Excel Sparklines - En komplett guide med eksempler

Sparklines -funksjonen ble introdusert i Excel 2010.

I denne artikkelen lærer du alt om Excel Sparklines og ser noen nyttige eksempler på det.

Hva er Sparklines?

Sparklines er små diagrammer som ligger i en celle i Excel. Disse diagrammene brukes til å vise en trend over tid eller variasjonen i datasettet.

Du kan bruke disse sparklines til å få dine tørre data til å se bedre ut ved å legge til dette laget med visuell analyse.

Selv om Sparklines er små diagrammer, har de begrenset funksjonalitet (sammenlignet med vanlige diagrammer i Excel). Til tross for det er Sparklines flotte, ettersom du kan lage disse lett å vise en trend (og til og med outliers/high-low points) og gjøre rapportene og instrumentbordet mer leservennlig.

I motsetning til vanlige diagrammer er ikke Sparklines objekter. Disse ligger i en celle som bakgrunnen for den cellen.

Typer gnistlinjer i Excel

I Excel er det tre typer sparklines:

• Linje
• Kolonne
• Vinn-tap

I bildet nedenfor har jeg laget et eksempel på alle disse tre typene sparklines.

Den første i G2 er en linjetype sparkline, i G3 er en kolonnetype og i G4 er vinn-tapstypen.

Her er noen viktige ting å vite om Excel Sparklines:

1. Sparklines er dynamiske og er avhengige av det underliggende datasettet. Når det underliggende datasettet endres, oppdateres sparkline automatisk. Dette gjør det til et nyttig verktøy å bruke når du oppretter Excel -dashbord.
2. Sparklines størrelse er avhengig av cellens størrelse. Hvis du endrer cellehøyden eller -bredden, vil gnistlinjen justeres deretter.
3. Mens du har sparkline i en celle, kan du også skrive inn en tekst i den.
4. Du kan tilpasse disse sparklines - for eksempel endre farge, legge til en akse, markere maksimum/minimum datapunkter, etc. Vi får se hvordan du gjør dette for hver gnistlinjetype senere i denne opplæringen.

Merk: En vinn-tap sparkline er akkurat som en kolonne sparkline, men den viser ikke størrelsen på verdien. Den brukes bedre i situasjoner der utfallet er binært, for eksempel Yes/No, True/False, Head/Tail, 1/-1, etc. Hvis du for eksempel planlegger om det har regnet de siste 7 dagene eller ikke, du kan plotte et vinn -tap med 1 for dager når det regnet og -1 for dager da det ikke gjorde det. I denne opplæringen kan alt som dekkes for kolonne sparklines også brukes på vinn-tap sparklines.

La oss nå dekke hver av disse typer sparklines og alle tilpasninger du kan gjøre med den.

Sette inn Sparklines i Excel

La oss si at du vil sette inn en gnistlinje (som vist nedenfor).

Her er trinnene for å sette inn en spark sparkline i Excel:

1. Velg cellen der du vil ha sparkline.
2. Klikk på Sett inn -fanen.
3. I Sparklines -gruppen klikker du på alternativet Linje.
4. Velg dataområdet i dialogboksen "Opprett gnistlinjer" (A2: F2 i dette eksemplet).
5. Klikk OK.

Dette vil sette inn en spark sparkline i celle G2.

For å sette inn en "Kolonne" eller "Vinn tap" sparkline, må du følge de samme trinnene ovenfor og velge Kolonner eller Vinn tap i stedet for linjen (i trinn 3).

Mens trinnene ovenfor setter inn en grunnleggende sparkline i cellen, kan du gjøre noen tilpasninger for å gjøre den bedre.

Når du velger en celle som har en Sparkline, vil du legge merke til at en kontekstuell fane - Sparkline Tools Design - blir tilgjengelig. I denne kontekstuelle fanen finner du alt tilpasningsalternativet for den valgte sparklinetypen.

Redigere datasettet for eksisterende gnistlinjer

Du kan redigere dataene til en eksisterende sparkline ved å bruke alternativet Rediger data. Når du klikker på rullegardinmenyen Rediger data, får du følgende alternativer:

• Rediger gruppeplassering og data: Bruk dette når du har gruppert flere sparklines og du vil endre dataene for hele gruppen (gruppering dekkes senere i denne opplæringen).
• Rediger Single Sparklines data: Bruk denne til å endre dataene for den valgte sparkline bare.

Hvis du klikker på et av disse alternativene, åpnes dialogboksen Rediger gnistlinjer der du kan endre dataområdet.

Håndtering av skjulte og tomme celler

Når du oppretter en spark sparkline med et datasett som har en tom celle, vil du legge merke til at sparkline viser et gap for den tomme cellen.

I datasettet ovenfor mangler verdien for april, noe som skaper et gap i den første sparklinjen.

Her er et eksempel der det mangler et datapunkt i en kolonne sparkline.

Du kan angi hvordan du vil at disse tomme cellene skal behandles.

Her er trinnene:

1. Klikk på cellen som har sparkline.
2. Klikk på kategorien Design (en kontekstuell fane som bare blir tilgjengelig når du velger cellen som har en sparkline).
3. Klikk på alternativet Rediger data (klikk på tekstdelen og ikke ikonet for den).
4. Velg rullegardinmenyen 'Skjulte og tomme celler'.
5. Velg om du vil vise i dialogboksen som åpnes
   • Tomme celler som hull
   • Tomme celler som null
   • Koble før og etter datapunkter med en linje [dette alternativet er bare tilgjengelig for spark sparklines].

