Slik sorterer du i Excel (etter rader, kolonner, farger, datoer og tall)

Sortering av data i Excel har blitt gjort ganske enkelt med alle de innebygde alternativene.

Du kan enkelt sortere dataene alfabetisk, basert på verdien i cellene, eller etter celle- og skriftfarge.

Du kan også sortere kolonnesortering på flere nivåer (dvs. sortere etter kolonne A og deretter etter kolonne B) samt sortere rader (fra venstre til høyre).

Og hvis det ikke var nok, lar Excel deg også lage dine egne tilpassede lister og sortere basert på det også (hvor kult er det). Så du kan sortere data basert på skjortestørrelser (XL, L, M, S) eller svar (helt enig, enig, uenig) eller intensitet (høy, middels, lav)

Kort sagt - det er for mange sorteringsalternativer du har til rådighet når du arbeider med Excel.

Og i denne massive, grundige opplæringen vil jeg vise deg alle disse sorteringsalternativene og noen kule eksempler der disse kan være nyttige.

Siden dette er en enorm opplæring med mange emner, gir jeg en innholdsfortegnelse nedenfor. Du kan klikke på et av emnene, og det tar deg umiddelbart dit.

Få tilgang til sorteringsalternativene i Excel

Siden sortering er en så vanlig ting som trengs når du arbeider med data, gir Excel en rekke måter du kan få tilgang til sorteringsalternativene.

Sorteringsknapper i båndet

Den raskeste måten å få tilgang til sorteringsalternativer er ved å bruke sorteringsknappene i båndene.

Når du klikker på Data -fanen på båndet, ser du alternativene ‘Sorter og filtrer’. De tre knappene til venstre i denne gruppen er for sortering av data.

De to små knappene lar deg sortere dataene dine så snart du klikker på disse.

For eksempel, hvis du har et datasett med navn, kan du bare velge hele datasettet og klikke på en av de to knappene for å sortere dataene. A til Z -knappen sorterer dataene alfabetisk lavest til høyest og Z til A -knappen sorterer dataene alfabetisk høyest til lavest.

Disse knappene fungerer også med tall, datoer eller klokkeslett.

Personlig bruker jeg aldri disse knappene, da disse er begrenset i hva disse kan gjøre, og det er flere sjanser for feil ved bruk av disse. Men hvis du trenger en rask sortering (der det ikke er tomme celler i datasettet), kan disse være en rask måte å gjøre det på.

Sorteringsdialogboks

I kategorien Data på båndet er det et annet ikon for sorteringsknappen i sorteringsgruppen.

Når du klikker på dette ikonet for Sorter -knapp, åpnes sorteringsdialogboksen (noe som vist nedenfor).

Sorteringsdialogbok er den mest komplette løsningen for sortering i Excel. Du kan få tilgang til alle sorteringsrelaterte alternativer gjennom denne dialogboksen.

Alle de andre metodene for å bruke sorteringsalternativer er begrensede og tilbyr ikke full funksjonalitet.

Dette er grunnen til at jeg alltid foretrekker å bruke dialogboksen når jeg må sortere i Excel.

En viktig grunn til min preferanse er at det er svært mindre sjanse for at du går galt når du bruker dialogboksen. Alt er godt strukturert og merket (i motsetning til knapper på båndet hvor du kan bli forvirret hvilken du skal bruke).

I denne opplæringen finner du meg mest ved hjelp av dialogboksen for å sortere dataene. Dette er også fordi noen av tingene jeg dekker i visse seksjoner (for eksempel sortering på flere nivåer eller sortering fra venstre til høyre) bare kan gjøres ved hjelp av dialogboksen.Tastaturgenvei - Hvis du trenger å sortere data ofte i Excel, anbefaler jeg at du lærer hurtigtasten for å åpne sorteringsdialogboksen. Det er ALT + A + S + S

Sorteringsalternativer i filtermenyen

Hvis du har brukt filtre til datasettet ditt, kan du også finne sorteringsalternativene sammen med filteralternativene. Et filter kan brukes ved å velge hvilken som helst celle i datasettet, klikke på Data -fanen og klikke på Filter -ikonet.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du har filteret brukt.

