Når du arbeider med data i Excel, vil du ofte ha behov for å kopiere noen tabeller fra Excel til et MS Word -dokument.
Selv om det ikke er noe innebygd alternativ i Excel for å konvertere en hel Excel-fil til Word, kan du enkelt kopiere og lime inn dataene fra et Excel-dokument til Word.
I denne opplæringen vil jeg vise deg flere måter å kopiere data fra et Excel -regneark til et Word -dokument.
Kopier Lim inn Excel -tabellen som ren tekst i MS Word
Hvis alt du vil er å kopiere og lime inn en tabell fra Excel til Word, kan du gjøre det med en enkel kopieringslim.
Den lar deg få den statiske tabellen i Word, hvor du deretter kan formatere den (og endre den hvis du vil).
Ulempen med denne metoden er at hvis det er noen formler i dataene, vil det ikke fungere. Og siden dette er en statisk tabell, vil ikke alle endringer du gjør i Excel gjenspeiles i tabellen du kopierte til Word.
Men i de fleste tilfeller er dette akkurat det du vil.
La oss se hvordan du gjør dette.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor, og du vil kopiere disse dataene fra Excel og sette dem inn i Word.
Nedenfor er trinnene for å gjøre dette:
- Velg dataene i Excel du vil kopiere til Word
- Høyreklikk og klikk deretter på Kopier (eller bruk hurtigtasten Control + C i Windows eller Command + C i Mac)
- Åpne Word -dokumentet der du vil sette inn disse dataene
- Plasser markøren der du vil ha disse dataene i Word -dokumentet
- Gå til Hjem -fanen i Word og klikk på Lim inn (eller bruk hurtigtasten Ctrl + V)
Trinnene ovenfor vil kopiere dataene fra Excel og lime dem inn som en statisk tabell i Word -dokumentet.
Når du har tabellen i Word, kan du formatere og jobbe med den akkurat som alle andre tabeller du setter inn i Word.
Et par ting å merke seg når du bruker denne metoden:
- Hvis det er noen formler i tabellen i Excel, blir de ikke kopiert. I mitt eksempel har jeg formlene i Total -raden, men når de kopieres til Word, er dette statiske verdier. Hvis du gjør noen endringer i dataene, må du også justere formelverdiene manuelt
- Hvis du ikke vil kopiere formateringen fra Excel og heller vil bruke formateringen av Word -dokumentet, kan du bruke alternativet Bruk destinasjonsstil. Det vises når du klikker på ikonet Lim inn alternativer etter at du har limt inn tabellen i Word.
Bygg inn Excel -tabellen i Word (som et koblet objekt)
I metoden ovenfor kopierte vi dataene fra Excel og satte dem inn som en statisk tabell i Word.
Et annet alternativ som du kan bruke er å kopiere og lime inn tabellen i et Word -dokument og beholde de to tabellene sammen.
På denne måten, hvis du gjør noen endringer i Excel-tabellen du kopierte, vil du se at disse gjenspeiles i sanntid i tabellen i Word også.
Dette er ganske nyttig når det er en mulighet for at du må oppdatere dataene i Excel, og det må også oppdateres i Word. Ved å ha den koblede tabellen trenger du bare å gjøre endringer i Excel -data, og disse vil automatisk gjenspeiles i tabellen du kopierte til Word.
La meg vise deg hvordan dette fungerer.
Anta at du har en tabell som vist nedenfor, og du vil kopiere den fra Excel til MS Word og beholde denne koblet.
Nedenfor er trinnene for å gjøre dette:
- Velg dataene i Excel du vil kopiere til Word
- Høyreklikk og klikk deretter på Kopier (eller bruk hurtigtasten Ctrl + C)
- Åpne Word -dokumentet der du vil sette inn disse dataene
- Plasser markøren der du vil ha disse dataene i Word -dokumentet
- Gå til Hjem-fanen i Word og klikk på Lim inn rullegardinmenyen (klikk på den lille omvendte pilen under Lim inn spesialikon)
- Klikk på Lim inn spesial i alternativene som vises
- Velg alternativet ‘Lim inn lenke’ i dialogboksen Lim inn spesiell
- Velg Microsoft Excel -regnearkobjekt fra alternativene som er oppført
- Klikk OK
Trinnene ovenfor vil sette inn den kopierte tabellen i Word, der den fremdeles er knyttet til den originale tabellen i Excel.
