Slik sorterer du etter farge i Excel (på mindre enn 10 sekunder)

Excel har mange alternativer når det gjelder sortering av data.

Og ett av disse alternativene lar deg sortere dataene dine basert på cellens farge.

For eksempel i datasettet nedenfor kan du sortere etter farge for å få navnene på alle elevene som scoret over 80 sammen øverst og alle elevene som scoret mindre enn 35 sammen nederst.

Med sorteringsfunksjonen i Excel kan du sortere basert på fargen i cellen.

I denne opplæringen vil jeg vise deg forskjellige scenarier der du kan sortere etter farge og de nøyaktige trinnene du trenger for å gjøre dette.

Vær oppmerksom på at i denne opplæringen har jeg tatt eksempler der jeg sorterer basert på numeriske verdier. Imidlertid fungerer disse metodene perfekt, selv om du har tekst eller datoer i stedet for tall.

Sorter basert på en enkelt farge

Hvis du bare har en enkelt farge i datasettet, kan du enkelt sortere det basert på det.

Nedenfor er et datasett der alle elevene som har scoret mer enn 80 har blitt markert med grønt.

Her er trinnene for å sortere etter cellens farge:

1. Velg hele datasettet (A1: B11 i dette eksemplet)
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på alternativet "Sorter". Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter, kontroller at "Mine data har overskrifter" er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du beholde dette alternativet.
5. Klikk på "Sorter etter" rullegardinmenyen og velg "Merker". Dette er kolonnen som vi vil at dataene skal sorteres på.
6. Klikk på Cellefarge i rullegardinlisten 'Sorter på'.
7. I fargen "Bestill" velger du fargen du vil sortere dataene på. Siden det bare er én farge i datasettet vårt, viser det bare én farge (grønn)
8. I den andre rullegardinmenyen i Bestill, velg På toppen. Dette er stedet der du angir om du vil ha alle de fargede cellene øverst i datasettet eller nederst.
9. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil gi deg et datasett som vist nedenfor.

Tastatursnarvei for å åpne dialogboksen Sorter - ALT A S S (hold inne ALT -tasten og trykk deretter på A S S -tastene en etter en)

Vær oppmerksom på at sortering basert på farge bare omorganiserer cellene for å samle alle cellene med samme farge. Resten av cellene forblir som de er.

Denne metoden fungerer for celler du har uthevet manuelt (ved å gi den en bakgrunnsfarge) så vel som de der cellefargen er på grunn av betingede formateringsregler.

Sorter basert på flere farger

I eksemplet ovenfor hadde vi bare celler med en farge som måtte sorteres.

Og du kan bruke samme metodikk til å sortere når du har celler med flere farger.

Anta for eksempel at du har et datasett som vist nedenfor der alle cellene der merkene er mer enn 80 er i grønn farge og de der merkene er mindre enn 35 er i rød farge.

Og du vil sortere disse dataene slik at du har alle cellene med grønt øverst og alle med rødt nederst.

Nedenfor er trinnene for å sortere etter flere farger i Excel:

1. Velg hele datasettet (A1: B11 i dette eksemplet)
2. Klikk kategorien Data.
3. Klikk på alternativet Sorter. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter, kontroller at "Mine data har overskrifter" er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du beholde dette alternativet.
5. Klikk på "Sorter etter" rullegardinmenyen og velg "Merker". Dette er kolonnen som vi vil at dataene skal sorteres på.
6. Klikk på Cellefarge i rullegardinlisten 'Sorter på'.
7. Velg den første fargen du vil sortere dataene på, i rullegardinlisten ‘Bestilling’. Det vil vise alle fargene som er der i datasettet. Velg grønt.
8. I den andre rullegardinmenyen i Bestill, velg På toppen.
9. Klikk på knappen Legg til nivå. Dette gjøres for å legge til en annen betingelse for sortering (som vi ønsker å sortere basert på to farger). Hvis du klikker på denne knappen, vil du legge til et nytt sett med sorteringsalternativer.
10. Klikk på rullegardinmenyen "Deretter" og velg "Merker"
11. Klikk på Cellefarge i rullegardinlisten 'Sorter på'.
12. I rullegardinlisten ‘Bestilling’ velger du den andre fargen du vil sortere dataene på. Det vil vise alle fargene som er der i datasettet. Velg Rød.
13. I den andre rullegardinmenyen i Ordre, velg på bunnen.
14. Klikk OK

Trinnene ovenfor vil sortere dataene med alt det grønne øverst og alle de røde nederst.

Avklaring: Sortering etter farge fungerer med tall og tekstdata. Du tenker kanskje at du kan oppnå resultatene vist ovenfor ved å bare sortere dataene basert på verdiene. Selv om dette vil fungere i dette spesifikke scenariet, tenk deg at du har en enorm liste over klienter/kunder/produkter som du har markert manuelt. I så fall er det ingen numerisk verdi, men du kan fortsatt sortere basert på fargen på cellene.

