Slik filtrerer du data i et pivottabell i Excel

Det er forskjellige måter du kan filtrere data i en pivottabell i Excel.

Når du går gjennom denne opplæringen, ser du at det er forskjellige alternativer for datafilter tilgjengelig basert på datatypen.

Typer filtre i et pivottabell

Her er en demo av filtre som er tilgjengelige i et pivottabell.

La oss se på disse filtrene en etter en:

• Rapportfilter: Dette filteret lar deg bore ned i et delsett av det samlede datasettet. For eksempel, hvis du har detaljsalgsdata, kan du analysere data for hver region ved å velge en eller flere enn regioner (ja, det tillater også flere valg). Du oppretter dette filteret ved å dra og slippe pivottabellfeltet inn i området Filtre.
• Etikettfilter for rad/kolonne: Disse filtrene lar deg filtrere relevante data basert på feltelementene (for eksempel filterspesifikt element eller element som inneholder en bestemt tekst) eller verdiene (for eksempel filtrere de 10 beste elementene etter verdi eller elementer med en verdi større enn/mindre enn en spesifisert verdi).
  • Søkefelt: Du har tilgang til dette filteret i etikettfilteret for rad/kolonne, og dette lar deg raskt filtrere basert på teksten du skriver inn. For eksempel, hvis du bare vil ha data for Costco, bare skriv Costco her, og det vil filtrere det for deg.
  • Merk av i boksene: Disse lar deg velge bestemte elementer fra en liste. For eksempel, hvis du vil håndplukke forhandlere å analysere, kan du gjøre dette her. Alternativt kan du også selektivt ekskludere noen forhandlere ved å fjerne merket for det.

Vær oppmerksom på at det er ytterligere to filtreringsverktøy tilgjengelig for en bruker: Skiver og tidslinjer (som ikke dekkes av denne opplæringen).

La oss se noen praktiske eksempler på hvordan du bruker disse til å filtrere data i en pivottabell.

Eksempler på bruk av filtre i pivottabell

Følgende eksempler er dekket i denne delen:

• Filtrer de 10 beste elementene etter verdi/prosent/sum.
• Filtrer elementer basert på verdi.
• Filtrer ved hjelp av etikettfilter.
• Filtrer ved hjelp av søkeboksen.

Filtrer de 10 beste elementene i et pivottabell

Du kan bruke det 10 beste alternativet for filter i et pivottabell for å:

• Filtrer topp/bunn -elementer etter verdi.
• Filtrer topp/bunn -elementer som utgjør en spesifisert prosentandel av verdiene.
• Filtrer topp/bunn Elementer som utgjør en spesifisert verdi.

Anta at du har et pivottabell som vist nedenfor:

La oss se hvordan du bruker Topp 10 -filteret med dette datasettet.

Filtrer topp/bunn -elementer etter verdi

Du kan bruke Topp 10 -filteret for å få en liste over de 10 beste forhandlerne basert på salgsverdien.

Her er trinnene for å gjøre dette:

• Gå til Radetikettfilter -> Verdifiltre -> Topp 10.
• I dialogboksen Topp 10 filter er det fire alternativer du må angi:
  • Topp/bunn: I dette tilfellet, siden vi leter etter de 10 beste forhandlerne, velger du Topp.
  • Antall elementer du vil filtrere. I dette tilfellet, siden vi ønsker å få topp 10 varer, vil dette være 10.
  • Det tredje feltet er en nedtrekksmeny med tre alternativer: Elementer, prosent og sum. I dette tilfellet, siden vi ønsker de 10 beste forhandlerne, velger du varer.
  • Det siste feltet viser alle de forskjellige verdiene som er oppført i verdiområdet. I dette tilfellet, siden vi bare har summen av salg, viser det bare "Sum av salg".

Dette vil gi deg en filtrert liste over 10 forhandlere basert på salgsverdien.

Du kan bruke den samme prosessen for å få de 10 nederste (eller andre tall) elementene etter verdi.