Hvis du går og gjør noen endringer i tabellen i Excel, vil du se at det samme gjenspeiles i tabellen i Word (i sanntid).
Hvis dataene dine av en eller annen grunn ikke oppdateres i sanntid, høyreklikker du på tabellen og klikker på alternativet "Oppdater lenke"
Her er noen ting du trenger å vite om denne metoden:
- Siden de to filene er knyttet til hverandre, må du holde disse sammen. Hvis du sender Word -filen til noen, må du også sende dem Excel -filen, ellers blir koblingen brutt og dataene i Word blir ikke oppdatert.
- Når Word -filen åpnes, vil den se etter oppdateringer i Excel -tabellen. Dette fungerer selv om Excel -filen er lukket.
Denne metoden er best egnet for situasjoner der du har en stor Excel -fil som har mange beregninger/data/dashbord. Ved å bruke denne metoden kan du bare kopiere en liten del av Excel -filen, mens du fortsatt kan oppdatere tabellen når verdier endres i Excel.
Bygg inn Excel -tabellen i Word
Dette er en veldig nyttig funksjon som MS Word tilbyr. Den lar deg legge inn et Excel -dokument som en del av Word -dokumentet.
I metoden ovenfor viste jeg deg hvordan du holder Excel- og Word -filene sammen og holder dem koblet.
I denne delen vil jeg vise deg hvordan du legger inn Excel -filen i Word -dokumentet, slik at du ikke trenger å beholde begge filene (og bare beholde Word -filen).
I lekmannsbetingelser er det som om du kan åpne og jobbe på et Excel -regneark fra Word -dokumentet.
La meg vise deg hva jeg mener.
Anta at du har en tabell i Excel som vist nedenfor som du vil kopiere til Word.
Nedenfor er trinnene for å sette inn dette som et innebygd Excel -objekt i Word:
- Velg dataene i Excel du vil kopiere til Word
- Høyreklikk og klikk deretter på Kopier (eller bruk hurtigtasten Ctrl + C)
- Åpne Word -dokumentet der du vil sette inn disse dataene
- Plasser markøren der du vil ha disse dataene i Word -dokumentet
- Gå til Hjem-fanen i Word og klikk på Lim inn rullegardinmenyen (klikk på den lille omvendte pilen under Lim inn spesialikon)
- Klikk på Lim inn spesial i alternativene som vises
- Kontroller at alternativet ‘Lim inn’ er valgt i dialogboksen Lim inn spesiell
- Velg Microsoft Excel -regnearkobjekt fra alternativene som er oppført
- Klikk OK
Trinnene ovenfor vil sette inn de kopierte dataene fra Excel til MS Word.
Men det som faktisk skjer i backend i MS Word er at den oppretter en ny Excel -fil (som er en del av selve Word -dokumentet) og viser deg tabellen fra den filen.
Hvis du dobbeltklikker på tabellen, vil du legge merke til at den åpner Excel -filen (fra Word -dokumentet). Du får se det kjente Excel -grensesnittet mens du fremdeles er i Word -dokumentet.
Du kan gjøre enhver endring og også bruke funksjonalitet som betinget formatering, og det vil gjenspeiles i tabellen. Alle formler du har på plass, vil også fortsette å fungere.
Den største fordelen med å bruke denne metoden er at du ikke trenger å bekymre deg for to separate filer. I motsetning til den forrige metoden, er Excel -filen i denne metoden en del av Word -dokumentet.
