Excel AutoCorrect: En komplett guide + tidsbesparende eksempler

Hva skjer når du skriver ordet 'Drnik' i stedet for 'Drikk' i Excel?

Du vil legge merke til at Excel vil autokorrigere det feilstavede ordet for å drikke (som vist nedenfor).

På en eller annen måte visste Excel at dette ikke er riktig stavemåte og korrigerte det automatisk til det riktige.

Nå vil det ikke autokorrigere alle de feilstavede ordene.

Bare noen få!

Prøv for eksempel ordet 'dirnk'.

Det ville ikke blitt automatisk korrigert.

Grunnen til at noen ord blir autokorrigert og andre ikke er det fordi det allerede er en liste over ord som er forhåndsutfylt i Excel for å autokorrekturere.

Merk: Autokorreksjon er aktivert som standard i Excel.

I denne opplæringen vil jeg forklare hva alternativer for autokorreksjon er, og deretter vise deg noen eksempler der du kan bruke den til å spare tid. Jeg vil også dekke hvordan du kan deaktivere det (dvs. slå av autokorreksjon)

Forstå alternativene for autokorreksjon

Autokorreksjon ble opprettet for å hjelpe deg med å stryke ut små problemer du kan stå overfor når du skriver i Excel eller skriver inn data (for eksempel å erstatte noen vanlige feilstavede ord med riktige ord).

Det lar deg også få litt mer kontroll når du bruker Excel (som vi vil se i eksemplene senere i denne opplæringen).

Men la oss først forstå hvor alternativene for autokorreksjon er og hva som er tilgjengelig som standard.

For å få alternativene for autokorreksjon, klikk på Fil -fanen.

I filskjermbildet klikker du på "Alternativer".

Klikk på Korrektur i dialogboksen Alternativer for Excel.

I alternativene for korrektur klikker du på alternativene for autokorreksjon.

Dette åpner dialogboksen Alternativer for autokorrektur.

La meg forklare de forskjellige fanene i dialogboksen Autokorrektur og alternativene i disse.

Fanen Autokorrektur

I kategorien Alternativer for autokorreksjon er det noen alternativer som er aktivert som standard og som tar seg av noen vanlige problemer.

• Vis knappene for autokorrektur: Denne er ikke relevant for Excel, men den er for andre MS -applikasjoner. Når dette alternativet er aktivert, ser du alternativene for autokorreksjon i MS Word eller MS PowerPoint (som vist nedenfor).
• Rett to innledende hovedsteder: Dette alternativet når det er aktivert, korrigerer automatisk de to store initialene i Excel. For eksempel, hvis du skriver 'HEllo', endres det automatisk til 'Hei'
• Store bokstaver i første setning: Når dette alternativet er aktivert, sikrer dette at en ny setning starter med en stor bokstav. For eksempel, hvis du skriver "Hei. hvordan har du det? ’, blir det automatisk korrigert til‘ Hei. Hvordan har du det?'
• Store navn på dager: Dette vil automatisk endre den første bokstaven i navnet på dagen hvis du skriver med små bokstaver. For eksempel, onsdag ville bli endret til onsdag.
• Riktig utilsiktet bruk av Caps Lock -nøkkelen: Hvis du har Caps Lock på og du skriver en setning, vil den automatisk korrigere teksten og deaktivere Caps Lock. For eksempel, hvis du skriver inn HELLO, endres det automatisk til Hei.
• Erstatt tekst mens du skriver: Det er her Excel allerede har noen ofte feilstavede ord (eller kortkoder for noen symboler). For eksempel, hvis du skriver (c), blir det automatisk konvertert til opphavsrettssymbolet. Det er fordi det er spesifisert i listen i dette alternativet. Du kan legge til eller fjerne ord fra listen (mer om dette i et eksempel nedenfor).

Autokorrektur Unntak

Selv om disse alternativene for autokorreksjon er fantastiske, kan det være at du noen ganger vil at den ikke skal virke supersmart og korrigere disse automatisk.

For eksempel, hvis du har merkenavnet AT (der 's' er med små bokstaver), ville Excel automatisk konvertere det til 'Ats'.