Filtrer topp/bunn elementer som utgjør en spesifisert prosent av verdien

Du kan bruke topp 10 -filteret til å få en liste over topp 10 prosent (eller et annet tall, si 20 prosent, 50 prosent, etc.) over varer etter verdi.

La oss si at du vil få listen over forhandlere som utgjør 25% av det totale salget.

Her er trinnene for å gjøre dette:

• Gå til Radetikettfilter -> Verdifiltre -> Topp 10.
• I dialogboksen Topp 10 filter er det fire alternativer du må angi:
  • Topp/bunn: I dette tilfellet, siden vi leter etter toppforhandlere som utfører 25% av det totale salget, velger du Topp.
  • I det andre feltet må du spesifisere prosent av salget som de beste forhandlerne skal stå for. I dette tilfellet, siden vi ønsker å få de beste forhandlerne som lager 25% av salget, vil dette være 25.
  • Velg Prosent i det tredje feltet.
  • Det siste feltet viser alle de forskjellige verdiene som er oppført i verdiområdet. I dette tilfellet, siden vi bare har summen av salg, viser det bare "Sum av salg".

Dette vil gi deg en filtrert liste over forhandlere som utgjør 25% av det totale salget.

Du kan bruke den samme prosessen for å få detaljistene som utgjør de nederste 25% (eller en annen prosentandel) av det totale salget.

Filtrer topp/bunn -elementer som utgjør en spesifisert verdi

La oss si at du vil finne ut de beste forhandlerne som står for 20 millioner i salg.

Du kan gjøre dette ved å bruke Topp 10 -filteret i pivottabellen.

Å gjøre dette:

• Gå til Radetikettfilter -> Verdifiltre -> Topp 10.
• I dialogboksen Topp 10 filter er det fire alternativer du må angi:
  • Topp/bunn: I dette tilfellet, siden vi leter etter toppforhandlere som tjener 20 millioner i totalt salg, velger du Topp.
  • I det andre feltet må du angi en verdi som de beste forhandlerne skal stå for. I dette tilfellet, siden vi ønsker å få de beste forhandlerne som utgjør 20 millioner i salg, ville dette være 20000000.
  • I det tredje feltet velger du Sum.
  • Det siste feltet viser alle de forskjellige verdiene som er oppført i verdiområdet. I dette tilfellet, siden vi bare har summen av salg, viser det bare "Sum av salg".

Dette vil gi deg en filtrert liste over toppforhandlere som utgjør 20 millioner av det totale salget.

Filtrer elementer basert på verdi

Du kan filtrere elementer basert på verdiene i kolonnene i verdiområdet.

Anta at du har opprettet et pivottabell med detaljsalgsdata som vist nedenfor:

Du kan filtrere denne listen basert på salgsverdien. Anta for eksempel at du vil få en liste over alle forhandlerne som har mer enn 3 millioner salg.

Her er trinnene for å gjøre dette:

• Gå til Radetikettfilter -> Verdifiltre -> Større enn.
• I dialogboksen Verdifilter:
  • Velg verdiene du vil bruke til filtrering. I dette tilfellet er det summen av salg (hvis du har flere varer i verdiområdet, vil rullegardinmenyen vise alt).
  • Velg tilstanden. Siden vi ønsker å få all forhandleren til å selge mer enn 3 millioner, velger du "er større enn".
  • Skriv inn 3000000 i det siste feltet.
• Klikk OK.

Dette ville umiddelbart filtrere listen og bare vise de forhandlerne som har mer enn 3 millioner salg.

På samme måte er det mange andre forhold du kan bruke, for eksempel lik, ikke lik, mindre enn mellom, etc.

Filtrer data ved hjelp av etikettfiltre

Etikettfiltre kommer godt med når du har en stor liste og du vil filtrere bestemte elementer basert på navnet/teksten.

For eksempel i listen over forhandlere, kan jeg raskt filtrere alle dollarbutikkene ved å bruke betingelsen 'dollar' i navnet.

