Se video - Slik sporer du endringer i Excel
Hvis du jobber med en Excel -fil som må oppdateres eller gjennomgås av andre, kan alternativet for å spore endringer komme godt med.
Du kan også bruke den når du oppdaterer en fil og må følge med på alle endringene du gjør selv. Dette kan være nyttig når du går tilbake til det en gang senere.
I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du sporer endringer i Excel.
Aktivere sporendringene i Excel -funksjonen
Som standard er denne funksjonen deaktivert i Excel.
Her er trinnene for å aktivere sporendringer i Excel:
- Gå til kategorien Gjennomgang.
- I gruppen Endringer klikker du på alternativet Spor endringer og velger Uthev endringer.
- I dialogboksen Marker endringer, merker du av alternativet "Spor endringer under redigering. Dette deler også arbeidsboken din. ' Du kan også spesifisere alternativene "Når", "Hvem" og "Hvor". For denne opplæringen vil jeg gå med standardinnstillingene.
- Klikk OK.
De ovennevnte trinnene vil aktivere "Spor endringer" i Excel, og nå vil det markere enhver endring som er gjort i arbeidsboken.
Merk: For at dette alternativet skal fungere, må du ha arbeidsboken lagret på systemet eller en nettverksstasjon. Hvis filen ikke er lagret, vil den først be deg om å lagre den før du aktiverer alternativet "Spor endringer". Hvis filen allerede er lagret, vil den fortsatt lagre den før sporing aktiveres.
Hvordan fungerer "Spor endringer" i Excel?
Når du har aktivert sporing, når du eller noen som får tilgang til arbeidsboken gjør noen endringer i den, vil den bli markert med en blå kant og få en liten blå trekant øverst til venstre i cellen. Dette ligner den røde trekanten du ser når du setter inn en kommentar i en celle.
For eksempel, nedenfor har jeg en dummy prosjektplan, og jeg har gjort endringer i kolonne B (celle B4 og B6).
Når du holder markøren over cellen som har en endring, viser den en melding som angir hva endringen er, hvem som gjorde endringen og når den ble utført.
Vær oppmerksom på at når "sporendringer" -alternativet er aktivert i Excel, deles arbeidsboken og noen av funksjonene deaktiveres automatisk. For eksempel vil du ikke kunne beskytte et ark når "sporendringer" er PÅ. Du vil legge merke til at noen av alternativene i båndet er nedtonet.
Få en liste over alle endringene
Hvis du har en arbeidsbok som har gjort mange endringer i den, kan det være lurt å få en liste over alle endringene separat som en liste.
Her er trinnene for å få en liste over alle endringene i et nytt regneark:
- Lagre arbeidsboken slik at endringene som gjøres, lagres også.
- Gå til kategorien Gjennomgang.
- I gruppen Endringer klikker du på Spor endringer og velger Uthev endringer.
- I dialogboksen "Uthev endringer" merker du av for alternativet "Liste endringer på et nytt ark". I alternativet "Når" kan du angi om du vil at alle endringer eller endringer som ikke er gjennomgått eller "endringer siden sist lagret".
- Klikk Ok.
Dette vil umiddelbart opprette et nytt regneark som viser alle endringene du har gjort.
Godta/avvise endringer
Når endringene er gjort, er disse ikke endelige før du går gjennom disse endringene. Dette kan være nyttig når du har den anmeldte filen fra din kollega/sjef/klient, og du må bestemme hvilke endringer som skal beholdes og hvilke som skal avvises.
Her er trinnene for å godta/avvise endringer i Excel:
- Gå til kategorien Gjennomgang.
- I gruppen Endringer klikker du på "Spor endringer" og velger "Godta/avvis endringer".
- I dialogboksen "Velg endringer som skal godkjennes eller avvises", angir du alternativene Når, Hvem og Hvor.
- I ‘Når’ kan du velge alle endringer som ikke har blitt gjennomgått eller angi en dato.
- I ‘Hvem’ kan du velge hvem du vil se gjennom.
- I ‘Hvor’ kan du velge et celleområde der du vil gjennomgå endringene.
- Klikk Ok. Dette åpner dialogboksen "Godta eller avvis endringer".
- I dialogboksen "Godta eller avvis endringer" kan du godta endringer én etter én, eller godta/avvise alle endringer samtidig.
Hvis du avviser en endring, går den tilbake til den opprinnelige verdien.
Vær oppmerksom på at når du godtar en endring, kan du ikke angre den.
Deaktivering av sporendringer i Excel
Når arbeidet ditt er ferdig, kan du deaktivere sporendringsfunksjonen i Excel. Det fjerner eksisterende blå boks i cellene og stopper sporing av eventuelle andre endringer.
Her er trinnene for å deaktivere "sporendringer" i Excel:
- Gå til kategorien Gjennomgang.
- I gruppen Endringer klikker du på "Spor endringer" og velger "Fremhev endringer".
- I dialogboksen "Marker endringer" fjerner du merket for alternativet - "Spor endringer mens du redigerer. Dette deler også arbeidsboken din. '
- Klikk OK.
- Du vil se en melding som vist nedenfor. Klikk på Ja.
Forskjellen mellom kommentarer og sporendringer
Mange foretrekker å legge til kommentarer mens de vurderer andres arbeid i Excel.
Her er de store forskjellene i "kommentarer" og "sporendringer" -funksjonaliteten:
- Du trenger ikke å redigere innholdet i en celle for å legge igjen en kommentar. Sporendringer vil derimot sette inn et notat når det er noen endring i cellen.
- Å legge til kommentar er en manuell prosess, mens sporendringer, når de er aktivert, automatisk registrerer alt som skjer i regnearket.
- Du kan ikke få en liste over alle kommentarene separat i et regneark (med mindre du bruker VBA som vist her) mens du kan få det med sporingsfunksjonaliteten med et enkelt klikk.
- Når du aktiverer sporendringer i Excel, er noen av funksjonene deaktivert. Dette er ikke tilfelle med kommentarer.
Du kan også like følgende opplæringsprogrammer:
- Slik bruker du stavekontroll i Excel.
- Bruke inndatamelding i Excel for å vise melding når en celle er valgt.
