Bruker du mye tid på å formatere data i Excel?
Hvis ja, kan det hende at AutoFormat -alternativet er nyttig for å fremskynde formateringsarbeidet. Den lar deg raskt bruke en forhåndsinnstilt formatering på et datasett som har en topptekstrekke og en topptekstkolonne.
Den lar deg raskt bruke en forhåndsinnstilt formatering på et datasett som har en topptekstrekke og en topptekstkolonne.
Så du får raskt et resultat som vist nedenfor:
Aldri hørt om det? Ikke bekymre deg - jeg vil fortelle deg alt om det i denne opplæringen.
Hvor er AutoFormat i Excel?
Hvis du ikke finner alternativet AutoFormat i Excel, er det fordi det ikke allerede er tilgjengelig på båndet eller Quick Access Toolbar (QAT).
Du må manuelt legge den til i QAT.
Her er trinnene for å legge til AutoFormat -alternativet i QAT:
- Høyreklikk på et av de eksisterende ikonene på QAT.
- Klikk på alternativet "Tilpass verktøylinjen for hurtig tilgang".
- I dialogboksen Alternativer for Excel som åpnes, velger du Alle kommandoer i «Velg kommandoer fra».
- I listen over kommandoer ruller du ned og velger AutoFormat.
- Klikk på Legg til -knappen. Dette vil legge til alternativet AutoFormat til listen over ikoner som allerede er tilgjengelige i QAT.
- Klikk OK.
Trinnene ovenfor vil legge til AutoFormat -ikonet i verktøylinjen for rask tilgang (som vist nedenfor).
Vær oppmerksom på at dette kun er en engangsøvelse. Når den er lagt til i QAT, kan du bruke den når som helst med et enkelt klikk.
Bruke alternativet AutoFormat for raskt å formatere data
AutoFormat -alternativet er egnet for data som har den første raden og den første kolonnen som overskrifter.
Noe som vist nedenfor:
Her er trinnene for å formatere disse dataene ved hjelp av alternativet AutoFormat:
- Velg hele datasettet.
- Klikk på AutoFormat -ikonet i verktøylinjen for hurtig tilgang.
- I dialogboksen finner du 16 forskjellige typer formateringsdesign. Velg den du vil bruke.
- Klikk OK.
Dette vil umiddelbart bruke den valgte formateringen til datasettet.
Vær oppmerksom på at du kan endre formateringen etter at du har brukt AutoFormat -designet. For eksempel, hvis du ikke liker fargen på overskriftene, kan du endre den med en hvilken som helst annen farge.
Hvis du allerede har brukt noen formatering på datasettet, blir det overstyrt. For eksempel, hvis du har topptekstcellene i rød farge og du velger et format med en blå topptekst, vil den overstyre de røde overskriftene og bruke den blå fargen på cellene.
Endre formateringsdesignet i AutoFormat
Det er noen begrensede modifikasjoner du kan gjøre i formateringsdesignet når du bruker alternativene AutoFormat.
Nedenfor er de seks formattypene du kan aktivere/deaktivere når du bruker AutoFormat:
- Nummerformatering
- Grense
- Skrift
- Mønstre
- Justering
- Bredde høyde
Her er trinnene for å endre formatene når du bruker AutoFormat:
- Klikk på alternativet AutoFormat i QAT.
- Klikk på "Alternativer" -knappen i dialogboksen.
- Velg/fravelg formateringsdesignalternativene du vil bruke på datasettet. Vær oppmerksom på at så snart du velger/fravelger et alternativ, vil en live forhåndsvisning være tilgjengelig for alle designene i dialogboksen.
- Klikk OK når du er ferdig.
Fjerne formateringen fra datasettet
Du kan enkelt fjerne formateringen etter at du har brukt den ved hjelp av alternativet AutoFormat.
Det er to måter å gjøre dette på:
- Fjern individuelle elementer ved hjelp av de innebygde alternativene. For eksempel, hvis du bare vil fjerne grensene, kan du bruke grensealternativene for å fjerne dem.
- Fjern hele formateringen. Du kan gjøre dette ved å velge det siste designet i dialogboksen Autoformat (som vist nedenfor).
Begrensninger for alternativet AutoFormat i Excel
Dette alternativet har vært tilgjengelig i lang tid, og verktøyet har redusert betydelig da tabellalternativer mer raffinerte formaterings-/designalternativer ble tilgjengelige på båndet i Excel.
Jeg anbefaler å bruke den bare når dataene dine har en viss struktur (har overskrifter og kolonner). Hvis dataene dine ikke er strukturert på denne måten, anbefaler jeg at du bruker individuelle formateringsalternativer.
Du kan heller ikke endre et bestemt formateringsalternativ med AutoFormat. For eksempel, hvis du vil at grensen skal være tykk eller stiplet, kan du ikke gjøre det.
