24 Excel -triks du skulle ønske du visste i går

Excel har gjort livet vårt enklere på så mange måter. Det er imidlertid noen Excel -problemer som fortsetter å kaste bort tiden vår og pumpe opp frustrasjonsnivåene. Dette er små problemer som kan løses på få sekunder, men å ikke vite den riktige måten å gjøre det kan koste mye tid.

24 Excel-triks for daglig arbeid

I dette blogginnlegget, la meg avdekke 24 Excel -triks som vil spare deg for mye tid og energi. Hvis du jobber med excel, får du før eller siden problemer med noe som virker umulig.

Her er noen raske løsninger som gjør det mulig.

Excel -triks #1 - Kopier -lim inn formler uten å endre referanser

Det skjer hele tiden. Du prøver å kopiere en celle med en formel til en annen celle, og det blir blandet sammen. Dette skjer fordi referansene endres når du kopierer til et annet sted (med mindre du selvfølgelig er streng og fikser alle referansene).

Her er hurtigreparasjonen:

1. Velg cellene du vil kopiere.
2. Gå til Hjem -> Nummer. Velg Tekst i rullegardinmenyen Talformat. Dette vil endre cellens format til tekst.
3. Trykk på F2 for å komme til redigeringsmodus. Hold nå Ctrl -tasten og trykk Enter.
4. Kopier cellene.
5. Gå til målcellen og lim inn.
6. Endre formatet fra Tekst til Generelt.
7. Trykk på F2 og trykk Ctrl + Enter.
8. Og du er ferdig !!.

Her er en annen flott metode av Excel MVP Tom Urtis (ved hjelp av Finn og erstatt) [kreditt til Dave Bruns fra ExcelJet for å vise meg denne metoden]

Excel -triks #2 - Fyllhåndtaket dukker ikke opp

Jeg ser så mange mennesker som står overfor dette problemet. Fyllhåndtaket dukker bare ikke opp på jobb.

Her er reparasjonen:

1. Gå til Fil -> Alternativer.
2. Velg Avansert i dialogboksen Alternativer.
3. Merk av for alternativet "Aktiver fyllhåndtak og dra og slipp celle".

Excel -triks #3 - Nummer som tekst

Jeg blir sittende fast med dette mange ganger. Tall er formatert som tekst og fungerer ikke bra i formler.

Her er en rask løsning:

• Legg til 0 i cellen. Dette vil beholde tallet intakt og kan brukes i formler.

Mange bruker apostrofen (‘) før tallet for å lage tall som tekst. Dette excel -trikset ville fungere i dette tilfellet også.

Excel -triks #4 - Må konvertere formler til verdier

Dette er lett. Hvis du har formler som må konverteres til verdier, er dette trinnene:

1. Kopier cellene.
2. Høyreklikk og velg Lim inn spesial.
3. Velg Limer inn spesielle dialogbokser (Tastaturgenvei - Alt + E + S + V).
4. Klikk OK.

Se også: Finn ut mer om Lim inn spesielle snarveier.

Excel -triks #5 - Markør fast - ikke i stand til å endre aktiv celle med piltaster

Første gang dette skjedde med meg, lukket jeg Excel -arbeidsboken og startet systemet på nytt. Problemet kan selvfølgelig løses enkelt uten å starte på nytt.

Problemet, i dette tilfellet, er at du ved et uhell har aktivert rullelåsen.

Slå den av og gå i gang.

Excel -triks #6 - VLOOKUP/MATCH fungerer ikke selv om det er en kamp

Du kan se at de to verdiene samsvarer perfekt, men VLOOKUP- eller MATCH -formelen vil fortsatt si at det ikke er noen samsvar.

Argghhhhh…

Ekstra mellomrom er synderne her. Hvis teksten har ledende eller etterfølgende mellomrom (eller mer enn ett mellomrom mellom ord), ville Excel ikke betrakte den som en eksakt samsvar, og formelen din ville kaste opp uventede resultater.

Veien rundt - bruk LISTVERK funksjon. Det fjerner alle ledende og etterfølgende mellomrom og ekstra mellomrom mellom ord.

