En introduksjon til datavalidering i Excel

Datavalidering i Excel lar deg kontrollere dataene som kan legges inn i en celle. Du kan begrense brukeren til å angi bare et spesifisert tallområde eller tekst eller dato.

Du kan også bruke datavalideringsfunksjonalitet til å lage en rullegardinliste i Excel (som definitivt er en av de kuleste og kraftigste funksjonene i Excel)

Få tilgang til datavalidering i Excel

Datavalidering i Excel kan nås via fanen Data i båndet.

I de fleste tilfeller er det tre situasjoner der du vil bruke datavalidering i Excel:

• Når du vil begrense datainføringen til bestemte tall/tekst/datoer. Data som ikke oppfyller valideringskriteriene er ikke tillatt.
• Når du vil informere brukeren når data som er utenfor rekkevidde legges inn. Imidlertid er alle typer dataregistrering tillatt.
• Når du veileder brukeren om hvilke data som skal legges inn. Alle typer dataoppføringer er tillatt.

La oss gå gjennom disse situasjonene en etter en:

Når du vil begrense datainføringen til bestemte tall/tekst/datoer

Datavalidering lar deg angi en betingelse for datainføring i en celle/celler i Excel. Når den er spesifisert, tillater den ikke brukeren å angi noe som er utenfor det angitte området. Du kan få tilgang til denne funksjonen ved å åpne dialogboksen for datavalidering og velge alternativet Innstillinger

I rullegardinlisten kan du velge betingelsen du vil bruke for en rekke celler

• Enhver verdi - Tillater at enhver verdi angis i en celle.
• Hele tall - Tillater bare å skrive inn hele tall, med tilleggsbetingelser som større/mindre enn, mellom/ikke mellom, lik/ikke lik.
• Desimal - Tillater tall med desimaler, med tilleggsbetingelser som større/mindre enn, mellom/ikke mellom, lik/ikke lik.
• Liste - Oppretter en rullegardinliste ved å ta en liste med elementer (gjennom utvalgsvalg eller navngitt område).
• Dato - Lar datoer (eller tallverdien) skrives inn, med tilleggsbetingelser som større/mindre enn, mellom/ikke mellom, lik/ikke lik.
• Tid - Lar tid (eller dens verdi) legges inn, med tilleggsbetingelser som større/mindre enn, mellom/ikke mellom, lik/ikke lik.
• Tekstlengde - Tillater tekst med tilstanden på lengden.
• Tilpasset - Tillater verdier som oppfyller de angitte kriteriene. For eksempel, hvis jeg bruker formelen = A1> 10, er bare tall større enn 10 tillatt i celle A1.

Når du skriver inn data i en celle som bryter den angitte tilstanden, viser det en feil.

Når du vil informere brukeren når data som er utenfor rekkevidde legges inn (alle typer dataoppføring er tillatt)

Mens den tidligere delen handlet om å begrense brukeren til et spesifisert område mens du legger inn data, handler denne delen om å advare brukeren hvis det legges inn data utenfor området. Datainføringen er imidlertid fortsatt tillatt. Dette kan aktiveres ved å endre innstillingene for feilmeldinger.

Du kan tilpasse feilmeldingen ved å gå til kategorien Feilvarsel i dialogboksen Datavalidering. Det er tre alternativer:

• Stoppfeil - Viser stoppfeilen og lar ikke brukeren angi dataene som er utenfor det angitte området.
• Advarselsfeil - Viser advarselsfeilen, men lar brukeren angi dataene som er utenfor det angitte området.
• Informasjonsfeil - Viser informasjonsfeilen, men lar brukeren angi dataene som er utenfor det angitte området.

Når du veileder brukeren om hvilke data som skal legges inn (alle typer dataoppføring er tillatt)

Anta at du har en liste over ansatte, og at du ønsker å bli medlem. Det kan være flere formater for å angi datoen (for eksempel 01/01/2014 eller 01. januar 2014 eller 1. januar 2014). For konsekvensens skyld er det imidlertid bedre å få alle datoene i ett format. Imidlertid er det greit at folk skriver inn det i et annet format, ettersom det er av største betydning å fange dataene.

Slik kan dette gjøres:

1. Velg hvilken som helst celle, og gå til kategorien Data -> Datavalidering
2. Velg kategorien Input Message i dialogboksen Datavalidering
3. Sørg for at det er merket av for «Vis inndatamelding når celle er valgt»
4. I kategorien Inndatamelding skriver du inn tittel (maks 32 tegn, valgfritt) og inndatamelding (maks 256 tegn)
   
5. Klikk ok. Når du enten klikker på cellen eller velger den ved hjelp av tastaturet, vil den vise meldingen.

Forsiktigion: Hvis du flytter meldingsboksen fra posisjonen, vil all meldingsboksen bare vises på den posisjonen. Så det er trygt å ikke flytte meldingsboksen.

Relaterte opplæringsprogrammer for datavalidering i Excel:

• Aktiver bare dataregistrering hvis en avhengig celle er fylt ut.
• Skjul tall som tekst i en datavalidering.
• Lag en avhengig rullegardinliste for validering.