Så hvis du lagrer Word -filen eller deler den med noen andre, vil Excel -filen forbli med den og dataene forblir intakte.
På den negative siden, hvis du bruker flere slike tabeller eller hvis dataene er store, vil det føre til et tungt Word -dokument (ettersom det også må bære vekten av den innebygde Excel -filen).
Kopier Excel -tabellen som et statisk bilde
Hvis du forbereder en rapport, og alt du ønsker er en veldig enkel måte å vise noen tabeller på (uten at du trenger å endre dataene), kan du sette inn dataene som et bilde.
Å gjøre dette er veldig enkelt, og bilder er også lettere å administrere i Word (for eksempel plassering og endring av størrelse).
Når du kopierer et bilde, har du også muligheten til å koble bildet til tabellen i Excel. På denne måten vil det gjenspeiles i tabellbildet i Word hvis du gjør noen endringer i Excel -tabellen.
Sette inn kopiert tabell som et statisk bilde i Word
Anta at du har en tabell som vist nedenfor i Excel:
Nedenfor er trinnene for å kopiere denne tabellen og sette den inn som et bilde i MS Word:
- Velg dataene i Excel du vil kopiere til Word
- Høyreklikk og klikk deretter på Kopier (eller bruk hurtigtasten Ctrl + C)
- Åpne Word -dokumentet der du vil sette inn disse dataene
- Plasser markøren der du vil ha disse dataene i Word -dokumentet
- Gå til Hjem-fanen i Word og klikk på Lim inn rullegardinmenyen (klikk på den lille omvendte pilen under Lim inn spesialikon)
- Klikk på Lim inn spesial i alternativene som vises
- I dialogboksen Lim inn spesiell, kontroller at alternativet ‘Lim inn’ er valgt
- Velg "Bilde" fra alternativene som er oppført
- Klikk OK
Trinnene ovenfor vil sette inn et bilde av tabellen i Word -dokumentet.
Dette er akkurat som alle andre bilder, og du kan endre størrelsen og formatere det.
Sette inn kopiert tabell som et koblet bilde i Word
Hvis du liker fleksibiliteten til å administrere bilder i Word, og fortsatt vil at tabellen skal kobles til den originale Excel -filen, kan du også gjøre det.
Anta at du har en tabell som vist nedenfor i Excel:
Nedenfor er trinnene for å kopiere denne tabellen og sette den inn som et koblet bilde i MS Word:
- Velg tabellen i Excel
- Høyreklikk og klikk deretter på Kopier (eller bruk hurtigtasten Ctrl + C)
- Åpne Word -dokumentet der du vil sette inn disse dataene
- Plasser markøren der du vil ha disse dataene i Word -dokumentet
- Gå til kategorien Hjem i Word og klikk på Lim inn spesial
- I dialogboksen Lim inn spesiell velger du alternativet ‘Lim inn lenke’
- Velg "Bilde" fra alternativene som er oppført
- Klikk OK
De ovennevnte trinnene vil igjen gi deg et bilde som du enkelt kan endre størrelse på og formatere.
Men siden dette er knyttet til den originale tabellen i Excel, hvis du gjør noen endringer i den originale tabellen, vil disse også gjenspeiles i bildet.
Husk også at siden dette bildet er koblet til de originale dataene, hvis du planlegger å dele dette Word -dokumentet med noen andre, bør du også dele Excel -filen (i tilfelle du vil at koblingen skal forbli slik den er)
Hvis excel -filen ikke er tilgjengelig eller navnet endres, vil bildet være akkurat som alle andre vanlige bilder.
Så dette er noen av måtene du kan bruke til å kopiere et bord for Excel og sette det inn i Word. I de fleste tilfeller foretrekker jeg å kopiere og lime inn Excel -tabeller som bilder, da disse er lettere å administrere. I noen tilfeller foretrekker jeg også innebyggingsmetoden som lar meg åpne Excel -filen fra Word selv.
Jeg håper du synes denne opplæringen var nyttig!