Se også: Mange problemer kan løses hvis du vet hvordan du rengjør dataene dine i excel.

Excel -triks #7 - Vil du skjule tekst i celler

Noen ganger må du kanskje skjule tekst/tall i en celle slik at brukeren ikke kan se den.

Det er to måter å gjøre dette på:

• Den gode: Gjør tekstskriftens farge hvit (eller hvilken farge som er bakgrunnen).
• Den bedre: Velg cellen og trykk på Control + 1. Dette åpner dialogboksen Formater celler. I tallfanen velger du Tilpasset og skriver inn formatet ;;;

Excel -triks #8 - Trenger bare å kopiere synlige celler

• Spørsmål: Hva skjer når du kopierer et celleområde som har skjulte rader/kolonner og limer det inn et sted?
• Svar: Alle celleverdiene (Synlig + Skjult) blir kopiert og limt inn.
• Bekymring: Jeg vil ikke kopiere skjulte celleverdier.
• Løsning: Velg cellene og trykk Alt +; (dette velger bare synlige celler). Lim inn hvor som helst, og bare synlige celler limes inn.

Excel -triks #9 - Velg alle tomme celler på en gang

Jeg importerer ofte data fra forskjellige databaser. Mange celler i disse dataene er tomme, der jeg må sette inn en 0 eller N/A. En rask måte å velge alle tomme celler:

1. Velg alle cellene i området.
2. Gå til Hjem -> Redigering -> Finn og velg -> Gå til Spesial.
3. Velg Tomrom i boksen Gå til spesiell dialog.
4. Klikk OK.

Dette vil velge alle de tomme cellene. Hvis du vil skrive 0 i alle cellene, skriver du inn 0 (dette angir verdien i den aktive cellen) og trykker på Control + Enter.

Excel -triks #10 - Må fjerne linjeskift fra tekst

Hvis du har mange linjeskift og du vil fjerne disse linjeskiftene, vil det ta mye tid å gjøre det manuelt.

Det ville være synd hvis du må gjøre dette manuelt.

Prøv denne hurtigreparasjonen:

1. Velg dataene
2. Gå til Hjem -> Finn og velg -> Erstatt (hurtigtast - Kontroll + H)
3. I dialogboksen Finn og erstatt:
   • Finn hva: Trykk på Ctrl + J (du ser kanskje ikke noe annet enn en blinkende prikk)
   • Erstatt med: Mellomromstegn (trykk mellomromstast én gang)
4. Klikk på Erstatt alle (sørg for at ordomslag er aktivert)

https://www.youtube.com/watch?v=zj_OTwwt7Tg

Se også: Les mer om fantastiske ting som Finn og erstatt kan gjøre for deg.

Excel -triks #11 - Sortering fungerer ikke når celler slås sammen

Selvfølgelig gjør det ikke det.

Det ble ikke laget slik. Men det betyr ikke at du ikke kan få det du vil. Her er en erstatning for Merge and Center, og det kalles Center Across Selection.

Her er den riktige måten å slå sammen celler i Excel:

1. Velg cellene du vil slå sammen (bare kolonner. For rader, fortsett og bruk flette og midtre).
2. Trykk på Control + 1 for å åpne dialogboksen Formater celler.
3. Gå til fanen Justering.
4. Velg Senter på tvers av utvalg i rullegardinmenyen Horisontal.
5. Klikk OK.

Nå har du noe som ser det samme ut, og fungerer bra med sortering.

Excel -triks #12 - Data har duplikater

Det kan være to ting du kan gjøre med dupliserte data - Marker det eller Slett det

• Marker dupliserte data: Velg dataene og gå til Hjem -> Betinget formatering -> Marker celleregler -> Dupliser verdier.
  • Spesifiser formateringen og alle dupliserte verdier blir markert.
• Slett duplikater i data: Velg dataene og gå til Data -> Fjern duplikater.
  • Velg om dataene dine har overskrifter, velg deretter kolonnen og klikk OK. Dette fjerner duplikater fra listen. Hvis du vil at den originale listen skal være intakt, kopierer du inn dataene på et annet sted og gjør dette.