Hvis dataene for sparkline er i celler som er skjult, kan du sjekke "Vis data i skjulte rader og kolonner" for å sikre at dataene fra disse cellene også er plottet. Hvis du ikke gjør dette, blir data fra skjulte celler ignorert.

Nedenfor er et eksempel på alle tre alternativene for en linje sparkline:

1. Cell G2 er det som skjer når du velger å vise et gap i sparklinjen.
2. Cell G3 er det som skjer når du velger å vise et null i stedet.
3. Celle G2 er det som skjer når du velger å vise en kontinuerlig linje ved å koble datapunktene.

Du kan også gjøre det samme med kolonne- og vinn-tap-sparklines (ikke alternativet for tilkobling av datapunkter).

Endre gnistlinjetypen

Hvis du raskt vil endre gnistlinjetypen - fra linje til kolonne eller omvendt, kan du gjøre det ved å gjøre følgende:

• Klikk på sparkline du vil endre.
• Klikk kategorien Sparkline Tools Design.
• Velg typen sparkline du vil ha i gruppen Type.

Fremheve datapunkter i Sparklines

Mens en enkel sparkline viser trenden over tid, kan du også bruke noen markører og høydepunkter for å gjøre den mer meningsfull.

For eksempel kan du markere maksimum og minimum datapunkter, første og siste datapunkt, samt alle de negative datapunktene.

Nedenfor er et eksempel der jeg har fremhevet maksimum og minimum datapunkter i en linje og kolonne sparkline.

Disse alternativene er tilgjengelige i kategorien Sparkline Tools (i visningsgruppen).

Her er de forskjellige alternativene som er tilgjengelige:

1. Høy/lav punkt: Du kan bruke en eller begge av disse for å markere maksimal og/eller minimum datapunkt.
2. Første/siste punkt: Du kan bruke en eller begge av disse til å markere det første og/eller det siste datapunktet.
3. Negative poeng: Hvis du har negative datapunkter, kan du bruke dette alternativet til å markere alle disse samtidig.
4. Markører: Dette alternativet er bare tilgjengelig for spark sparklines. Det vil markere alle datapunkter med en markør. Du kan endre fargen på markøren ved å bruke ‘Markørfarge’.

Sparklines Farge og stil

Du kan endre måten sparklines ser ut ved å bruke stil og fargevalg.

Den lar deg endre sparkline -fargen (på linjer eller kolonner), så vel som markørene.

Du kan også bruke de forhåndsdefinerte stilalternativene. For å få hele listen over alternativer. klikk på rullegardinikonet nederst til høyre i stilboksen.

Pro tips: Hvis du bruker markører for å markere bestemte datapunkter, er det en god idé å velge en linjefarge som er lys i fargen og en markør som er lys og mørk (rødt fungerer bra i de fleste tilfeller).

Legger til en akse

Når du oppretter en sparkline, i standardskjemaet, viser det det laveste datapunktet nederst og alle andre datapunkter er i forhold til det.

I noen tilfeller vil du kanskje ikke at dette skal være tilfelle, da det ser ut til å vise en stor variasjon.

I eksemplet nedenfor er variasjonen bare 5 poeng (hvor hele datasettet er mellom 95 og 100). Men siden aksen starter fra det laveste punktet (som er 95), ser variasjonen enorm ut.

Denne forskjellen er mye mer fremtredende i en kolonne sparkline:

I sparklinjen ovenfor kan det se ut som Jan -verdien er nær 0.

For å justere dette kan du endre aksen i sparklines (få den til å starte med en bestemt verdi).

Slik gjør du dette:

1. Velg cellen med sparkline (r).
2. Klikk på kategorien Sparkline Tools Design.
3. Klikk på alternativet Axis.
4. Velg rullegardinmenyen Tilpasset verdi (i alternativene for minimumsverdi for vertikale akser).
5. Skriv inn verdien som 0 i dialogboksen Innstillinger for vertikale akser for gnistlinje.
6. Klikk OK.

Dette vil gi deg resultatet som vist nedenfor.

Ved å sette tollverdien til 0, har vi tvunget sparkline til å starte på 0. Dette gir en sann representasjon av variasjonen.

Merk: Hvis du har negative tall i datasettet ditt, er det best å ikke angi aksen. For eksempel, hvis du setter aksen til 0, vil ikke de negative tallene bli vist i gnistlinjen (som den begynner fra 0).

Du kan også gjøre aksen synlig ved å velge alternativet Vis akse. Dette er bare nyttig når du har tall som krysser aksen. For eksempel, hvis du har aksen satt til 0 og har både positive og negative tall, vil aksen være synlig.

Grupper og oppgrupper Sparklines

Hvis du har flere sparklines i rapporten eller dashbordet, kan du gruppere noen av disse sammen. Å gjøre dette gjør det enkelt å gjøre endringer i hele gruppen i stedet for å gjøre det en etter en.

For å gruppere Sparklines:

1. Velg de du vil gruppere.
2. Klikk på kategorien Sparklines Tools Design.
3. Klikk på gruppeikonet.

Når du nå velger en av Sparkline som har blitt gruppert, vil den automatisk velge alle i gruppen.

Du kan fjerne gruppering av disse sparklines ved å bruke alternativet Ungroup.

Sletter Sparklines

Du kan ikke slette en sparkline ved å velge cellen og trykke på slette -tasten.

Følg trinnene nedenfor for å slette en sparkline:

1. Velg cellen som har sparkline du vil slette.
2. Klikk kategorien Sparkline Tools Design.
3. Klikk på alternativet Slett.