Selv om du liker at autokorreksjonen skjer i alle andre tilfeller, kan du gjøre det hvis du vil ekskludere denne saken.

Klikk kategorien Unntak i kategorien Autokorrektur.

I dialogboksen Autokorriger unntak kan du ha to typer unntak:

1. Første bokstav: Som standard bruker Excel store bokstaver etter perioden (punktum). Du kan gi noen unntak her (det er allerede en liste over vanlige unntak).
2. Innledende Caps: Hvis du ikke vil at AT -er skal konverteres til Ats, kan du spesifisere det her.

Autoformat mens du skriver kategorien

Denne kategorien har tre alternativer (som alle er aktivert). Jeg synes alle disse tre alternativene er nyttige.

1. Bytt ut mens du skriver: Når du skriver inn noen hyperkoblinger i en celle, vil den automatisk bli konvertert til en hyperkobling. Noen ganger deaktiverer jeg dette alternativet, da jeg ofte ender med å klikke på cellen, som deretter tar noen sekunder og deretter åpner lenken i nettleseren.
2. Søk mens du jobber: Dette vil automatisk legge til nye rader og kolonner i en Excel -tabell når du skriver inn noe i cellen ved siden av den i tabellen.
3. Automatisk som arbeidet ditt: Når du skriver inn en formel i en kolonne i en Excel -tabell, angir dette alternativet den samme formelen (med cellereferanser justert) i alle cellene i kolonnen.

Fanen Handlinger

I Microsoft -programmer kan du opprette en handling basert på et bestemt ord eller tekst.

I Excel er det bare én type handling tilgjengelig - som er datohandling.

En datohandling betyr at hvis du har en dato i en celle i Excel, kan du høyreklikke, og du får noen få handlinger du kan utføre for denne datoen (for eksempel vis den datoen i kalenderen eller planlegg et møte i Outlook ).

Dette kan være nyttig hvis du har en liste over datoer og raskt vil lagre noen i kalenderen din eller vil planlegge et møte (ved hjelp av Outlook).

Dette alternativet er deaktivert som standard, og du må aktivere det for å kunne bruke det i Excel.

Når den er aktivert, vil du kunne bruke den Excel. Hvis du har en dato i en celle, høyreklikker du så finner du handlingsalternativene nederst.

Fanen Matematisk autokorrektur

På samme måte som du kan sette inn symboler i en Excel -celle (for eksempel Delta, grad eller hake), kan du også sette inn matematiske symboler i en ligning.

Denne kategorien har tekst som automatisk konverteres til det angitte matematiske symbolet. For eksempel, hvis du skriver \ sigma, erstatter den det med σ -symbolet.

Vær oppmerksom på at dette ikke fungerer i cellene i regnearket. Det fungerer bare med ligninger.

Hvordan legge til dine egne ord i Excel -autokorrektur?

Skulle ønske det var noen ord som var en del av autokorreksjon?

La oss for eksempel si at du vil legge til ordet 'drikn' for å autokorrekturere slik at det korrigerer det til 'drikke'.

Du kan bruke trinnene nedenfor for å legge til et ord for autokorreksjon:

1. Klikk på Fil -fanen.
2. Klikk på Alternativer.
3. Velg Valg i dialogboksen Alternativer.
4. Klikk på "AutoCorrect Options" -knappen.
5. Skriv inn følgende i dialogboksen Autokorreksjon:
   • Erstatte: drikn
   • Med: drikke
6. Klikk på ADD
7. Klikk OK.

Når du skriver 'drikn' i Excel, vil den automatisk korrigere den til 'drikke'.

