Excel er et fantastisk verktøy for å lagre og analysere data. Og mange ganger må du håndtere tekstdatatyper som navn, regioner, avdelinger eller produktnavn.
I slike tilfeller er det godt å vite hvordan man manipulerer tekstdata og får ønsket resultat.
En av de vanligste oppgavene de fleste Excel -brukere må gjøre er å jobbe med et datasett med navn. Ofte finner du ut at fornavnet og etternavnet er i separate kolonner, og du kan ha behov for å kombinere disse for- og etternavnene og få disse som et kombinert navn i en celle.
I denne Excel -opplæringen viser jeg deg flere forskjellige måter å kombinere fornavn og etternavn i Excel.
Du kan enkelt gjøre det ved å bruke enkle formler (for eksempel Concatenate eller TextJoin) og funksjoner som Flash Fill og Power Query
4 måter å kombinere fornavn og etternavn i Excel
Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil kombinere fornavnet i kolonne A og etternavnet i kolonne B.
La oss se på noen av måtene å gjøre dette på.
Bruke CONCATENATE -funksjon (eller Ampersand)
Å kombinere forskjellige tekststrenger fra forskjellige celler er ganske enkelt i Excel. Det er en innebygd Concatenate-formel i Excel som bare er laget for dette formålet.
Nedenfor er formelen som vil kombinere for- og etternavnet (atskilt med et mellomrom):
= CONCAT (A2, "", B2)
CONCAT er en ny funksjon som ble introdusert i Excel 2016 og er laget for å erstatte CONCATENATE -funksjonen. Men fra nå av er begge funksjonene fortsatt tilgjengelige, og du kan enten fungere.
Nedenfor er CONCATENATE -formelen hvis du vil bruke den:
= KONTAKT (A2, "", B2)
Formelen ovenfor tar ganske enkelt for- og etternavnet og kombinerer det. Og siden jeg vil at disse skal skilles med et mellomrom, har jeg brukt ”” (mellomrom i doble anførselstegn) som det andre argumentet.
Du kan også bruke ampersand -operatøren til å gjøre sammenkoplingen.
Forutsatt at du har det samme datasettet, kan du bruke formelen nedenfor for å kombinere for- og etternavnet:
= A2 & "" & B2
Ampersand -operatøren kombinerer teksten før og etter den. I eksemplet ovenfor har jeg kombinert tre deler - fornavn, mellomromstegn og etternavn.
Nå som du forstår konseptet, kan du kombinere navnene i forskjellige formater hvis du vil. For eksempel kan det være lurt å ha etternavnet og deretter fornavnet, eller et komma i stedet for mellomrommet mellom navnene.
Hvis du bare vil ha det kombinerte navnet og vil bli kvitt for- og etternavnet, bør du først konvertere formelverdiene til statiske verdier. Når du er ferdig, kan du deretter fjerne/slette for- og etternavnet.
Bruke TEXTJOIN -funksjonen
TEXTJOIN er en funksjon som er tilgjengelig i Excel2021-2022 og Office 365.
Hvis du har tilgang til denne funksjonen, er det best å bruke den til å kombinere celler og kolonner (siden den er mye bedre enn CONCATENATE- og ampersand -metodene ovenfor).
Anta at du har datasettet som vist nedenfor, og du vil kombinere for- og etternavnet.
Nedenfor er formelen for å gjøre dette:
= TEKSTJOIN ("", SANN, A2: B2)
Funksjonen ovenfor TEXTJOIN tar tre argumenter:
- Skilletegnet, som er et mellomromstegn i doble anførselstegn i dette eksemplet (siden vi vil at for- og etternavnet skal skilles med et mellomrom)
- En boolsk verdi der TRUE betyr at i tilfelle det er tomme celler, vil formelen ignorere den
- Området som har cellene du vil kombinere
Den er raskere enn den vanlige sammenkoblede formelen og er også lettere å lage og administrere. Så hvis du har tilgang til TEXTJOIN -funksjonen i Excel, er det bedre å bruke den over en hvilken som helst annen formel.
Bruke Flash Fill
Flash Fill er en smart funksjonalitet som prøver å forstå mønsteret og gi deg resultatet.
La meg forklare hvordan det fungerer.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil kombinere for- og etternavnet.
Nedenfor er trinnene du kan bruke for å gjøre dette ved hjelp av Flash Fill
- Skriv inn resultatet du vil ha i celle C2. I vårt eksempel ville det være 'Bobby Baker'
- Begynn å skrive det forventede resultatet i celle C3. Du vil legge merke til at Excel viser deg det forventede resultatet i alle cellene (i den lysegrå teksten). Dette er Flash Fill in action
- Trykk Enter
De ovennevnte trinnene ville umiddelbart fylle alle cellene med det kombinerte navnet.