Når du klikker på filterikonet for en hvilken som helst kolonne (det er det lille nedadgående trekantikonet til høyre for kolonneoverskriftscellen), ser du også noen av sorteringsalternativene der.

Vær oppmerksom på at disse sorteringsalternativene endres basert på dataene i kolonnen. Så hvis du har tekst, vil det vise deg muligheten til å sortere fra A til Z eller Z til A, men hvis du har tall, vil det vise deg alternativer for å sortere fra største til minste eller minste til største.

Høyreklikk alternativer

Bortsett fra å bruke dialogboksen, er det å bruke høyreklikk en annen metode som jeg noen ganger bruker (den er også superrask da den bare tar to klikk).

Når du har et datasett du vil sortere, høyreklikker du på hvilken som helst celle, og det viser deg sorteringsalternativene.

Vær oppmerksom på at du ser noen alternativer du ikke ser på båndet eller i filteralternativene. Selv om det er vanlig sortering etter verdi og tilpasset sorteringsalternativ (som åpner dialogboksen Sorter), kan du også se alternativer som Sett valgt cellefarge/skriftfarge/formateringsikon øverst.

Jeg synes dette alternativet er ganske nyttig, ettersom det lar meg raskt få sammen alle de fargede cellene (eller cellene med en annen skriftfarge) øverst. Jeg har ofte de månedlige utgiftsdataene jeg går gjennom og markerer noen celler manuelt. Jeg kan deretter bruke dette alternativet til å raskt få sammen alle disse cellene øverst.

Nå som jeg har dekket alle måtene å få tilgang til sorteringsalternativer i Excel, la oss se hvordan du bruker disse til å sortere data i forskjellige scenarier.

Sortere data i Excel (tekst, tall, datoer)

Advarsel: De fleste ganger fungerer sortering selv når du velger en enkelt celle i datasettet. Men i noen tilfeller kan du ende opp med problemer (når du har tomme celler/rader/kolonner i datasettet). Når du sorterer data, er det best å velge hele datasettet og deretter sortere det - bare for å unngå muligheter for problemer.

Basert på hvilken type data du har, kan du bruke sorteringsalternativene i Excel.

Sortering etter tekst

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil sortere alle disse postene basert på elevens navn i alfabetisk rekkefølge.

Nedenfor er trinnene for å sortere disse tekstdataene i alfabetisk rekkefølge:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter må du kontrollere at dataene mine har overskrifter er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du fjerne merket for dette.
5. Velg "Navn" i rullegardinlisten "Sorter etter"
6. I rullegardinlisten 'Sorter på', må du kontrollere at 'Celleverdier' ​​er valgt
7. Velg A-Å i rullegardinlisten Bestilling
8. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere hele datasettet og gi resultatet som vist nedenfor.

Hvorfor ikke bare bruke knappene i båndet?

Metoden ovenfor for å sortere data i Excel kan se ut som mange trinn, sammenlignet med å bare klikke på sorteringsikonet på båndet.

Og dette er sant.

Metoden ovenfor er lengre, men det er det ingen sjanse for feil.

Når du bruker sorteringsknappene i båndet, er det noen få ting som kan gå galt (og dette kan være vanskelig å få øye på når du har et stort datasett.

Mens jeg diskuterer ulempene ved å bruke knappene senere i denne opplæringen, la meg raskt vise deg hva som kan gå galt.

I eksemplet nedenfor, siden Excel ikke kan gjenkjenne at det er en overskriftsrad, sorterer den hele datasettet, inkludert overskriften.

Dette problemet unngås med sorteringsdialogboksen, ettersom den eksplisitt gir deg muligheten til å angi om dataene dine har overskrifter eller ikke.

Siden bruk av dialogboksen Sorter eliminerer sjansene for feil, anbefaler jeg at du bruker den i stedet for alle de andre sorteringsmetodene i Excel

Sortering etter tall

Nå antar jeg at du allerede har fått tak i hvordan tekstsortering fungerer (dekket over denne delen).

De andre sorteringstypene (for eksempel basert på tall eller datoer eller farge) kommer til å bruke nesten de samme trinnene med mindre variasjoner.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og at du vil sortere disse dataene basert på karakterene som hver elev får.