Før jeg viser deg noen kule eksempler for å bruke dette, her er noen ting du trenger å vite om Autokorrektur i Excel:

• Listen over autokorreksjoner skiller mellom store og små bokstaver. Dette betyr at du har lagt til ordet 'drikn' som skal erstattes av 'drikke', det fungerer bare med det lille ordet. Hvis du skriver inn ‘Drikn’ eller ‘DRIKN’, blir det ikke korrigert.
• Denne endringen lagres i Excel og vil eksistere selv om du lukker arbeidsboken og åpner igjen. Hvis du ikke lenger vil ha dette, må du gå og slette det manuelt.
• Endringen skjer bare når det eksakte ordet brukes. For eksempel, hvis du bruker ‘drikns’, blir det ikke autokorrigert. For at det skal fungere, må ordet ikke ha tegn like før eller etter det.
• Når du angir en autokorreksjon i Excel, blir den automatisk aktivert i andre MS -programmer, for eksempel MS Word eller MS PowerPoint.

Autokorreksjon ble opprettet som en måte å korrigere vanlige stavefeil. Men du kan også bruke den på noen fantastiske måter å spare tid.

I slekt: Stavekontroll i Excel.

Nedenfor er noen nyttige eksempler for bruk av Autokorrektur (annet enn å korrigere et feilstavet ord).

Eksempel 1: Bruk autokorreksjon for å fullføre forkortelser

Tenk deg at du jobber for et selskap 'ABC Technology Corporation Limited'.

Arbeidet ditt innebærer mye dataoppføring i Excel, og du må manuelt skrive inn hele firmanavnet mange ganger om dagen.

Uansett hvor fort du skriver, vil dette føles som bortkastet tid.

Ville du ikke ønske at det var en måte hvor du bare kan skrive inn ABC (eller hva du vil), og excel erstatter det med selskapets navn?

Det er her hvor fantastisk Autokorreksjon kan hjelpe.

Du kan angi en forkortelse i Autokorrektur, og når du bruker den forkortelsen, konverterer Excel den automatisk til den angitte teksten.

For eksempel kan du angi at når du skriver ABC, skal Excel automatisk erstatte det med ‘ABC Technology Corporation Limited’.

Noe som vist nedenfor:

Dette skjer når du legger til en autokorreksjon i Excel hvor ABC skal korrigeres til ”(som vist nedenfor i dialogboksen for autokorreksjon).

Hva om du vil sette inn ABC og ikke hele navnet?

Hvis du ikke vil at autokorreksjonen skal endre ABC til hele navnet, trykker du bare på Control + Z for å få tilbake ABC.

Mens du bruker Control + Z fungerer, er det best å velge en forkortelse som du usannsynlig vil bruke i arbeidet ditt. Dette sikrer at det ikke er noen sjanse for at du får det fulle navnet ved en feiltakelse (når alt du ønsket var forkortelsen).

Nedenfor er noen scenarier der dette autokorrektur -trikset kan spare mye tid:

• Du kan legge inn filnavn eller mappenavn raskt (i stedet for å kopiere og lime det inn hver gang).
• Hvis du har en liste over teammedlemmer, kan du bruke initialene deres til å angi navnene raskt.

Et forsiktig ord: Ethvert autokorrigeringsalternativ du angir i Excel, aktiveres også i andre MS -programmer, for eksempel MS Word eller MS PowerPoint. I slike tilfeller er det best å bruke forkortelser som du sannsynligvis ikke vil bruke andre steder.

Eksempel 2: Sett inn symboler raskt (for eksempel grad eller delta)

Det er noen symboler som er vanskelige å sette inn/skrive i Excel, siden disse ikke allerede er tilgjengelige på tastaturet (for eksempel gradersymbolet eller deltasymbolet eller punkter).

Du må enten kjenne hurtigtasten (som ofte er lang og komplisert) eller du må bruke dialogboksen Sett inn symbol (som tar tid).

Hvis det er noen symboler du må bruke ganske ofte, kan du bruke funksjonen Autokorreksjon for å gi disse symbolene et kodenavn eller en forkortelse.

Når du nå må skrive inn det symbolet, kan du bare bruke kodenavnet, og det blir automatisk korrigert til det symbolet.

Nedenfor er et eksempel hvor jeg bruker koden DEGSYM for å få gradsymbolet i Excel.

For å gjøre dette, gjør følgende endring i dialogboksen Autokorrigering i Excel:

Eksempel 3: Skriv formler raskere med autokorreksjon

Dette trikset (som jeg lærte fra denne bloggen) er litt langt hentet, men hvis du jobber med mange lange formler, kan dette spare deg for litt tid.

