Selv om Excel har blitt kontinuerlig forbedret med hver ny versjon, er det fremdeles tidspunkter hvor du kan oppleve at den krasjer en gang i blant (spesielt hvis du jobber med et stort datasett).
Og noen ganger kan det være en faktor utenfor Excel - for eksempel et strømbrudd eller systemet ditt henger på grunn av et annet problem enn Excel.
I slike tilfeller, for å sikre at du ikke mister dataene dine, har Excel en AutoSave -funksjon - som navnet sier, lagrer arbeidet ditt automatisk.
Når autolagring er aktivert, lagrer Excel arbeidet ditt med jevne mellomrom, noe som vil sikre at du ikke mister mye av arbeidet ditt (maksimalt kan noen minutter gå tapt).
I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du slår på AutoSave i Excel og alle de viktige tingene du trenger å vite om det.
Merk: AutoSave er en ny funksjon i Office365, der du kan lagre sanntid når filer lagres i OneDrive eller SharePoint. Hvis du bruker tidligere versjoner (Excel 2010/2013/2016/2019), har du Lagre automatisk gjenopprettingsinformasjon, som ikke er sanntid, men lagrer arbeidet ditt med jevne mellomrom.AutoSave Vs AutoRecover
AutoSave er en ny funksjon i Excel Office 365, mens AutoRecover også har vært i tidligere versjoner.
Med AutoSave kan du lagre arbeidet ditt i sanntid når du lagrer Excel-filene dine i OneDrive eller SharePoint.
Tvert imot er ‘Lagre informasjon om automatisk gjenoppretting’ et alternativ som automatisk lagrer arbeidet ditt hvert 10. minutt (eller hvilken tidsperiode du angir). Med dette alternativet aktivert, vil det beholde en midlertidig kopi av arbeidet ditt og lagre det hvert 10. minutt.
I tilfelle systemet slår seg av uventet, vil du fortsatt kunne gjenopprette den midlertidig lagrede filen (ved hjelp av funksjonen Autorecover).
I denne opplæringen vil jeg dekke begge disse funksjonene.
Slå på AutoSave i Excel fra dialogboksen Alternativer
Du kan aktivere AutoSave samt lagre informasjon om automatisk gjenoppretting (dvs. for å lagre filer automatisk med et bestemt tidsintervall) i Excel fra dialogboksen Alternativer. Når dette er gjort, vil dette være slått på for alle arbeidsbøkene du jobber med det systemet.
Husk at AutoSave bare er tilgjengelig for Office365 -brukere. Hvis du ikke har O365, kan du bare bruke AutoRecover.
Nedenfor er trinnene for å slå på Automatisk lagring i Excel:
- Klikk kategorien Fil
- Klikk på Alternativer
- I dialogboksen Alternativer for Excel klikker du på Lagre -alternativet til venstre
- Merk av for alternativet - "Lagre automatisk gjenoppretting av informasjon hver". Som standard er verdien 10 minutter, men du kan velge en lavere eller høyere verdi hvis du vil.
- Merk av for alternativet - "AutoSave OneDrive og SharePoint Online -filer som standard i Excel". Dette alternativet fungerer bare for Office 365 og lagrer arbeidet ditt i sanntid (noen få sekunder)
- Klikk Ok
De ovennevnte trinnene vil sikre at arbeidet ditt lagres automatisk etter hvert 10. minutt.
Vær oppmerksom på at for 'AutoSave OneDrive og SharePoint Online -filer som standard i Excel' for å fungere, må filene dine være i det nyeste filformatet (dvs. XLSX og ikke XLS).
Andre nyttige alternativer du kan bruke:
- Behold den siste automatisk gjenopprettede versjonen hvis jeg lukker uten å lagre: Selv om Excel lagrer arbeidet ditt hvert 10. minutt (når AutoSave er slått på), vil aktivering av dette alternativet sikre at du ikke mister arbeidet engang mellom de 10 minuttene (i tilfelle systemet krasjet eller det er strømbrudd). Når den er aktivert, viser Excel deg muligheten til automatisk å gjenopprette filer/data som ikke er lagret.
- AutoGjenopprett filplassering: Dette er stedet når Excel lagrer filer som ikke er lagret. Du kan endre denne plasseringen hvis du vil. Hvis du ikke er administrator, kan det hende du ikke kan endre dette.
Når Autolagring er aktivert (med filer lagret på Onedrive eller SharePoint), vil du ikke se en melding om å lagre endringer som ikke er lagret når du lukker filen (siden disse endringene lagres med noen få sekunders mellomrom).
Hvis du legger til en VB-kode (makro) i filen, stopper Autolagring og viser deg en melding om å lagre denne filen som en makroaktivert fike (.xlsm-format)
AutoSave lar nå Excel-brukere dele filer og gjøre endringer i sanntid. Du kan også se versjonshistorikken og gå tilbake til en hvilken som helst tidligere versjon hvis du vil. Når du åpner en gammel fil med versjonshistorikk, åpnes den som skrivebeskyttet, og du kan lagre den med et nytt navn hvis du vil.
Legge til AutoSave i QAT (for Office 365)
Hvis du bruker OneDrive eller SharePoint, kan du også legge til alternativet AutoSave i verktøylinjen for rask tilgang (bare tilgjengelig i Office 365).
Dette lar deg aktivere automatisk lagring (i SharePoint eller OneDrive) med et enkelt klikk (det er en veksleknapp).