I noen tilfeller er det mulig at du ikke vil se flashfylling mens du skriver i den andre cellen.
Ikke bekymre deg, det skjer noen ganger.
I et slikt scenario, under andre trinn du kan bruke for å få Flash Fill til å fungere:
- Skriv inn resultatet du vil ha i celle C2. I vårt eksempel ville det være 'Bobby Baker'
- Velg velg C3
- Klikk på kategorien Hjem
- Klikk på Fyll -ikonet i redigeringsgruppen
- Klikk på Flash Fill
Trinnene ovenfor ville umiddelbart plukke opp mønsteret fra cellen ovenfor og fylle hele kolonnen med det kombinerte navnet.
Hvis Flash fill ikke er i stand til å plukke opp det riktige mønsteret og gir feil resultat, fyller du to celler manuelt og utfører trinnene ovenfor.
Du kan også bruke hurtigtasten Kontroll + E å fylle med Flash fill.
Å kombinere fornavn og etternavn (eller til og med fornavn, mellomnavn og etternavn) er en enkel operasjon som Flash Fill enkelt kan håndtere.
Husk at Flash Fill ikke er perfekt. Det fungerer ved å identifisere mønstre og bruke det samme mønsteret til å fylle alle cellene i kolonnen. Selv om det mest sannsynlig fungerer som forventet, er det en god idé å dobbeltsjekke resultatet av Flash Fill.
Bruke Power Query
Power Query er et fantastisk verktøy som brukes til å trekke ut og transformere data.
Du kan også bruke dette til å raskt slå sammen kolonner og kombinere for- og etternavn.
For at Power Query skal fungere, må dataene dine være i en Excel -tabell (eller i det minste et navngitt område).
I forbindelse med denne opplæringen vil jeg konvertere datasettet som har det første og etternavnet til en Excel -tabell.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil slå sammen de to kolonnene for å få hele navnet.
Nedenfor er trinnene for å konvertere dataene til en Excel -tabell:
- Velg en celle i datasettet
- Klikk på Sett inn -fanen
- Klikk på tabellikonet
- Kontroller at området er riktig i dialogboksen Opprett tabell
- Klikk på Ok
Trinnene ovenfor vil konvertere dataområdet til en Excel -tabell.
La oss nå se hvordan du kombinerer for- og etternavnet ved å bruke Power Query:
- Velg en celle i tabellen
- Klikk kategorien Data
- Klikk på "Fra ark" -alternativet i Get & Transform Data -gruppen. Dette åpner Power Query Editor
- Kontroller at høyre tabell er valgt i venstre rute i Power Query Editor. Hvis du bare har ett bord, ser du bare ett alternativ i venstre rute
- Velg kolonnene du må slå sammen (hold inne Ctrl -tasten og klikk deretter på kolonneoverskriften for å velge kolonnen)
- Høyreklikk og klikk deretter på alternativet "Slå sammen kolonner"
- I dialogboksen Flett kolonner som åpnes, velger du mellomrom som skilletegn (fra rullegardinmenyen)
- Skriv inn et navn for den nye sammenslåtte kolonnen. Jeg vil gå med 'Fullt navn'
- Klikk OK. Dette ville fjerne de to kolonnene vi allerede har og erstatte dem med den nye kolonnen som har hele navnet.
- Klikk på kategorien Fil, og klikk deretter på Lukk og last inn.
Trinnene ovenfor vil sette inn et nytt regneark i arbeidsboken med en tabell som har en kolonne som har hele navnet.
Hvis du vil ha de originale kolonnene samt en ny kolonne som inneholder hele navnet, i stedet for å velge kolonnene og slå dem sammen, velger du først kategorien Legg til kolonne i Power Query Editor, deretter velger du kolonnene og klikker deretter på Slå sammen Kolonner. Dette vil legge til en ny kolonne som vil ha hele navnet.
Sammenlignet med formelmetodene og Flash Fill, er Power Query definitivt litt lengre.
Men fordelen med å bruke denne metoden er at hvis de opprinnelige dataene endres, kan du raskt oppdatere spørringen, og de resulterende dataene oppdateres automatisk.
Power Query er også mye brukt til å kombinere forskjellige tabeller og data fra flere regneark og arbeidsbøker. Så hvis du har navnedataene du vil kombinere, er det et enkelt trinn i din allerede eksisterende strømforespørselsarbeidsflyt.
I denne opplæringen har jeg dekket hvordan kombinere fornavnet og etternavnet i Excel. Men hvis du har for-, mellom- og etternavn, kan du bruke de samme metodene for å gjøre det.
Jeg håper du synes denne opplæringen var nyttig.