Nedenfor er en formel som kombinerer teksten til de tre cellene som er igjen til cellen der denne formelen brukes .:

= INDIREKT (ADRESSE (RAD (), KOLONN ()-3)) & INDIREKT (ADRESSE (RAD (), KOLONN ()-2)) & INDIREKT (ADRESSE (RAD (), KOLONN ()-1))

Hvis du ofte trenger å lage en formel som denne, er det bedre å lage en enkel kode for den og bruke den i Autokorreksjon.

I dette tilfellet har jeg brukt koden 'com3' i autokorreksjon for å få formelen.

Nå kan du bruke koden 'com3' for å få hele formelen med noen få tastetrykk (som vist nedenfor):

Merk: Som jeg nevnte, er dette noe de fleste av dere aldri trenger å bruke, men det er fortsatt et godt triks å vite (for sikkerhets skyld). Eksemplet ovenfor er et virkelige tilfelle der jeg for tiden bruker dette i et av prosjektene mine for å spare tid.

Slik slår du av autokorrektur helt

Selv om jeg mener autokorreksjon er en flott funksjon, er det kanskje ikke relevant for alle.

Og i noen tilfeller kan det faktisk være en irritasjon. For eksempel, hvis du skriver (c) eller (r) eller ™, vil automatisk autokorreksjon endre teksten automatisk (til © eller ® eller ™)

I slike tilfeller er det best å slå av autokorrektur, eller i det minste slette vilkårene du ikke vil at skal autokorrigeres.

Nedenfor er trinnene for å slå av autokorreksjon:

1. Klikk på Fil -fanen.
2. Klikk på Alternativer.
3. Velg Valg i dialogboksen Alternativer.
4. Klikk på "AutoCorrect Options" -knappen.
5. I Autokorrektur -dialogboksen, i kategorien Autokorreksjon, fjerner du merket for alternativet "Erstatt tekst mens du skriver".

Merk: Trinnene ovenfor vil slå av autofullføringsfunksjonen helt der den erstatter tekst med den angitte teksten. Dette kan også bety at de ofte feilstavede ordene ikke lenger vil bli korrigert.

Hvordan deaktivere/erstatte noen ord fra å bli autokorrigert

Hvis du vil beholde den generelle funksjonen "Erstatt tekst mens du skriver", men vil ha noen unntak, kan du finne ordet i listen og slette det manuelt (eller redigere det).

Nedenfor er trinnene for å gjøre dette:

1. Klikk på Fil -fanen, og klikk deretter på Alternativer (i filskjermen som åpnes).
2. Velg Valg i dialogboksen Alternativer.
3. Klikk på "AutoCorrect Options" -knappen.
4. I dialogboksen Autokorrektur, i kategorien Autokorrektur, velger du ordet du vil slette.
5. Klikk på Slett -knappen.

Du kan også erstatte et ord i Autokorrektur. For eksempel, i stedet for (c) å bli til opphavsrettssymbolet, kan du bruke det til å bli konvertert til ordet - opphavsrett.

For å erstatte ordet med en annen tekst, finn og endre teksten, og klikk deretter på Erstatt -knappen.

Hvordan angre autokorrekturendringer i Excel

Hvis du skriver noe og Excel endrer det på grunn av autokorreksjon, kan du få tilbake originalteksten ved å trykke Ctrl + Z.

For eksempel, så snart du skriver (c) i en celle i Excel og trykker på mellomromstasten, blir den umiddelbart konvertert til opphavsrettssymbolet.

Men hvis du nå bruker Control + Z, vil den gå tilbake til å være (c) og vil forbli slik.

Selv om Autokorreksjon er en funksjon som de fleste av Excel -brukerne aldri trenger å finjustere, er det godt å vite noen måter du kan bruke den til å spare tid (som vist i eksemplene).

Jeg har nylig begynt å bruke den for noen formler som er ganske store, men jeg bruker disse ofte (som vist i eksempel 3).