Nedenfor er trinnene for å sortere disse dataene basert på tall:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter må du kontrollere at dataene mine har overskrifter er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du fjerne merket for dette.
5. Velg "Navn" i rullegardinlisten "Sorter etter"
6. I rullegardinlisten 'Sorter på', må du kontrollere at 'Celleverdier' ​​er valgt
7. I rullegardinlisten Bestilling velger du "Størst til minste"
8. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere hele datasettet og gi resultatet som vist nedenfor.

Sortering etter dato/klokkeslett

Selv om dato og klokkeslett kan se annerledes ut, er de ikke annet enn tall.

For eksempel, i Excel, vil tallet 44196 være datoverdien 31. desember2021-2022. Du kan formatere dette nummeret for å se ut som en dato, men i backend i Excel forblir det fortsatt et tall.

Dette lar deg også behandle datoer som tall. Så du kan legge til 10 i en celle med dato, og det vil gi deg nummeret for datoen 10 dager senere.

Og det samme gjelder tiden i Excel.

For eksempel representerer tallet 44196.125 03.00 31. desember2021-2022. Selv om heltallsdelen av tallet representerer en hel dag, vil desimaldelen gi deg tiden.

Og siden både dato og klokkeslett er tall, kan du sortere slike tall.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil sortere disse dataene basert på innsendingsdatoen for prosjektet.

Nedenfor er trinnene for å sortere disse dataene basert på datoene:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter, kontroller at dataene mine har overskrifter er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du fjerne merket for dette.
5. I rullegardinmenyen "Sorter etter" velger du "Innsendingsdato"
6. I rullegardinlisten 'Sorter på', må du kontrollere at 'Celleverdier' ​​er valgt
7. I rullegardinlisten Bestilling velger du "Eldste til nyeste"
8. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere hele datasettet og gi resultatet som vist nedenfor.

Vær oppmerksom på at mens dato og klokkeslett er tall, gjenkjente Excel fortsatt at disse er forskjellige i måten det vises på. Så når du sorterer etter dato, viser den sorteringskriteriene ‘Eldste til nyeste’ og ‘Nyeste til eldste’, men når du bruker tall, viser den ‘Størst til minste’ eller ‘Minst til størst’. Slike små ting som gjør Excel til et fantastisk regnearkverktøy (PS: Google Sheets viser ikke så mange detaljer, bare den blide sorteringen etter A-Z eller Z-A)

Sortering etter cellefarge / skriftfarge

Dette alternativet er fantastisk, og jeg bruker det hele tiden (kanskje litt for mye).

Jeg har ofte datasett som jeg analyserer manuelt og markerer celler mens jeg gjør det. For eksempel gikk jeg gjennom en liste over artikler på denne bloggen (som jeg har i et Excel -ark), og jeg markerte de som jeg trengte å forbedre.

Og når jeg er ferdig, kan jeg raskt sortere disse dataene basert på cellefargene. Dette hjelper meg med å få alle disse markerte cellene/radene sammen øverst.

Og for å legge til det fantastiske, kan du sortere basert på flere farger. Så hvis jeg markerer celler med artikkelenavn som trenger umiddelbar oppmerksomhet i rødt og noen som kan behandles senere med gult, kan jeg sortere dataene for å vise alle de røde radene først etterfulgt av det gule.

Hvis du er interessert i å lære mer, skrev jeg nylig denne artikkelen om sortering basert på flere farger. I denne delen vil jeg raskt vise deg hvordan du sorterer bare basert på en farge

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil sortere etter farge og få alle de røde cellene øverst.

Nedenfor er trinnene for å sortere etter farge:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter må du kontrollere at dataene mine har overskrifter er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du fjerne merket for dette.
5. I rullegardinlisten "Sorter etter" velger du "Innsendingsdato" (eller hvilken som helst kolonne der du har de fargede cellene). Siden vi i dette eksemplet har fargede celler i alle kolonnene, kan du velge hvilken som helst.
6. Velg 'Cell Color' i rullegardinlisten 'Sorter på'.
7. Velg fargen du vil sortere med, i rullegardinlisten Bestilling. Hvis du har flere cellefarger i datasettet, viser det deg alle disse fargene her
8. I den siste rullegardinmenyen, velg "På toppen". Det er her du angir om du vil at de fargede cellene skal være øverst i datasettet eller nederst.
9. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere datasettet etter farge, og du får resultatet som vist nedenfor.

