Hvis det er én ting som forener oss alle, må det være frustrasjonen å holde tritt med et sakte Excel -regneark.
Selv om effekten på ytelsen kan være ubetydelig når det er mindre data, blir den mer dyp når du legger til flere og flere data/beregninger i arbeidsboken.
9 av 10 ganger ville en Excel -bruker klage på de trege Excel -regnearkene. Og det er knapt noe du kan gjøre med det.
Vel, det er IKKE helt sant.
Slik Excel er laget, blir det tregt med store datasett. Det er imidlertid mange triks for å øke hastigheten for å forbedre ytelsen til et sakte Excel-regneark.
10 tips for å håndtere sakte Excel -regneark
Her er 10 tips for å gi det langsomme Excel -regnearket et lite hastighetsøkning, og spare deg for litt tid og frustrasjon (klikk for å hoppe til den spesifikke delen).
- Unngå flyktige funksjoner (du må).
- Bruk hjelperkolonner.
- Unngå matriseformler (hvis du kan).
- Bruk betinget formatering med forsiktighet.
- Bruk Excel -tabeller og navngitte områder.
- Konverter ubrukte formler til verdier.
- Behold alle refererte data i ett ark.
- Unngå å bruke hele raden/kolonnen i referanser.
- Bruk manuell beregningsmodus.
- Bruk raskere formelteknikker.
1. Unngå flyktige formler
Flyktige formler kalles det på grunn av en grunn. Funksjoner som NÅ, I DAG, INDIREKT, RAND, OFFSET osv. Beregner seg på nytt hver gang det er en endring i arbeidsboken.
Hvis du for eksempel bruker funksjonen NÅ i en celle, vil hver formel bli beregnet på nytt og celleverdien oppdateres hver gang det er en endring i regnearket.
Dette krever ekstra behandlingshastighet, og du ender opp med en treg Excel -arbeidsbok.
Som en tommelfingerregel, unngå flyktige formler. Og hvis du ikke kan, prøv å minimere bruken.
2. Bruk hjelperkolonner
Hjelperkolonner er en av de mest undervurderte designkonstruksjonene i Excel. Jeg har sett mange mennesker vike unna å lage hjelperkolonner.
IKKE GJØR DET.
Den største fordelen med å bruke ‘Hjelperkolonner’ er at det kan hjelpe deg med å unngå matriseformler.
Ikke misforstå nå. Jeg er ikke imot matriseformler. Jeg tror heller at disse kan være fantastiske i noen situasjoner. Men når du prøver å gjøre alt med en lang formel, påvirker det ytelsen til Excel -arbeidsboken din. Et par matriseformler her og der burde ikke skade, men hvis du trenger å bruke det mange steder, bør du vurdere å bruke hjelperkolonner.
Her er noen eksempler der hjelperkolonner brukes:
- Sorter data automatisk i alfabetisk rekkefølge ved hjelp av formel.
- Dynamisk Excel -filter - Trekk ut data mens du skriver.
- Opprette flere rullegardinlister i Excel uten gjentagelse.
3. Unngå matriseformler
Arrayformler har sine egne fordeler - men hastighet er ikke en av dem.
Som forklart ovenfor kan matriseformler ta opp mye data (cellereferanser), analysere dem og gi deg resultatet. Men det tar tid.
Hvis det er en måte å unngå matriseformler (for eksempel bruk av hjelperkolonne), må du alltid ta den veien.
4. Bruk betinget formatering med forsiktighet
Jeg elsker absolutt betinget formatering. Det får tørre data til å se så vakre ut. I stedet for å gjøre sammenligningen selv, kan du bare se på en celles farge eller ikon, og du vil vite hvordan den sammenligner seg med andre.
Men … her er problemet.
Ikke mange Excel -brukere vet at Excel betinget formatering er flyktig. Selv om du kanskje ikke merker forskjellen med små datasett, kan det resultere i et sakte Excel -regneark hvis det brukes på store datasett, eller brukes flere ganger.
Råd - bruk det forsiktig.
5. Bruk Excel -tabeller og navngitte områder
Excel -tabell og navngitte områder er to fantastiske funksjoner som holder dataene dine og gjør referanser superenkelt. Det kan ta litt tid å bli vant til det, men når du begynner å bruke det, blir livet enkelt og raskt.
Når du oppretter datadrevne dashbord, er det nesten alltid en god idé å konvertere dataene dine til en Excel-tabell.
Det har også en ekstra fordel ved å gjøre formlene dine mer forståelige.
Hva er for eksempel lettere å forstå?
= Salgspris-Kostpris ELLER = SUM (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Konverter ubrukte formler til statiske verdier
Dette er en no-brainer. Når du ikke trenger det, ikke behold det.