I slekt: Den ultimate guiden for å finne og fjerne dubletter i Excel

Excel -triks #13 - Må sjekke om det er stavefeil

Trykk på F7 for å kjøre stavekontroll.

Her er en detaljert opplæring om bruk av stavekontroll i Excel.

Excel -triks #14 - Rull ned på store datasett skjul kolonnetitler

Det er 2 måter å løse dette på.

• Bruk Excel -tabellfunksjon: Ved hjelp av Excel -tabellfunksjonen sikrer du at overskriftene alltid er synlige når du ruller ned. Som en god praksis bør Excel -tabell alltid brukes med tabelldata, siden den har en veldig kraftig og nyttig funksjon. Lær mer om Excel -tabeller
• Bruke alternativer for gratis ruter: Hvis du vil at mer enn overskriften skal være synlig (si i tilfelle en underoverskrift eller verdier som totalt, gjennomsnitt i begynnelsen), kan du bruke Excel Freeze Pane-funksjonen. Å gjøre dette:
  • Velg hele raden du vil fryse radene over (eller cellen lengst til venstre i den raden)
  • Gå til Vis -> Frys Paneler -> Frys Paneler
    Dette gjør at du alltid kan se de faste radene når du ruller ned.

Excel -triks #15 - Kaste bort tid på å rulle frem og tilbake i store datasett

Hvis du jobber med store datasett og du må rulle opp og ned (eller høyre og venstre) for å referere til noen datapunkter, er det en måte du kan spare mye tid og rulle - ved å bruke Delt vindu trekk.

Denne funksjonen kan dele vinduet ditt i to eller fire deler, og hver del har sin egen rulling aktivert. Så hvis du må referere til data i kolonnen CZ, mens du jobber i kolonne A, er denne funksjonen perfekt for deg.

1. Gå til Vis -> Vindu -> Del.

Dette deler regnearket i fire deler. Hver del kan styres av en ekstra rullefelt (vertikal og horisontal). Hvis du bare vil ha en vertikal deling, drar du den horisontale delelinjen til bunnen (så forsvinner den).

Excel -triks #16 - Feilsøkingsformel

Savnet et komma, feil referanse, manglende argument, feil parentes posisjon og så videre … Det kan være hundrevis av årsaker til feil resultat av en formel.

Feilsøking av en formel kan være smertefullt, spesielt hvis den har blitt opprettet av noen andre. Her er en måte å gjøre det enkelt og enkelt. Slik feilsøker du en formel:

1. Velg cellen som har formelen.
2. Gå til Formler -> Formelrevisjon -> Evaluer formel (Tastaturgenvei Alt + TUF).
3. Klikk på Evaluer for å se trinnene formelen evalueres av Excel.

Vil du feilsøke deler av en formel - Her er en annen måte å bruke F9 -tasten

Excel -triks #17 - Excel setter inn cellereferanse mens du redigerer en formel

Dette er en av de mest irriterende excel -problemene jeg går gjennom nesten daglig. Tenk deg at du har en enorm formel, du trykker på F2 for å redigere formelen (i en celle eller betinget formatering eller navngitt område), og så snart du trykker på venstre tast for å redigere en del av den, setter Excel inn en uønsket cellereferanse. Excel gjør dette noen ganger da det ikke vet at du er i redigeringsmodus. Du kan se gjeldende modus nederst til venstre på skjermen.

Veien rundt er enkel, trykk F2 en gang for å komme inn i redigeringsmodus, og nå kan du vandre fritt rundt i formelen din.

Excel -triks #18 - For mange navngitte områder (husker ikke navnene)

Jeg bruker Named Ranges mye. Det har mange fordeler og er lett å bruke. Men hva om det er for mange navngitte områder? Må du gå tilbake til navnesjefen igjen og igjen for å få navnet?

NEI!!

Bare bruk snarveien F3. Det vil vise navnene på alle de navngitte områdene i arbeidsboken din. Bare dobbeltklikk på den du vil bruke, så limes den inn (i formelen hvis du lager en eller i arket)

Spørsmål til deg? Hva skjer hvis du har mange navngitte områder, og du reduserer zoomen til under 40%? Jeg lar det være igjen for deg å finne ut.

