synlige når du ruller?

Når du jobber med store datasett, når du blar til bunnen eller til høyre, forsvinner topptekstene og kolonnene. Dette gjør det noen ganger vanskelig å forstå hva et datapunkt handler om.

Ved å bruke Freeze Panes -alternativet i Excel, kan du gjøre at overskriftsradene/-kolonnene blir synlige når du blar bort til de datapunktene som er langt borte.

Alternativene Frysepaneler er tilgjengelige i Vis -fanen i Excel -båndet.

Du kan lese mer om Excel Freeze Panes her.

Hvordan vil du identifisere celler som har kommentarer i den?

Cellene som har kommentarer lagt til, flagges av en liten rød trekant øverst til høyre i cellen. Når du holder markøren over cellen, blir kommentarene synlige.

Hvordan vil du lagre et Excel -regneark som PDF?

For å lagre et regneark som et PDF -dokument, kan du angi filtypen som PDF når du lagrer filen.

For å gjøre dette, klikk på Fil -fanen og klikk deretter på Lagre som.

I dialogboksen Lagre som velger du stedet du vil lagre filen og bruker rullegardinmenyen Lagre som for å velge PDF. Dette vil lagre hele regnearket som et PDF -dokument.

Hvordan lage en hyperkobling i Excel?

For å opprette en hyperkobling, velg cellen du vil ha hyperkoblingen i, og bruk hurtigtasten Kontroll K (hold inne kontrolltasten og trykk på K -tasten).

Dette åpner dialogboksen Sett inn hyperkobling der du kan spesifisere nettadressen.

Du kan også få muligheten til å legge til hyperkoblingen når du høyreklikker på cellen.

Når vil du vurdere å bytte fra automatisk til manuell beregning i Excel?

Mens det i de fleste tilfeller er automatisk beregningsmodus veien å gå, hvis du har en formeltung fil der nyberegning tar mye tid hver gang du endrer noe i arket, kan du bytte til manuell beregning.

Når du har byttet til manuell beregning, må du oppdatere hver gang du vil at arket skal beregnes på nytt.

Hva er Flash Fill?

Flash Fill er et fantastisk verktøy som ble lagt til i Excel 2013 og er tilgjengelig i alle versjoner etter det.

Du kan bruke Flash Fill i Excel for å gjøre det enkelt å skrive inn data. Det er et smart verktøy som prøver å identifisere mønstre basert på dataoppføringen din og gjør det for deg.

Noen enkle eksempler på bruk av Flash Fill kan være å få fornavnet fra det fulle navnet, få initialer til navn, formatere telefonnumre, etc.

Du kan lese mer om Flash Fill her.

Hva er et fyllhåndtak?

Fyllhåndtak er et verktøy som du kan bruke til å autofullføre lister i Excel. For eksempel, hvis du må skrive inn tall 1 til 20 i celle A1: A20, i stedet for å skrive inn hvert nummer manuelt, kan du ganske enkelt skrive inn de to første tallene og bruke fyllehåndtaket til å gjøre resten.

Fyllhåndtak er den lille ruten du vil se når du velger to eller flere enn to celler i Excel.

Når du holder markøren på Fill -håndtaket, endres markøren til et plussikon. Nå kan du holde venstre musetast og dra den for å legge til flere tall i serien.

Hva er jokertegn i Excel?

Det er tre jokertegn i Excel:

• * (stjerne) - Den representerer et hvilket som helst antall tegn. For eksempel kan Ex* bety Excel, Excels, eksempel, ekspert, etc.
• ? (spørsmålstegn) - Det representerer ett enkelt tegn. For eksempel kan Gl? Ss være Glass eller Glans.
• ~ (tilde) - Den brukes til å identifisere et jokertegn (~, *,?) i teksten. La oss for eksempel si at du vil finne det eksakte uttrykket Excel* i en liste. Hvis du bruker Excel* som søkestreng, vil det gi deg et ord som har Excel i begynnelsen etterfulgt av et hvilket som helst antall tegn (for eksempel Excel, Excels, Excellent). For å se spesielt etter excel*må vi bruke ~. Så søkestrengen vår ville være excel ~*. Her sikrer tilstedeværelsen av ~ at excel leser følgende tegn som det er, og ikke som et jokertegn.

Jokertegn er nyttige når du vil bruke det i formler eller når du filtrerer data.

Du kan lese mer om jokertegn her.

Hva er et utskriftsområde og hvordan kan du angi det i Excel?

Et utskriftsområde er en rekke celler (sammenhengende eller ikke-sammenhengende) som du angir å skrive ut når du skriver ut regnearket. For eksempel, i stedet for å skrive ut hele regnearket, hvis jeg bare vil skrive ut de første 10 radene, kan jeg sette de første 10 radene som utskriftsområde.

Slik angir du utskriftsområdet i Excel:

• Velg cellene du vil angi utskriftsområdet for.
• Klikk på kategorien Sideoppsett.
• Klikk på Utskriftsområde.
• Klikk på Angi utskriftsområde.

Du kan lese mer om Utskriftsområde her.

Hvordan kan du sette inn sidetall i Excel?

Du kan sette inn sidetall ved hjelp av dialogboksen Sideoppsett.

Her er trinnene for å gjøre dette:

• Klikk kategorien Sideoppsett,
• I kategorien Sideoppsett klikker du på ikonet for startboks for dialogboksen (som er det lille vippepilen nederst til høyre i gruppen).
• Klikk på kategorien Topptekst/bunntekst i dialogboksen Sideoppsett.
• Velg sidetallformatet fra bunnteksten.

Du kan lese mer om sidetall i Excel her.

Selv om jeg har prøvd å beholde denne 'Excel Interview Questions & Answer' -guiden feilfri, vennligst gi meg beskjed i kommentarfeltet hvis du finner noen feil i noen av spørsmålene.