Akkurat som vi har sortert disse dataene basert på cellefargen, kan du også gjøre det basert på skriftfargen og ikonet for betinget formatering.

Datasortering på flere nivåer

I virkeligheten er datasett sjelden så enkle som det jeg bruker i denne opplæringen.

Din kan strekke seg til tusenvis av rader og hundrevis av kolonner.

Og når du har så store datasett, er det også behov for flere datasnitt og terninger. Datasortering på flere nivåer er en av tingene du kan trenge når du har et stort datasett.

Datasortering på flere nivåer betyr at du kan sortere datasettet basert på verdier i en kolonne og deretter sortere det igjen basert på verdier i en eller flere kolonner.

Anta for eksempel at du har datasettet som vist nedenfor, og du vil sortere disse dataene basert på to kriterier:

1. Regionen
2. Salgene

Resultatet av denne sorteringen basert på de to kriteriene ovenfor gir deg et datasett som vist nedenfor.

I eksemplet ovenfor har vi dataene først sortert etter regionene, og deretter i hver region blir dataene ytterligere sortert etter salgsverdien.

Dette lar oss raskt se hvilke salgsrepresentanter som gjør det bra i hver region eller hvilke som gjør det dårlig.

Nedenfor er trinnene for å sortere dataene basert på flere kolonner:

1. Velg hele datasettet du vil sortere.
2. Klikk kategorien Data.
3. Klikk på sorteringsikonet (det som vises nedenfor). Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter må du kontrollere at dataene mine har overskrifter er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du fjerne merket for dette.
5. Gjør følgende valg i boksen Sorter dialog
   • Sorter etter (kolonne): Region (dette er det første sorteringsnivået)
   • Sorter etter: Celleverdier
   • Rekkefølge: A til Å
6. Klikk på Legg til nivå (dette vil legge til et annet nivå av sorteringsalternativer).
7. I det andre sorteringsnivået, gjør du følgende valg:
   • Deretter ved (Kolonne): Salg
   • Sorter etter: Verdier
   • Rekkefølge: Størst til minste
8. Klikk OK

Pro tips: Dialogboksen Sortering har en funksjon som "Kopinivå". Dette kopierer raskt det valgte sorteringsnivået, og deretter kan du enkelt endre det. Det er godt å kjenne -funksjonen og kan ende opp med å spare tid hvis du må sortere basert på flere kolonner.

Nedenfor er en video der jeg viser hvordan du gjør en sortering på flere nivåer i Excel:

Sortering basert på en egendefinert liste

Selv om Excel allerede har noen vanlige sorteringskriterier (for eksempel sortering alfabetisk med tekst, minste til største eller største til minste med tall, eldste til nyeste eller nyeste til eldste med datoer), er det kanskje ikke nok.

For å gi deg et eksempel, anta at jeg har følgende datasett:

Nå, hvis jeg sorterer det basert på regionen alfabetisk, har jeg to alternativer - A til Z eller Z til A. Nedenfor ser jeg hva jeg får når jeg sorterer disse dataene alfabetisk fra A til Z ved å bruke regionkolonnen.

Men hva om jeg vil at denne rekkefølgen skal være øst, vest, nord, sør?

Du kan selvfølgelig omorganisere dataene etter sortering, men det er ikke den effektive måten å gjøre dette på.

Den riktige måten å gjøre dette på er å bruke egendefinerte lister.

En egendefinert liste er en liste som Excel lar deg lage og deretter bruke akkurat som de innebygde listene (for eksempel månedsnavn eller ukedagnavn). Når du har opprettet en tilpasset liste, kan du bruke den i funksjoner som datasortering eller fyllhåndtak.

