Det kan være situasjoner når du må dele celler i Excel. Dette kan være når du får dataene fra en database, eller du kopierer dem fra internett eller får dem fra en kollega.
Et enkelt eksempel hvor du må dele celler i Excel er når du har fulle navn og du vil dele disse inn i fornavn og etternavn.
Eller du får adresse ’og du vil dele adressen slik at du kan analysere byene eller PIN -koden separat.
Hvordan dele celler i Excel
I denne opplæringen lærer du hvordan du deler celler i Excel ved å bruke følgende teknikker:
- Bruke funksjonen Tekst til kolonne.
- Bruke Excel -tekstfunksjoner.
- Bruke Flash Fill (tilgjengelig i 2013 og 2016).
La oss begynne!
Del celler i Excel ved hjelp av tekst til kolonne
Nedenfor har jeg en liste med navn på noen av mine favoritt skjønnlitterære karakterer, og jeg vil dele disse navnene i separate celler .:
Her er trinnene for å dele disse navnene i fornavnet og etternavnet:
- Velg cellene der du har teksten du vil dele (i dette tilfellet A2: A7).
- Klikk på fanen Data
- Klikk på "Tekst til kolonner" i gruppen "Dataverktøy".
- I veiviseren Konverter tekst til kolonner:
- Trinn 1 av 3 i veiviseren for tekst til kolonner: Sørg for at Avgrenset er valgt (det er standardvalget). Dette vil tillate deg å skille fornavn og etternavn basert på en spesifisert skilletegn (mellomrom i dette tilfellet).
- Klikk på Neste.
- Trinn 2 av 3 Veiviser for tekst til kolonner: Velg mellomrom som skilletegn, og opphev alt annet. Du kan se hvordan resultatet ditt ville se ut i delen Data forhåndsvisning i dialogboksen.
- Klikk på Neste.
- Trinn 3 av 3 Veiviser for tekst til kolonner: I dette trinnet kan du angi dataformatet og hvor du vil ha resultatet. Jeg vil beholde dataformatet som Generelt ettersom jeg har tekstdata å dele. Standard destinasjon er A2, og hvis du fortsetter med dette, vil det erstatte det originale datasettet. Hvis du vil beholde de originale dataene intakte, velger du en annen celle som destinasjon. I dette tilfellet er B2 valgt.
- Klikk på Fullfør.
- Trinn 1 av 3 i veiviseren for tekst til kolonner: Sørg for at Avgrenset er valgt (det er standardvalget). Dette vil tillate deg å skille fornavn og etternavn basert på en spesifisert skilletegn (mellomrom i dette tilfellet).
Dette vil umiddelbart dele cellens tekst i to forskjellige kolonner.
Merk:
- Tekst til kolonne -funksjonen deler innholdet i cellene basert på skilletegnet. Selv om dette fungerer bra hvis du vil skille fornavn og etternavn, vil det i for-, mellom- og etternavn dele det i tre deler.
- Resultatet du får fra å bruke funksjonen Tekst til kolonne er statisk. Dette betyr at hvis det er noen endringer i de originale dataene, må du gjenta prosessen for å få oppdaterte resultater.
Del celler i Excel ved hjelp av tekstfunksjoner
Excel -tekstfunksjoner er flotte når du vil kutte og skjære tekststrenger.
Mens funksjonen Tekst til kolonne gir et statisk resultat, er resultatet du får fra å bruke funksjoner dynamisk og oppdateres automatisk når du endrer de originale dataene.
Splittende navn som har et fornavn og etternavn
Anta at du har de samme dataene som vist nedenfor:
Trekker ut fornavnet
For å få fornavnet fra denne listen, bruk følgende formel:
= VENSTRE (A2, SØK ("", A2) -1)
Denne formelen vil få øye på det første mellomromstegnet og deretter returnere all teksten før det mellomromstegnet:
Denne formelen bruker SEARCH -funksjonen for å få posisjonen til mellomromstegnet. Når det gjelder Bruce Wayne, er romkarakteren i sjette posisjon. Den trekker deretter ut alle tegnene til venstre for den ved å bruke VENSTRE -funksjonen.
Pakk ut etternavnet
På samme måte, for å få etternavnet, bruker du følgende formel:
= HØYRE (A2, LENG (A2) -SØK ("", A2))
Denne formelen bruker søkefunksjonen til å finne posisjonen til mellomromstasten ved å bruke SEARCH -funksjonen. Det trekker deretter det tallet fra den totale lengden på navnet (som er gitt av LEN -funksjonen). Dette gir antall tegn i etternavnet.
Dette etternavnet trekkes deretter ut ved å bruke HØYRE -funksjonen.
Merk: Disse funksjonene fungerer kanskje ikke bra hvis du har ledende, etterfølgende eller doble mellomrom i navnene. Klikk her for å lære hvordan du fjerner ledende/etterfølgende/doble mellomrom i Excel.