Selv om jeg fant at den var tilgjengelig som standard i mitt Office365 -abonnement, kan du legge til AutoSave i verktøylinjen for hurtig tilgang ved å følge trinnene nedenfor:
- Klikk på ikonet Tilpass verktøylinjen for hurtig tilgang
- Klikk på alternativet Lagre automatisk
Hvis du ikke ser alternativet ‘Lagre automatisk’ i rullegardinmenyen, klikker du på Mer kommando og bruker dialogboksen Alternativer for Excel for å legge til alternativet AutoSave i QAT.
Et problem med AutoSave (Lagre som vs. Lagre en kopi)
Når du aktiverer Autolagring og lagrer filen i OneDrive eller SharePoint, vil du legge merke til at du ikke lenger ser alternativet ‘Lagre som’. I stedet ser du alternativet ‘Lagre en kopi’ (mer om dette her)
Når AutoSave er aktivert og arbeidet ditt blir lagret noen få sekunder, vil det ikke være mulig å gjøre noen endringer og lagre det som en ny fil.
For eksempel, hvis du starter med en gammel fil, jobber med den i 20 minutter og lagrer en kopi, vil du ha den gamle filen så vel som den nye filen med 20 minutter med det siste arbeidet. Men dette er ikke mulig med AutoSave aktivert der det lagrer arbeidet ditt noen få sekunder.
Det er derfor du nå har ‘Lagre en kopi‘-Alternativ, som du kan bruke til å lage en kopi og deretter gjøre endringene.
Hvis Excel -filene dine ikke er på OneDrive eller SharePoint, vil du fortsatt se alternativet "Lagre som".
Bruke tredjepartsverktøy som DropBox eller Google Drive
Du kan også få versjonshistorikkalternativene for Excel -filer med lagringsalternativer som Dropbox og Google Disk.
Disse verktøyene sjekker ganske enkelt om det har vært noen endringer i filen og lagrer den tidligere versjonen. Du kan deretter gå tilbake til disse versjonene hvis du vil.
En av fordelene med å bruke disse tredjepartsverktøyene er at du enkelt kan samarbeide med folk som ikke bruker OneDrive.
Siden Google Disk og Dropbox vanligvis foretrekkes fremfor OneDrive av mange, hjelper dette når du jobber med team/klienter som bruker disse alternativene.
Den eneste advarselen er å sørge for at du ikke beholder konfidensielle data om disse skylagringstjenestene.
Lagre filen automatisk før du lukker den med VBA
AutoSave er en fantastisk funksjon og gjør arbeidet med Excel mye stressfritt - vel vitende om at dataene ikke går tapt.
Hvis du ikke har Office 365 (noe som betyr at du ikke har AutoSave -funksjonen også), må du stole på Excel's AutoRecover -funksjon.
Et annet alternativ du kan bruke er ved å ha en enkel VBA -kode på plass som sørger for at filen din blir lagret før du lukker den. Dette sikrer at du ikke mister arbeidet ditt fordi du lukket filen før du lagret den.
Merk: Å bruke dette ville være fornuftig bare hvis du ikke bruker Office 365 med OneDrive eller SharePoint. Hvis du er det, kan du alltid gå tilbake til tidligere versjoner, og filene dine blir lagret automatisk uansett.
Nedenfor er trinnene som bruker VBA til å lagre en fil før du lukker arbeidsboken:
- Åpne arbeidsboken der du vil aktivere denne VBA -koden før du lukker den.
- Hold inne ALT -tasten og trykk på F11 -tasten (eller Kommando + Alternativ + F11 i Mac). Dette åpner VB Editor.
- Dobbeltklikk på ThisWorkbook-objektet (for filen der du vil legge til denne koden) i Project Explorer
- Kopier og lim inn koden nedenfor i ThisWorkbook -kodevinduet:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub
- Lukk VB Editor
Nå, når det er noen endring i arbeidsboken og du lukker den før du lagrer, vil den først kjøre denne koden (ettersom dette er en VBA -hendelse som kjøres basert på en hendelse - som er å avslutte arbeidsboken i dette tilfellet). Denne koden vil først lagre arbeidsboken og deretter lukke den.
Hvis du ikke har lagret filen før, vil dette vise en melding som ber deg angi stedet der filen skal lagres.
Hvis du ikke vil overskrive den eksisterende filen, kan du også endre koden slik at den lagrer filen med et tidsstempel. På denne måten går ikke arbeidet ditt tapt, og du kan også gå tilbake til en tidligere versjon.
Nedenfor er VBA-koden som vil lagre filen med dato og klokkeslett i filnavnet:
Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs tidsstempel og wbname Slutt Sub
Dette vil lagre den nye filen med et tidsstempel i navnet på samme sted som den gamle filen er lagret. Hvis du vil at filen skal lagres i en bestemt mappe, kan du angi denne plasseringen i koden.
Så dette er alt du bør vite om hvordan du aktiverer AutoSave i Excel og bruker det effektivt. Og hvis du ikke bruker Office 365 og derfor ikke har AutoSave, kan du fortsatt konfigurere alternativene for automatisk gjenoppretting og gjenopprette filer som ikke er lagret. VBA -koden kan også brukes til å sikre at filene blir lagret som en kopi automatisk når du lukker den.
Håper du synes denne opplæringen var nyttig!