Noen eksempler der egendefinerte lister kan være nyttige inkluderer:

• Sortering av data basert på region/bynavn
• Sortering basert på T -skjorte størrelser - Small, Medium, Large, Extra Large
• Sortering basert på undersøkelsessvar - Helt enig, enig, nøytral, uenig
• Sortering basert på sannsynlighet - høy, middels, lav

Det første trinnet i å prøve å sortere basert på de egendefinerte kriteriene er å lage den egendefinerte listen.

Trinn for å lage en tilpasset liste i Excel:

1. Klikk kategorien Fil
2. Klikk på Alternativer
3. I dialogboksen Alternativer for Excel, velg ‘Avansert’ fra listen i venstre rute.
4. I Avansert valgt, rull ned og velg ‘Rediger tilpasset liste’.
5. I dialogboksen Tilpassede lister skriver du inn kriteriene i boksen Listeoppføringer. Skriv inn kriteriene atskilt med komma (øst, vest, nord, sør) [du kan også importere kriteriene hvis du har det oppført].
6. Klikk på Legg til
7. Klikk OK

Når du har fullført trinnene ovenfor, oppretter og lagrer Excel en tilpasset liste som du kan bruke til å sortere data.

Vær oppmerksom på at rekkefølgen på elementene i den egendefinerte listen er det som avgjør hvordan listen din skal sorteres.

Når du oppretter en tilpasset liste i en Excel -arbeidsbok, blir den tilgjengelig for alle arbeidsbøkene i systemet. Så du trenger bare å lage den en gang og kan bruke den på nytt i alle arbeidsbøker.

Trinn for å sortere ved hjelp av en tilpasset liste

Anta at du har datasettet som vist nedenfor, og du vil sortere det basert på regionene (sorteringsrekkefølgen er øst, vest, nord og sør)

Siden vi allerede har opprettet en tilpasset liste, kan vi bruke den til å sortere dataene våre.

Her er trinnene for å sortere et datasett ved hjelp av en tilpasset liste:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter må du kontrollere at dataene mine har overskrifter er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du fjerne merket for dette.
5. I rullegardinlisten "Sorter etter" velger du "Region" (eller hvilken kolonne du har de fargede cellene)
6. Velg 'Celleverdier' ​​i rullegardinlisten 'Sorter på'.
7. Velg 'Tilpasset liste' i rullegardinlisten Bestilling. Så snart du klikker på den, åpnes dialogboksen Tilpassede lister.
8. Velg egendefinert liste du allerede har opprettet i venstre rute i dialogboksen Tilpassede lister.
9. Klikk OK. Når du har gjort dette, vil du se de egendefinerte sorteringskriteriene i rullegardinfeltet for sorteringsrekkefølge
10. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere datasettet ditt basert på egendefinerte sorteringskriterier.

Merk: Du trenger ikke å lage en tilpasset liste på forhånd for å sortere dataene basert på den. Du kan også opprette den mens du er i dialogboksen Sorter. Når du klikker på Tilpasset liste (i trinn 7 ovenfor), åpnes dialogboksen for egendefinert liste. Du kan også lage en tilpasset liste der.

Tilpassede lister er ikke store og små bokstaver. Hvis du vil sortere mellom store og små bokstaver, kan du se dette eksemplet.

Sortering fra venstre til høyre

Selv om du i de fleste tilfeller sannsynligvis vil sortere basert på kolonneverdiene, kan du noen ganger også ha behov for å sortere basert på radverdiene.

For eksempel, i datasettet nedenfor, vil jeg sortere det basert på verdiene i Region -raden.

Selv om denne typen datastruktur ikke er like vanlig som søyleopplysningene, har jeg fremdeles sett mange mennesker som jobber med denne konstruksjonen.

Excel har en innebygd funksjonalitet som lar deg sortere fra venstre til høyre.

Nedenfor er trinnene for å sortere disse dataene fra venstre til høyre:

1. Velg hele datasettet (bortsett fra overskriftene)
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. Klikk på Alternativer i dialogboksen Sorter.
5. I dialogboksen Sorteringsalternativer velger du 'Sorter fra venstre til høyre'
6. Klikk OK.
7. I rullegardinlisten ‘Sorter etter’, velg rad 1. Ved å gjøre dette spesifiserer vi at sorteringen må utføres basert på verdiene i rad 1
8. Velg 'Celleverdier' ​​i rullegardinlisten 'Sorter på'.
9. Velg A-Å i rullegardinlisten Bestilling (du kan også bruke egendefinert sorteringsliste hvis du vil)
10. Klikk OK.