Splittende navn som har et fornavn, mellomnavn og etternavn
Det kan være tilfeller der du får en kombinasjon av navn der noen navn også har et mellomnavn.
Formelen i slike tilfeller er litt kompleks.
Trekker ut fornavnet
For å få fornavnet:
= VENSTRE (A2, SØK ("", A2) -1)
Dette er den samme formelen vi brukte da det ikke var noe mellomnavn. Den ser bare etter det første mellomromstegnet og returnerer alle tegnene før mellomrommet.
Trekker ut mellomnavnet
For å få mellomnavnet:
= IFERROR (MIDT (A2, SØK ("", A2)+1, SØK ("", A2, SØK ("", A2) +1) -SØK ("", A2)), "")
MID -funksjonen starter fra det første mellomromstegnet og trekker ut mellomnavnet ved å bruke forskjellen i posisjonen til det første og det andre mellomromstegnet.
I tilfeller det ikke er noe mellomnavn, returnerer MID -funksjonen en feil. For å unngå feilen er den pakket inn i IFERROR -funksjonen.
Pakk ut etternavnet
For å få etternavnet, bruk formelen nedenfor:
= HVIS (LEN (A2) -LEN (SKIFTNING (A2, "", "")) = 1, HØYRE (A2, LEN (A2) -SØK ("", A2)), HØYRE (A2, LEN (A2) -SØK ("", A2, SØK ("", A2) +1)))
Denne formelen kontrollerer om det er et mellomnavn eller ikke (ved å telle antall mellomromstegn). Hvis det bare er ett mellomrom, returnerer det bare all teksten til høyre for mellomromstegnet.
Men hvis det er 2, så oppdager det det andre mellomromstegnet og returnerer antall tegn etter det andre mellomrommet.
Merk: Denne formelen fungerer bra når du har navn som enten har neve- og etternavn bare, eller for-, mellom- og etternavn. Men hvis du har en blanding der du har suffikser eller hilsener, må du endre formlene ytterligere.
Del celler i Excel ved hjelp av Flash Fill
Flash Fill er en ny funksjon som ble introdusert i Excel 2013.
Det kan være veldig praktisk når du har et mønster, og du vil raskt trekke ut en del av det.
La oss for eksempel ta for- og etternavndataene:
Flash fill fungerer ved å identifisere mønstre og replikere det for alle de andre cellene.
Slik kan du trekke ut fornavnet fra listen ved hjelp av Flash Fill:
- I celle B2, skriv inn fornavnet til Bruce Wayne (dvs. Bruce).
- Når cellen er valgt, vil du legge merke til en liten firkant i høyre ende av cellevalget. Dobbeltklikk på den. Dette fyller samme navn i alle cellene.
- Når cellene er fylt, ser du ikonet Autofyll -alternativer nederst til høyre. Klikk på den.
- Velg Flash Fill fra listen.
- Så snart du velger Flash Fill, vil du legge merke til at alle cellene oppdaterer seg selv og nå viser fornavnet for hvert navn.
Hvordan fungerer Flash Fill?
Flash Fill ser etter mønstrene i datasettet og replikerer mønsteret.
Flash Fill er en overraskende smart funksjon og fungerer som forventet i de fleste tilfeller. Men det mislykkes også i noen tilfeller.
For eksempel, hvis jeg har en liste med navn som har en kombinasjon av navn med noen som har et mellomnavn og noen ikke.
Hvis jeg trekker ut mellomnavnet i et slikt tilfelle, vil Flash Fill feilaktig returnere etternavnet hvis det ikke er noe fornavn.
For å være ærlig, er det fortsatt en god tilnærming til trenden. Imidlertid er det ikke det jeg ønsket.
Men det er fortsatt et godt nok verktøy for å oppbevare i arsenalet ditt og bruke når behovet oppstår.
Her er et annet eksempel der Flash Fill fungerer strålende.
Jeg har et sett med adresser som jeg raskt vil hente ut byen fra.
For raskt å få byen, skriv inn bynavnet for den første adressen (skriv inn London i celle B2 i dette eksemplet) og bruk autofyllen til å fylle alle cellene. Bruk nå Flash Fill og gir deg øyeblikkelig navnet på byen fra hver adresse.
På samme måte kan du dele adressen og trekke ut hvilken som helst del av adressen.
Vær oppmerksom på at dette trenger adressen for å være et homogent datasett med samme skilletegn (komma i dette tilfellet).
Hvis du prøver å bruke Flash Fill når det ikke er noe mønster, viser det deg en feil som vist nedenfor:
I denne opplæringen har jeg dekket tre forskjellige måter å dele celler i Excel i flere kolonner (ved hjelp av tekst til kolonner, formler og Flash Fill)
Håper du fant denne Excel -opplæringen nyttig.
