Hvordan lage egendefinert liste i Excel (Enkel trinn-for-trinn-guide)

Excel har noen nyttige funksjoner som lar deg spare tid og være mye mer produktiv i det daglige arbeidet.

En slik nyttig (og mindre kjent) funksjon i Tilpassede lister i Excel.

Nå, før jeg kommer til hvordan jeg lager og bruker egendefinerte lister, la meg først forklare hva som er så bra med det.

Anta at du må skrive inn tall månedsnavnene fra januar til desember i en kolonne. Hvordan ville du gjort det? Og nei, å gjøre det manuelt er ikke et alternativ.

En av de raskeste måtene ville være å ha januar i en celle, februar i en tilstøtende celle og deretter bruke fyllehåndtaket til å dra og la Excel automatisk fylle ut resten. Excel er smart nok til å innse at du vil fylle den neste måneden i hver celle der du drar fyllhåndtaket.

Månedsnavn er ganske generiske, og derfor er det tilgjengelig som standard i Excel.

Men hva om du har en liste over avdelingsnavn (eller ansattnavn eller produktnavn), og du vil gjøre det samme. I stedet for å skrive inn disse manuelt eller kopiere og lime inn disse, vil du at disse skal vises magisk når du bruker fyllhåndtaket (akkurat som månedsnavn).

Du kan gjøre det også …

… ved bruk av Tilpassede lister i Excel

I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du lager dine egne tilpassede lister i Excel og hvordan du bruker disse til å spare tid.

Hvordan lage egendefinerte lister i Excel

Som standard har Excel allerede noen forhåndsmatte tilpassede lister som du kan bruke til å spare tid.

For eksempel, hvis du skriver inn "man" i en celle "ti" i en celle ved siden av, kan du bruke fyllhåndtaket til å fylle resten av dagene. Hvis du utvider utvalget, fortsett å dra, så vil det gjenta seg og gi deg dagens navn igjen.

Nedenfor er de tilpassede listene som allerede er innebygd i Excel. Som du kan se, er dette stort sett dager og månedsnavn ettersom disse er faste og ikke vil endres.

Anta at du vil lage en liste over avdelinger du ofte trenger i Excel, du kan lage en tilpasset liste for den. På denne måten trenger du ikke rotere gjennom gamle filer neste gang du trenger å få alle avdelingers navn på ett sted. Alt du trenger å gjøre er å skrive de to første på listen og dra.

Nedenfor er trinnene for å lage din egen tilpassede liste i Excel:

1. Klikk kategorien Fil
2. Klikk på Alternativer. Dette åpner dialogboksen "Excel -alternativer"
3. Klikk på alternativet Avansert i venstre rute
4. I alternativet Generelt klikker du på knappen "Rediger tilpassede lister" (du må kanskje rulle ned for å komme til dette alternativet)
5. I dialogboksen Tilpassede lister importerer du listen ved å velge celleområdet som har listen. Alternativt kan du også skrive inn navnet manuelt i boksen Listeoppføringer (atskilt med komma eller hvert navn i en ny linje)
6. Klikk på Legg til

Så snart du klikker på Legg til, vil du legge merke til at listen din nå blir en del av de egendefinerte listene.

Hvis du har en stor liste du vil legge til i Excel, kan du også bruke alternativet Importer i dialogboksen.

Pro tips: Du kan også opprette et navngitt område og bruke det navngitte området til å lage den egendefinerte listen. For å gjøre dette, skriv inn navnet på det navngitte området i feltet 'Importliste fra celler' og klikk OK. Fordelen med dette er at du kan endre eller utvide det navngitte området, og det blir automatisk justert som den egendefinerte listen

Nå som du har listen i Excel -backend, kan du bruke den akkurat som du bruker tall eller månedsnavn med Autofyll (som vist nedenfor).

Selv om det er flott å raskt kunne få disse egendefinerte lits -navnene i Excel ved å dra og slippe, er det noe enda mer fantastisk du kan gjøre med tilpassede lister (det er det neste avsnittet handler om).

Lag dine egne sorteringskriterier ved hjelp av egendefinerte lister

En flott ting med egendefinerte lister er at du kan bruke den til å lage dine egne sorteringskriterier. Anta for eksempel at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil sortere dette basert på Høy, Middels og Lav.

Du kan ikke gjøre dette!

Hvis du sorterer alfabetisk, ville det skru alfabetisk rekkefølge (det vil gi deg Høy, Lav og Middels og ikke Høy, Middels og Lav).

Det er her egendefinerte lister virkelig skinner.

Du kan lage din egen liste over elementer og deretter bruke disse til å sortere dataene. På denne måten får du alle de høye verdiene sammen øverst etterfulgt av middels og lave verdier.

Det første trinnet er å lage en egendefinert liste (Høy, Middels, Lav) ved å bruke trinnene vist i forrige seksjon (‘Hvordan lage egendefinerte lister i Excel‘).

Når du har opprettet den tilpassede listen, kan du bruke trinnene nedenfor til å sortere basert på den:

1. Velg hele datasettet (inkludert overskriftene)
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet i gruppen Sorter og filtrer. Dette åpner dialogboksen Sorter
4. Gjør følgende valg i dialogboksen Sorter:
   • Sorter etter kolonne: Prioritet
   • Sorter etter: Celleverdier
   • Ordre: Tilpassede lister. Når dialogboksen åpnes, velg sorteringskriteriene du vil bruke, og klikk deretter på OK.
5. Klikk OK

Trinnene ovenfor vil umiddelbart sortere dataene ved hjelp av listen du opprettet og brukte som kriterier under sortering (Høy, Middels, Lav i dette eksemplet).

Vær oppmerksom på at du ikke nødvendigvis trenger å opprette den tilpassede listen først for å bruke den i sorteringen. Du kan bruke trinnene ovenfor, og i trinn 4 når dialogboksen åpnes, kan du opprette en liste der i dialogboksen.

Noen eksempler der du kan bruke egendefinerte lister

Nedenfor er noen av tilfellene der du kan spare tid ved å lage og bruke egendefinerte lister:

1. Hvis du har en liste du må angi manuelt (eller kopiere og lime inn fra en annen kilde), kan du opprette en tilpasset liste og bruke den i stedet. Dette kan for eksempel være avdelingsnavn i organisasjonen din, eller produktnavn eller regioner/land.
2. Hvis du er lærer, kan du lage en liste over studentnavnene dine. På den måten, når du vurderer dem neste gang, trenger du ikke å bekymre deg for å skrive inn elevnavnene manuelt eller kopiere og lime det inn fra et annet ark. Dette sikrer også at det er færre sjanser for feil.
3. Når du trenger å sortere data basert på kriterier som ikke er innebygd i Excel. Som dekket i forrige seksjon, kan du bruke dine egne sorteringskriterier ved å lage en egendefinert liste i Excel.

Så dette er alt du trenger å vite om Opprette egendefinerte lister i Excel.

Jeg håper du fant dette nyttig.