Trinnene ovenfor vil sortere dataene fra venstre til høyre basert på rad 1 -verdier.

Excel gjenkjenner ikke (eller lar deg spesifisere) overskriftene når du sorterer fra venstre til høyre. Så du må sørge for at topptekstcellene dine ikke er valgt når du sorterer dataene. Hvis du også velger overskriftsceller, blir disse sortert basert på verdien i den.

Merk: En annen måte å sortere dataene fra høyre til venstre kan være å transponere dataene og få dem i en søyleform. Når du har det, kan du bruke hvilken som helst av sorteringsmetodene som er dekket så langt. Når sorteringen er ferdig, kan du deretter kopiere de resulterende dataene og lime dem inn som transponerte data.

Nedenfor er en video der jeg viser hvordan du sorterer data fra venstre til høyre i Excel

Saksfølsom sortering i Excel

Så langt, i alle eksemplene ovenfor, har sorteringen vært saksuavhengig.

Men hva om du vil gjøre sorteringen mellom store og små bokstaver.

Heldigvis lar Excel deg angi om du vil at sorteringen skal skille mellom store og små bokstaver.

Merk: Selv om du vanligvis ikke trenger å bekymre deg for sorteringssensitiv sortering, kan dette være nyttig når du henter dataene dine fra en database, for eksempel Salesforce, eller du manuelt samler dataene og får forskjellige personer til å skrive inn den samme teksten i forskjellige saker. Å ha en saksfølsom sortering kan hjelpe deg med å holde alle postene fra samme person/database sammen.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil sortere disse dataene basert på regionkolonnen:

Nedenfor er trinnene for å sortere data alfabetisk og gjøre det skiftende mellom store og små bokstaver:

1. Velg hele datasettet
2. Klikk kategorien Data
3. Klikk på Sorter -ikonet. Dette åpner dialogboksen Sorter.
4. I dialogboksen Sorter må du kontrollere at dataene mine har overskrifter er valgt. Hvis dataene dine ikke har overskrifter, kan du fjerne merket for dette.
5. Klikk på knappen Alternativer
6. I dialogboksen Sorteringsalternativer merker du av for ‘Saksfølsom’
7. Klikk OK.
8. Velg 'Region' i rullegardinlisten 'Sorter etter'.
9. Velg 'Celleverdier' ​​i rullegardinlisten 'Sorter på'.
10. Velg A til Å i rullegardinlisten
11. Klikk OK.

De ovennevnte trinnene vil ikke bare sortere dataene alfabetisk basert på regionen, men også gjøre det store og små bokstaver.

Du får de resulterende dataene som vist nedenfor:

Når du sorterer fra A til Z, plasseres små bokstaver over store bokstaver.

Få den opprinnelige sorteringsrekkefølgen

Ofte når du sorterer data i Excel, vil du kanskje gå tilbake til den tidligere eller den opprinnelige sorteringsrekkefølgen og starte på nytt,

Selv om du kan bruke angre -funksjonaliteten i Excel (ved hjelp av Kontroll Z) for å gå ett trinn om gangen, kan det være forvirrende hvis du allerede har gjort flere ting etter å ha sortert dataene.

Angre fungerer bare til du har arbeidsboken åpen, men når du lagrer og lukker og åpner den senere, kan du ikke gå tilbake til den opprinnelige sorteringsrekkefølgen.

Her er to enkle måter å sikre at du ikke mister den opprinnelige sorteringsrekkefølgen og får den tilbake selv etter at du har sortert dataene:

1. Ta en kopi av det originale datasettet. Dette er noe jeg anbefaler deg å gjøre selv om du ikke trenger den originale sorteringsrekkefølgen. Du kan ha en arbeidsbok med alle dataene og deretter bare lage en kopi av arbeidsboken og jobbe med kopien. Når jeg jobber med kritiske datasett, tar jeg en kopi hver dag (med dato eller versjonsnummer som en del av arbeidsboknavnet).
2. Legg til en kolonne med en serie med tall. Denne tallserien blandes sammen når du sorterer dataene, men hvis du vil gå tilbake til de opprinnelige dataene, kan du sortere basert på denne tallserien.

