Opprette et nedtrekksfilter for å trekke ut data basert på utvalg

Se video - Pakk ut data ved hjelp av en rullegardinliste i Excel

I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du oppretter et nedtrekksfilter i Excel, slik at du kan trekke ut data basert på valget fra rullegardinmenyen.

Som vist på bildet nedenfor, har jeg laget en rullegardinliste med landnavn. Så snart jeg velger et hvilket som helst land fra rullegardinmenyen, blir dataene for det landet trukket ut til høyre.

Vær oppmerksom på at så snart jeg velger India fra nedtrekksfilteret, trekkes alle postene for India ut.

Pakk ut data fra rullegardinlisten i Excel

Her er trinnene for å lage et rullegardinfilter som trekker ut data for det valgte elementet:

1. Lag en unik liste over elementer.
2. Legg til et rullegardinfilter for å vise disse unike elementene.
3. Bruk hjelperkolonner for å trekke ut postene for det valgte elementet.

La oss dykke dypt og se hva som må gjøres i hvert av disse trinnene.

Lag en unik liste over varer

Selv om det kan være gjentakelser av et element i datasettet ditt, trenger vi unike elementnavn slik at vi kan lage et nedtrekksfilter ved hjelp av det.

I eksemplet ovenfor er det første trinnet å få den unike listen over alle landene.

Her er trinnene for å få en unik liste:

1. Velg alle landene og lim det inn i en annen del av regnearket.
2. Gå til Data -> Fjern duplikater.
3. Velg kolonnen der du har listen over land i dialogboksen Fjern dubletter. Dette vil gi deg en unik liste som vist nedenfor.

Nå vil vi bruke denne unike listen til å lage rullegardinlisten.

Se også: Den ultimate guiden for å finne og fjerne dubletter i Excel.

Opprette nedtrekksfilter

Her er trinnene for å lage en rullegardinliste i en celle:

1. Gå til Data -> Datavalidering.
2. Velg kategorien Innstillinger i dialogboksen Datavalidering.
3. I kategorien Innstillinger velger du "Liste" i rullegardinmenyen, og i "Kilde" -feltet velger du den unike listen over land som vi genererte.
4. Klikk OK.

Målet nå er å velge et hvilket som helst land fra rullegardinlisten, og det skal gi oss listen over poster for landet.

For å gjøre dette må vi bruke hjelpekolonner og formler.

Lag hjelperkolonner for å trekke ut postene for det valgte elementet

Så snart du gjør valget fra rullegardinmenyen, trenger du Excel for automatisk å identifisere postene som tilhører det valgte elementet.

Dette kan gjøres ved hjelp av tre hjelperkolonner.

Her er trinnene for å lage hjelperkolonner:

• Hjelperkolonne #1 - Skriv inn serienummeret for alle postene (20 i dette tilfellet, du kan bruke funksjonen RADER () for å gjøre dette).
• Hjelperkolonne #2 - Bruk denne enkle IF -funksjonsfunksjonen: = IF (D4 = $ H $ 2, E4, ””)
  • Denne formelen sjekker om landet i den første raden samsvarer med landet i rullegardinmenyen. Så hvis jeg velger India, sjekker den om den første raden har India som land eller ikke. Hvis det er sant, returnerer det radnummeret, ellers returnerer det tomt (""). Når vi nå velger et hvilket som helst land, vises bare de radnummerene (i den andre hjelperkolonnen) som har det valgte landet i det. (For eksempel, hvis India er valgt, vil det se ut som bildet nedenfor).

Nå trenger vi bare å trekke ut dataene for disse radene, som viser tallet (siden det er raden som inneholder det landet). Imidlertid ønsker vi disse postene uten mellomromene etter hverandre. Dette kan gjøres ved hjelp av en tredje hjelperkolonne

• Tredje hjelperkolonne - Bruk følgende kombinasjon av IFERROR og SMALL -funksjoner:
  = FEIL (LITEN ($ F $ 4: $ F $ 23, E4), ””)

Dette vil gi oss noe som vist nedenfor på bildet:

Når vi nå har tallet sammen, trenger vi bare å trekke ut dataene i det tallet. Dette kan enkelt gjøres ved å bruke INDEX -funksjonen (bruk denne formelen i cellene der du trenger resultatet ekstrahert):
= IFERROR (INDEX ($ B $ 4: $ D $ 23, $ G4, COLUMNS ($ J $ 3: J3)), ””)

Denne formelen har to deler:
INDEKS - Dette trekker ut dataene basert på radnummeret
IFERROR - Denne funksjonen returnerer blank når det ikke er data

Her er et øyeblikksbilde av hva du endelig får:

Du kan nå skjule de originale dataene hvis du vil. Du kan også ha originaldata og ekstraherte data i to forskjellige regneark.

Gå videre. bruk denne teknikken, og imponere sjefen din og kolleger (et lite show-off er aldri en dårlig ting).

Last ned eksempelfilen

Likte du opplæringen? Gi meg beskjed om tankene dine i kommentarfeltet.

Du kan også finne følgende opplæringsprogrammer nyttige:

• Dynamisk Excel -filter - Trekk ut data mens du skriver.
• Dynamisk søk ​​i Excel ved bruk av betinget formatering.
• Lag dynamisk nedtrekksmeny med søkeforslag.
• Hvordan trekke ut en understring i Excel ved hjelp av formler.
• Slik filtrerer du celler med fet skriftformatering i Excel.