Få en liste over alle kommentarene i et regneark i Excel

Hvis du jobber med Excel -regneark som har mange cellekommentarer i et regneark, kan denne opplæringen være nyttig. Noen ganger kan du sette inn cellekommentarer for å markere eller forklare data, eller sjefen din kan sette inn kommentarer i celler mens du gjennomgår arbeidet ditt.

Hvis du har et stort datasett og kommentarene er spredt over hele regnearket, kan det hjelpe å ha alle kommentarene på ett sted som en liste.

Få en liste over alle kommentarene i et regneark

I denne opplæringen vil jeg vise deg hvordan du bruker en VBA -kode for å få en liste over alle kommentarene i et regneark i et eget regneark.

Noe som vist nedenfor:

Det er en VBA -kode i backend som gjør følgende ting:

• Den sjekker om det er kommentarer i det aktive regnearket eller ikke. Hvis det ikke er kommentarer, bøyer det seg stille og gjør ingenting.
• Hvis det er kommentarer i regnearket, oppretter det et nytt regneark ("Kommentarer") og trekker ut en liste over alle kommentarene i følgende struktur:
  • Kolonne A har celleadressen som har kommentaren.
  • Kolonne B har navnet på kommentatoren. Dette kommer godt med hvis det er flere korrekturlesere av den samme filen. Det vil også hjelpe til med å filtrere/sortere basert på anmeldernes navn.
  • Kolonne C har kommentaren.

Last ned eksempelfilen

VBA -koden

Her er VBA -koden som gjør alle de tunge løftene her.

Sub ExtractComments () Dim ExComment As Comment Dim i As Integer Dim ws As Worksheet Dim CS As Worksheet Set CS = ActiveSheet If ActiveSheet.Comments.Count = 0 Then Exit Sub For each ws In Worksheets If ws.Name = "Comments" Then i = 1 Neste ws Hvis i = 0 Sett deretter ws = Worksheets.Add (After: = ActiveSheet) ws.Name = "Comments" Else: Set ws = Worksheets ("Comments") End If For each ExComment In CS.Comments ws. Område ("A1"). Verdi = "Kommentar i" ws.Range ("B1"). Verdi = "Kommentar av" ws.Range ("C1"). Verdi = "Kommentar" Med ws.Range ("A1: C1 ") .Font.Bold = True .Interior.Color = RGB (189, 215, 238) .Columns.ColumnWidth = 20 Slutt med If ws.Range (" A2 ") =" "Deretter ws.Range (" A2 " ) .Value = ExComment.Parent.Address ws.Range ("B2"). Value = Left (ExComment.Text, InStr (1, ExComment.Text, ":") - 1) ws.Range ("C2"). Value = Right (ExComment.Text, Len (ExComment.Text) - InStr (1, ExComment.Text, ":")) Else ws.Range ("A1"). End (xlDown) .Offset (1, 0) = ExComment.Parent.Address ws.Range ("B1"). End (xlDown) .Offset (1, 0) = Left (ExComment. Text, InStr (1, ExComment.Text, ":") - 1) ws.Range ("C1"). End (xlDown) .Offset (1, 0) = Right (ExComment.Text, Len (ExComment.Text) - InStr (1, ExComment.Text, ":")) End If Next ExComment End Sub

Slik bruker du denne koden

Det er et par måter du kan bruke denne koden til å få en liste med kommentarer fra regnearket:

#1 Kopier Lim inn data i eksempelfilen

Kopier lim inn dataene dine (som de er) i Data -fanen i nedlastingsfilen, og kjør deretter denne makroen.

Slik kjører du dette:

• Gå til Utvikler -fanen og klikk på Makroer. Den vil åpne dialogboksen Makro.
• Velg ExtractComment og klikk på Kjør. Sørg for at du er i arket som inneholder kommentarene du ønsker å trekke ut.

#2 Kopi Lim inn koden i arbeidsboken din

Kopier koden og lim den inn i arbeidsboken du vil trekke ut kommentarene fra.

Å gjøre dette:

• Aktiver arbeidsboken du jobber med, og trykk Alt + F11. Dette åpner VB Editor -vinduet.
• I Project Explorer til venstre, høyreklikker du på et av objektene for den arbeidsboken, går til Sett inn -> Modul.
• Lim inn koden i modulkodevinduet.
• Lukk VB Editor -vinduet (eller trykk Alt + F11 for å gå tilbake til regnearket).

Nå har du makroen i arbeidsboken din. For å kjøre makroen, gå til Utvikler -fanen -> Makroer. Velg makroen ExtractComment i dialogboksen Makro, og klikk på Kjør.

Merk: Sørg for at du lagrer arbeidsboken med.XLS eller .XLSM forlengelse.

#3 Opprett et tillegg

Hvis du trenger å bruke denne koden ofte, er det best å lage et tillegg fra den. På den måten kan du enkelt bruke den i en hvilken som helst arbeidsbok (uten ekstra innsats for å kopiere limingen av koden igjen og igjen).

Slik oppretter du et tillegg:

• Gå til Fil -> Lagre som.
• I dialogboksen Lagre som endrer du Lagre som type til .xlam.
  • Du vil legge merke til at banen til filen der den blir lagret automatisk endres. Du kan endre den hvis du vil.
• Åpne en Excel -arbeidsbok og gå til Utvikler -> Tillegg -> Excel -tillegg.
• I dialogboksen Tillegg blar du til og finner filen du lagret, og klikker OK.

Når et tillegg er aktivert, kan du bruke det i en hvilken som helst arbeidsbok. For å gjøre det, gå til Utvikler -> Makroer. I makro -dialogboksen, velg ExtractComment -makroen og kjør den.

Last ned eksempelfilen

Håper denne koden vil spare deg for litt tid. Gi meg beskjed om tankene dine i kommentarfeltet.

Hvis du jobber med Excel, kan VBA være en mektig alliert. Ta Excel -ferdighetene dine til neste nivå med Excel VBA -kurset.