I denne delen, la meg raskt vise deg hva du mener med å legge til en serie og bruke den til å få den originale sorteringsrekkefølgen tilbake.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor:

For å sikre at du har en måte å få tilbake disse dataene etter å ha sortert dem, kan du legge til en hjelperkolonne og ha en rekke tall i den (som vist nedenfor).

Her er en opplæring med forskjellige måter å legge til en kolonne med tall raskt

Når du har hjelpekolonnen på plass, må du inkludere den mens du sorterer dette datasettet.

Anta at jeg sorterer disse dataene basert på regionen og ender med å få dataene som vist nedenfor:

Hvis jeg vil gå tilbake til det opprinnelige datasettet, kan jeg ganske enkelt sortere disse dataene igjen, men basert på hjelperkolonnen (fra lav til høy).

Enkelt … ikke sant?

Hvis du ikke vil at hjelpekolonnen skal vises, kan du enten skjule den eller lage en sikkerhetskopi og deretter slette den.

Noen vanlige problemer mens du sorterer data i Excel

I begynnelsen av denne artikkelen viste jeg deg forskjellige måter å sortere data i Excel (inkludert sorteringsknapper på båndet, høyreklikkalternativer, filteralternativ og sorteringsdialogboksen).

Og for å gjenta, minimerer sjansene eller eventuelle problemer eller feil som oppstår ved å bruke sorteringsdialogboksen.

La meg nå vise deg hva som kan gå galt når du bruker sorteringsknappen fra båndet (de som vises nedenfor)

Identifiserer ikke kolonneoverskriftene

Anta at du har et datasett som vist nedenfor:

Dette ser ut som et anstendig formatert datasett med overskrifter klart formatert med cellefarge og fet skrift.

Så når du sorterer disse dataene basert på navnene (ved hjelp av sorteringsknappene på båndet), forventer du at toppteksten forblir øverst og resten av dataene blir sortert.

Men hva skjer når du gjør det - overskriften regnes også som normale data og blir sortert (som vist nedenfor).

Selv om Excel er smart nok til å gjenkjenne overskrifter, klarte det ikke i dette eksemplet. Når du brukte knappene for sorteringsikon på båndet, var det ingen måte for deg å spesifisere manuelt at disse dataene har overskrifter.

Merk: Dette problemet oppstår når jeg har datasettet, og jeg legger til og formaterer overskriftene og sorterer det. Normalt vil Excel være smart nok til å identifisere at det er overskrifter i et datasett (spesielt når datatypen til overskriften og dataene i kolonnen er annerledes). Men i dette tilfellet klarte det ikke å gjøre det da jeg la til overskriften og sorterte med en gang. Hvis jeg lagrer denne arbeidsboken, lukker den og åpner den på nytt, klarer Excel på en eller annen måte å identifisere den første raden og overskriften.

Selv om dette kanskje ikke er et problem i de fleste tilfeller, er det fortsatt en sjanse når du bruker sorteringsikonene på båndet. Ved å bruke en dialogboks elimineres dette problemet, ettersom du kan angi at du har overskrifter.

Identifiserer ikke tomme rader/kolonner

Dette sorteringsproblemet er litt mer komplekst - og mye mer vanlig enn du kan forestille deg.

Anta at du har et datasett som vist nedenfor. Vær oppmerksom på at rad nummer 6 er skjult (og det er en tom rad).

Hvis jeg velger en celle i de fire første radene i dataene (de over den skjulte tomme raden) og sorterer disse dataene med knappene for sorteringsikon, vil den bare sortere de fire første postene i datasettet (rad 2 til 5). På samme måte, hvis jeg velger en celle i datasettet under den skjulte tomme raden, vil den bare sortere de syv siste radene.

Og med mindre du leter etter det spesifikt, vil du sannsynligvis gå glipp av denne fryktelige feilen.