Mange formler vil resultere i en treg Excel -arbeidsbok. Og hvis du har formler som ikke engang blir brukt - vet du hvem du skal klandre. Som en tommelfingerregel, hvis du ikke trenger formler, er det bedre å konvertere dem til en statisk verdi (ved å lime inn som verdier).
Les mer: Hvordan konvertere formler raskt til verdier.
7. Oppbevar alle refererte data i ett ark
Dette er kanskje ikke alltid mulig, men hvis du kan gjøre dette, garanterer jeg at Excel -arket ditt vil bli raskere.
Logikken er enkel - formler i regnearket ditt trenger ikke gå langt for å få dataene når de ligger ved siden av det i det samme arket.
8. Unngå å bruke hele raden/kolonnen som referanse (A: A)
Den eneste grunnen til at jeg har denne på listen er at jeg ser mange mennesker som bruker hele rad/kolonne -referansen i formler. Dette er en dårlig praksis og bør unngås.
Selv om du kanskje tror at raden/kolonnen bare har noen få celler med data, tenker ikke Excel på den måten. Når du refererer til en hel rad/kolonne, fungerer Excel som en god tjener og sjekker det uansett. Det tar mer tid for beregninger.
9. Bruk manuell beregningsmodus
Jeg gjentar bare det millioner mennesker allerede har sagt i forskjellige forum og blogger. Ved å bruke manuell beregning får du fleksibiliteten til å fortelle Excel når du skal beregne, i stedet for at Excel tar sine egne beslutninger. Dette er ikke noe som gjør Excel -arbeidsboken din raskere, men hvis du har et tregt Excel -regneark, sparer det definitivt tid ved å ikke gjøre Excel omberegne igjen og igjen.
- For å bytte til manuell modus, gå til Formel Tab -> Beregningsalternativer -> Manuell (trykk F9 -tasten for å beregne på nytt)
10. Bruk raskere formelteknikker
Excel gir deg mange formler og formelkombinasjoner for å gjøre det samme. Det er best å identifisere og bruke de raskeste.
Her er et par eksempler:
- Bruk IFERROR i stedet for IF og ISERROR -kombinasjonen (med mindre du bruker Excel 2003 eller tidligere, som ikke har IFERROR).
- Bruk MAX (A1,0) i stedet gjør HVIS (A1> 0, A1,0) - Dette er et kult tips som jeg lærte av Mr. Excel aka Bill Jelen. Forskningen hans viser at MAX -alternativet er 40% raskere enn IF -alternativet (og jeg er klar til å ta denne statistikken på pålydende).
- Bruk INDEX/MATCH -kombinasjonen, i stedet for VLOOKUP - Dette kan heve mange øyenbryn, men sannheten er at det ikke er noen måte VLOOKUP kan være raskere hvis du har 100 -talls datakolonner. Verden beveger seg mot INDEX/MATCH, og du bør gjøre skiftet også.
[Hvis du fortsatt er forvirret om hva du skal bruke, her er en head-on-head sammenligning av VLOOKUP Vs. INDEKS/MATCH]. - Bruk - (dobbelnegativer) for å konvertere SANNE og FALSE til 1’er og 0’er (i stedet for å multiplisere den med 1 eller legge 0 til den). Hastighetsforbedringen er merkbar i store datasett.
Er dette en uttømmende liste? Absolutt ikke. Dette er noen gode som jeg synes er verdt å dele som utgangspunkt. Hvis du ønsker å mestre Excel-Speed-Up-teknikker, er det mye godt arbeid utført av mange Excel-eksperter.
Her er noen kilder du kan synes er nyttige:
- 75 Fremskyndingstips av Chandoo (smart gjort av crowdsourcing).
- Beslutningsmodeller nettsted.
- Mr. Excel Message Board (utforsk dette, og du vil finne tonnevis av tips).
Jeg er sikker på at du også har mange tips som kan hjelpe deg med å håndtere sakte Excel -regneark. Del det med oss her i kommentarfeltet.
Jeg har også en forespørsel. Smerten ved å jobbe med et sakte Excel -regneark er noe mange av oss opplever daglig. Hvis du synes disse teknikkene er nyttige. dele det med andre. Lett smerten deres, og tjen litt godhet 🙂
Du kan også like følgende Excel -lenker:
- 24 Excel-triks for å få deg til å seile gjennom det daglige arbeidet.
- 10 super fine måter å rense data i Excel -regneark.
- 10 tips for Excel -dataregistrering du ikke har råd til å gå glipp av.
- Opprette og bruke en rullegardinliste i Excel.
- Reduser Excel -filstørrelsen.
- Slik gjenoppretter du ikke -lagrede Excel -filer.
- Gratis online Excel-opplæring (7-delt videokurs)
- Piltaster fungerer ikke i Excel | Flytte sider i stedet for celler