Sorter basert på skriftfarge

En annen fantastisk ting med sortering i Excel er at du også kan sortere etter skriftfarge i cellene.

Selv om dette ikke er så vanlig som å få data der celler er farget, er dette fortsatt noe mange mennesker gjør. Tross alt, det tar bare ett klikk for å endre skriftfarge.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil sortere disse dataene for å få alle cellene med den røde fargen sammen.

Nedenfor er trinnene for å sortere etter skriftfarge i Excel:

1. Velg hele datasettet (A1: B11 i dette eksemplet)
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på alternativet Sorter. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter, kontroller at "Mine data har overskrifter" er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du beholde dette alternativet.
5. Klikk på rullegardinlisten Sorter etter og velg "Merker". Dette er kolonnen som vi vil at dataene skal sorteres på.
6. Klikk på Skriftfarge i rullegardinlisten "Sorter på".
7. I fargen "Bestill" velger du fargen du vil sortere dataene på. Siden det bare er én farge i datasettet vårt, viser det bare én farge (rød)
8. I den andre rullegardinmenyen i Bestill, velg På toppen. Dette er stedet der du angir om du vil ha alle de fargede cellene øverst i datasettet eller nederst.
9. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere dataene med alle cellene med skriften i rød farge øverst.

Sorter basert på ikoner med betinget formatering

Betinget formatering lar deg legge til et lag med visuelle ikoner som kan få dataene dine eller rapportene/dashbordene til å se mye bedre og lett å lese.

Hvis du har slike data med betingede formateringsikoner, kan du også sortere disse dataene basert på ikonene

Anta at du har et datasett som vist nedenfor:

Nedenfor er trinnene for å sortere etter betingede formateringsikoner:

1. Velg hele datasettet (A1: B11 i dette eksemplet)
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på alternativet Sorter. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter, kontroller at ‘Mine data har overskrifter’ er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du beholde dette alternativet.
5. Klikk på "Sorter etter" rullegardinmenyen og velg "Merker". Dette er kolonnen som vi vil at dataene skal sorteres på.
6. Klikk på "Ikon for betinget formatering" i rullegardinlisten "Sorter på".
7. I ikonet "Bestill" velger du ikonet du vil sortere dataene på. Det vil vise alle ikonene som er der i datasettet. Velg den grønne først.
8. I den andre rullegardinmenyen i Bestill, velg På toppen.
9. Klikk på knappen Legg til nivå. Dette gjøres for å legge til en annen betingelse for sortering (som vi ønsker å sortere basert på tre ikoner). Hvis du klikker på denne knappen, vil du legge til et nytt sett med sorteringsalternativer.
10. Klikk på rullegardinmenyen "Deretter" og velg "Merker"
11. I rullegardinlisten "Sorter på" klikker du på "Ikoner for betinget formatering".
12. I rullegardinlisten ‘Bestilling’ velger du det andre ikonet du vil sortere dataene på. Det vil vise alle ikonene som er der i datasettet. Velg gul.
13. I den andre rullegardinmenyen i Bestill, velg På toppen.
14. Klikk på knappen Legg til nivå. Dette gjøres for å legge til en annen betingelse for sortering. Hvis du klikker på denne knappen, vil du legge til et nytt sett med sorteringsalternativer.
15. Klikk på rullegardinmenyen "Deretter" og velg "Merker"
16. I rullegardinlisten "Sorter på" klikker du på "Ikoner for betinget formatering".
17. Velg det tredje ikonet du vil sortere dataene på, i rullegardinlisten ‘Bestilling’. Det vil vise alle ikonene som er der i datasettet. Velg Rød.
18. I den andre rullegardinmenyen i Bestill, velg På toppen.
19. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere datasettet og gi deg alle de samme ikonene sammen.

Vær oppmerksom på at sorteringen vil følge rekkefølgen du har den i sorteringsdialogboksen. For eksempel, hvis alle ikonene er satt til å sortere og vise øverst, vil først alle cellene med grønne ikoner bli vist som det er øverst i våre tre forhold. Deretter vil de resulterende dataene ha de gule ikonene og deretter de røde ikonene.

Ikke miste den opprinnelige rekkefølgen av dataene

Når du sorterer dataene, mister du den opprinnelige rekkefølgen av datasettet.

Hvis du også vil beholde det originale datasettet, er det best å lage en kopi av dataene og deretter utføre sorteringen på de kopierte dataene.

En annen teknikk for å sikre at du kan få tilbake de originale dataene er å sette inn en kolonne med radnummer.

Når du har lagt til denne kolonnen, kan du bruke denne når du sorterer dataene.

I tilfelle du trenger den opprinnelige databestillingen tilbake på et senere tidspunkt, kan du enkelt sortere disse dataene basert på kolonnene med tallene.

Interessert i å lære mer om sortering av data i Excel. Her er en massiv gi om hvordan du sorterer i Excel som dekker mange emner som sortering etter tekst/datoer/tall, sortering fra venstre til høyre, sortering basert på delvis tekst, store og små bokstaver, sortering på flere nivåer og mye mer.