Hvordan sikre at du ikke ender med å gjøre denne sorteringsfeilen?

For å være sikker på at du ikke blir offer for dette problemet, må du sjekke datasettet ditt før du sorterer det.

Velg hele datasettet før du sorterer dataene.

Du kan gjøre det ved å velge hvilken som helst celle i datasettet og deretter bruke hurtigtasten - Control + A.

Hvis det er blanke rader/kolonner i datasettet ditt, blir ikke hele datasettet valgt. Du kan identifisere dette ved raskt å skanne omrisset av utvalget.

Hvis du ser at det er noen data igjen utenfor valget, kan du velge det manuelt.

For å sikre at dette problemet unngås, er det best å først skjule alle skjulte rader og kolonner og deretter fortsette å sortere dataene ved å velge hele datasettet eller først slette de tomme radene.

Delvis sortering (basert på etternavnet)

Noen ganger kan du ha et datasett du vil sortere basert på en del av teksten.

Anta for eksempel at jeg har datasettet som vist nedenfor, og jeg vil sortere disse dataene basert på etternavnet.

For å gjøre dette må jeg skille disse dataene slik at jeg bare har etternavnene i en kolonne. Når jeg har den, kan jeg bruke den kolonnen til å sortere dataene.

Nedenfor er en formel som kan gi meg etternavnet:

= HØYRE (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

Dette vil gi deg et resultat som vist nedenfor.

Nå kan du bruke kolonnen Etternavn til å sortere disse dataene.

Når du er ferdig, kan du slette etternavnskolonnen eller skjule den.

Vær oppmerksom på at formelen ovenfor fungerer når du har navn som bare har fornavn og etternavn og ikke har doble mellomrom mellom. Hvis du har navnedata som er forskjellige, må du justere formelen. Du kan også bruke Tekst til kolonne for raskt å dele navnene basert på mellomromstegn som skilletegn.

Dette er bare ett eksempel på sortering basert på delvise data. Andre eksempler kan omfatte sortering basert på byer i en adresse eller ansatt -ID basert på avdelingskoder.

I tillegg, hvis teksten du trenger å sortere basert på, er i begynnelsen av teksten, kan du bare bruke den normale sorteringsfunksjonen.

Andre sorteringseksempler (ved bruk av formel og VBA)

Så langt i denne opplæringen har jeg dekket eksemplene der vi har brukt den innebygde sorteringsfunksjonaliteten i Excel.

Sortering automatisk ved hjelp av en formel

Når du bruker den innebygde sorteringsfunksjonaliteten og deretter gjør endringer i datasettet, må du sortere den igjen. Sorteringsfunksjonaliteten er ikke dynamisk.

Hvis du vil få et datasett som sorteres automatisk når det er endringer, kan du bruke formlene til å gjøre det.

Vær oppmerksom på at for å gjøre dette må du holde det originale datasettet og det sorterte datasettet atskilt (som vist nedenfor)

Jeg har en detaljert opplæring der jeg dekker hvordan du sorterer alfabetisk ved hjelp av formler. Det viser to metoder for å gjøre dette - ved hjelp av hjelperkolonner og ved hjelp av en matriseformel.

Excel har også introdusert SORT dynamisk matriseformel som enkelt kan gjøre dette (uten hjelperkolonne eller en komplisert matriseformel). Men siden dette er ganske nytt, har du kanskje ikke tilgang til det i din versjon av Excel.

Sortering ved hjelp av VBA

Og til slutt, hvis du vil omgå alle sorteringsdialogboksen eller andre sorteringsalternativer, kan du bruke VBA til å sortere dataene dine.

I eksemplet nedenfor har jeg et datasett som sorterer dataene når jeg dobbeltklikker på kolonneoverskriften. Dette gjør det enkelt å sortere og kan brukes i dashbord for å gjøre det mer brukervennlig.

Her er en detaljert opplæring der jeg dekker hvordan du sorterer data ved hjelp av VBA og lager noe som vist ovenfor.

Jeg har prøvd å dekke mange eksempler for å vise deg forskjellige måter du kan sortere data i Excel og alle tingene du må huske på når du gjør det.

Håper du synes denne opplæringen var nyttig.