Excel -triks #19 - Feilfeil overalt

En feil er en stygg flekk på regnearket. Men noen ganger er feil det nødvendige onde. Du vil kanskje at formelen din skal returnere en feil (si når en oppslagsverdi ikke finnes i VLOOKUP). Men du trenger ikke gå igjennom de vanskeligheter det er å stirre på en. Bare bruk IFERROR.

IFERROR ville ikke fungere for Excel versjon 2003 og tidligere. Bruk i så fall en kombinasjon av IF og ISERROR.

Excel -triks #20 - Trenger å slette alle kommentarer raskt

Jeg bruker ofte maler som har kommentarer. Å fjerne alle kommentarene er en av regnearkoperasjonene jeg gjør når jeg starter på nytt. Her er en rask måte å velge alle kommentarene på en gang og slette alle:

1. Velg alle cellene.
2. Gå til Hjem -> Redigering -> Finn og velg -> Gå til Spesial.
3. Velg Kommentarer i boksen Gå til spesiell dialog.
4. Klikk OK.

Dette vil velge alle cellene som har kommentarer. Gå nå til en av de valgte cellene, høyreklikk og velg Slett kommentar

Excel -triks #21 - Bytt bare mellom Excel -regneark

Er du en av dem som åpner millioner av applikasjoner samtidig.

Jeg har ofte Google Chrome, Excel, PowerPoint, Kindle, Mozilla Firefox, e -post og mange flere programmer åpne samtidig.

De fleste av oss bruker Alt + Tab for å bla gjennom forskjellige åpne applikasjoner, men hva om du bare vil bla gjennom åpne Excel -arbeidsbøker. Bruk Kontroll + Tab i stedet.

Excel -triks #22 - Vis nummer med tekst

Vil du vise tallet 100 som 100 millioner eller 100 gram? Du kan gjøre dette, og fortsatt bruke dette tallet i beregninger. Trikset er å kjenne riktig tallformat. For å vise 100 som 100 millioner:

1. Gå til cellen som har tallene (eller velg alle cellene der du vil bruke dette).
2. Trykk på Control + 1.
3. Gå til kategorien Nummer i Tilpasset (i venstre rute).
4. Endre General til General “Million”.

Tilpasset tallformatering er en fryd i seg selv. Lær et fantastisk triks ved hjelp av Custom Number Format

Excel -triks #23 - Rull raskt til høyre i et stort datasett

Anta at du har et stort datasett som dekker mange kolonner (si 200 kolonner). Og du må bla gjennom dataene dine ofte. Hva er måtene du kan gjøre dette på.

• Vanlig måte 1: Bruk høyre piltast (og dekk hver kolonne en etter en).
• Vanlig måte 2: La tastaturet stå, få tak i musen, velg rullefeltet og bla.
• Her er den tredje ikke-så vanlige måten-Bruk Alt + Side ned -tast. Det gjør det Page Down gjør for rader. Det hopper 20 kolonner om gangen.

Excel -triks #24 - Lider av sakte regneark

Vi har alle vært gjennom dette. Excel -regneark har en tendens til å bli for jevnt sakte.

Noen trinn nedenfor kan hjelpe ting til å få fart. [Jeg skrev en mer detaljert artikkel om hvordan du kan øke hastigheten på regneark. Klikk her for å lese]

• Bruk hjelperkolonner.
• Unngå flyktig formel.
• Bruk manuell beregningsmodus i stedet for automatisk.
• Bruk Excel -tabeller for boligdata.
• Unngå matriseformel.

Dette er mine 24 beste Excel -triks (i ingen bestemt rekkefølge). Jeg er sikker på at det er hundrevis til, men det er bare så mye en person kan skrive på en gang! 😉

Del listen din med de beste daglige feilsøkingstriksene du bruker for å få jobben gjort 🙂

Nyttige Excel -ressurser:

• Nyttige spørsmål til Excel -intervju + svar.
• Gratis online Excel -opplæring.
• Gratis Excel -maler.
• Hvordan kopiere diagramformatering i Excel