Oversikt over Excel -tabellen - Den skjulte skatten

Excel -tabellen er sannsynligvis en av de mest undervurderte funksjonene i Excel. Det er superenkelt å forstå og har mange fordeler i forhold til vanlige tabelldata i Excel.

Det gjør det enkelt for en bruker å administrere data hvis det er i tabellformat. Bare ved å konvertere et dataområde til en tabell, kan du bruke en rekke funksjoner som vil gjøre arbeidet ditt veldig enkelt (jeg dekker disse funksjonene i detalj nedenfor i denne artikkelen).

Opprette en Excel -tabell

Hvis du har dataene i tabellformatet i et regneark, er her trinnene for å konvertere dem til en Excel -tabell

• Velg hele datasettet.
• Gå til Hjem -> Format som tabell.

• Velg et av de forhåndsdefinerte formatene.

• Kontroller at det riktige området er valgt i dialogboksen Format som tabell. Hvis bordet ditt har overskrifter, merk av i avmerkingsboksen. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, setter Excel inn automatisk overskrifter med det generiske navnet Kolonne 1, Kolonne 2, og så videre …

• Klikk OK.

TIPS: En mye raskere måte å gjøre dette på er å velge hvilken som helst celle i datasettet og bruke hurtigtast - Kontroll + T.. Det ville åpne dialogboksen Format som tabell direkte.

Når tabelldataene dine konverteres til Excel -tabell, ser dataene dine ut som vist nedenfor:

Vær oppmerksom på at noen endringer skjer automatisk med dataene dine:

• Dataene har nå båndede rader
• Overskriften er skyggelagt i en annen farge
• Datafiltre er aktivert (merk pilen som peker ned til høyre for overskriftene).

Vær oppmerksom på at når du konverterer tabelldata til en Excel -tabell, er det bare designet som endres. Ingenting skjer med dataene.

Konvertering av Excel -tabell til vanlige tabelldata

Hvis du vil konvertere Excel-tabellen tilbake til det normale tabellområdet, høyreklikker du hvor som helst på tabellen, går til Tabell og velger Konverter til område.

Vær oppmerksom på at når du konverterer Excel -tabellen til et område, har den ikke lenger egenskapene til en Excel -tabell (diskutert nedenfor), men den beholder formateringen.

Nyttige Excel -tabellfunksjoner

Nå som du har lært hvordan du lager et bord, er det noen funksjoner i Excel -tabellen som gjør det nyttig:

• En Excel -tabell oppretter automatisk overskrifter som har muligheten til å sortere eller filtrere.

• Hvis Excel -tabellen er lang og strekker seg utover den synlige skjermen, forblir topptekstene øverst når du ruller ned. Dette fungerer bare hvis du har valgt tabellen og rullet ned.

• Hvis du skriver noe i cellene ved siden av Excel -tabellen, utvides det automatisk til å inkludere disse dataene. Hvis det ikke er nødvendig, kan dette slås av.

• Hvis du bruker dataene fra tabellen i en hvilken som helst beregning, og hvis det er noen tillegg til den (si at du legger til en rad med data), blir den automatisk regnet inn i beregningene

Utforming av Excel -bord

Excel -bordet er kult og fasjonabelt. Du kan kle det slik du vil. Når du klikker på en celle i Excel -tabellen, vises en ekstra fane TABLE TOOLS DESIGN i Excel -båndområdet.

Når du klikker på kategorien Design, er det flere alternativer du kan få tilgang til:

• Egenskaper: Her kan du endre det eksisterende navnet på tabellen (ja! Hver tabell får et navn, og det er veldig nyttig for referanser, som du vil se senere i denne artikkelen), eller du kan endre størrelsen på tabellen.

• Verktøy: Dette har fire alternativer:
  • Oppsummer med pivottabell: Dette oppretter ganske enkelt en pivottabell ved hjelp av dataene i Excel -tabellen.
  • Fjern duplikater: Dette kan brukes til å fjerne duplikater.
  • Konverter til område: For å konvertere en Excel -tabell til vanlig rekkevidde.
  • Sett inn skiver (bare i Excel 2013): Dette fungerer akkurat som pivottabellskiver, og kan være nyttig for å filtrere data ved hjelp av et enkelt klikk.

• Eksterne tabelldata: Denne delen kan brukes til å eksportere data eller oppdatere data.

• Tabellstilalternativer: Dette er mote -delen der du pynter bordet ditt:
  • Overskriftsrad: Hvis den ikke er merket, fjerner den overskriften fra tabellen.
  • Total rad: Hvis det er merket av, settes det inn en total rad på slutten.
  • Banded Rows: Hvis det ikke er merket av, fjerner det det alternative båndet i rader.
  • Bandede kolonner: Hvis det er merket av, gjelder det alternativt bånd i kolonner.
  • Første kolonne: Hvis den er merket av, gjør den den første kolonnen skrift fet.
  • Siste kolonne: Hvis den er merket av, gjør den siste kolonnen skrift fet.
  • Filterknapp: Hvis den ikke er merket av, fjerner den filteret fra rullegardinene.

• Tabellstiler: Gir deg flere alternativer for å endre utformingen av tabellene. Du kan også lage din egen bordstil ved å velge alternativet Ny tabellstil

Strukturert referanse i Excel -tabeller

En annen fordel med å bruke Excel -tabeller er at det er enkelt å referere data når en tabell er opprettet. Det er et bestemt format som du kan bruke til å referere til data i en Excel -tabell:

Hvis du har gitt et bestemt navn til Excel -tabellen, vil det navnet bli brukt i stedet for Tabell 1.

Denne strukturerte referansen har mange fordeler:

• Du kan referere til data ved å bruke navn i stedet for cellereferanser.
  • Tenk deg at du har Excel -tabellen i ett ark, og du jobber i et annet regneark. Du trenger ikke gå tilbake, igjen og igjen, for å referere til dataene i tabellen. Alt du trenger er å skrive inn navnet på tabellen og Excel vil vise deg muligheten til å bruke tabellen. Noe som vist nedenfor:
  • På samme måte, hvis du vil bruke dataene fra en bestemt kolonne, bare ha hele navnet på tabellen og sette en [(firkantet parentes). Det viser deg kolonnenavnene og andre alternativer du kan bruke. Noe som vist nedenfor:
  • Hvis du legger til flere data i tabellen, blir det automatisk funnet ut om du har brukt strukturerte referanser.

MERK: Strukturerte referanser fungerer ikke innenfor tilpasset formel for betinget formatering.

Du kan også like følgende Excel -opplæringsprogrammer:

• Bruke navngitte områder i Excel.
• Opprette et KPI -dashbord.
• Kunsten å lage et Excel -dashbord.