Her er trinnene for å gjøre dette:

• Gå til Radetikettfilter -> Etikettfiltre -> Inneholder.
• I dialogboksen for etikettfilter:
  • ‘Inneholder’ er valgt som standard (siden vi valgte inneholder i forrige trinn). Du kan endre dette her hvis du vil.
  • Skriv inn tekststrengen du vil filtrere listen for. I dette tilfellet er det "dollar".
• Klikk OK.

Du kan også bruke jokertegn sammen med teksten.

Vær oppmerksom på at disse filtrene ikke er additive. Så hvis du søker etter begrepet 'Dollar', vil den gi deg en liste over alle butikkene som har ordet 'dollar' i den, men hvis du igjen bruker dette filteret for å få en liste som bruker et annet begrep, vil det filtrere basert på det nye begrepet.

På samme måte kan du bruke andre etikettfiltre som begynner med, slutter med inneholder ikke, etc.

Filtrer data ved hjelp av søkeboksen

Filtrering av en liste ved hjelp av søkeboksen ligner mye på alternativet inneholder i etikettfilteret.

For eksempel, hvis du må filtrere alle forhandlerne som har navnet 'dollar' i den, skriver du bare inn dollar i søkefeltet, og det filtrerer resultatene.

Her er trinnene:

• Klikk på Etikettfilter -rullegardinmenyen, og klikk deretter på søkeboksen for å plassere markøren i den.
• Skriv inn søkeordet, som er "dollar" i dette tilfellet. Du vil legge merke til at listen blir filtrert i søkeboksen nedenfor, og du kan fjerne merket for enhver forhandler du vil ekskludere.
• Klikk OK.

Dette ville umiddelbart filtrere alle forhandlerne som inneholder begrepet 'dollar'.

Du kan bruke jokertegn i søkefeltet. For eksempel, hvis du vil få navnet på alle detaljister som begynner med alfabetet T, bruker du søkestrengen som T* (T etterfulgt av en stjerne). Siden stjernen representerer et hvilket som helst antall tegn, betyr dette at navnet kan inneholde et hvilket som helst antall tegn etter T.

På samme måte, hvis du vil få listen over alle detaljister som slutter med alfabetet T, bruker du søkeordet som *T (stjerne etterfulgt av T).

Det er noen viktige ting å vite om søkefeltet:

• Hvis du filtrerer en gang med ett kriterium og deretter filtrerer igjen med et annet, blir det første kriteriet kastet, og du får en liste over de andre kriteriene. Filtrering er ikke additiv.
• En fordel med å bruke søkeboksen er at du kan fjerne markeringen av noen av resultatene manuelt. For eksempel, hvis du har en enorm liste over finansielle selskaper og du bare vil filtrere banker, kan du søke etter begrepet ‘bank’. Men hvis noen selskaper kryper inn som ikke er banker, kan du bare fjerne merket for det og holde det utenfor.
• Du kan ikke ekskludere spesifikke resultater. For eksempel, hvis du bare vil ekskludere forhandlere som inneholder dollar i det, er det ingen måte å gjøre dette ved å bruke søkeboksen. Dette kan imidlertid gjøres ved å bruke etikettfilteret ved hjelp av "inneholder ikke" -tilstanden.

Du kan også like følgende opplæringsprogrammer for pivottabeller:

• Opprette et pivottabell i Excel - en trinnvis veiledning.
• Klargjøre kildedata for pivottabell.
• Gruppetall i pivottabell i Excel.
• Gruppedatoer i pivottabeller i Excel.
• Oppdater pivottabell i Excel.
• Slett et pivottabell i Excel.
• Slik legger du til og bruker et Excel -pivottabellberegnet felt.
• Bruk betinget formatering i en pivottabell i Excel.
• Pivot -cache i Excel - hva er det og hvordan bruker du det best?
• Erstatt tomme celler med nuller i Excel -pivottabeller.
• Tell distinkte verdier i pivottabell