Se video - Hvordan markere tomme celler i Excel
Når jeg får en datafil fra en klient/kollega eller jeg laster den ned fra en database, gjør jeg noen grunnleggende kontroller av dataene. Jeg gjør dette for å sikre at det ikke mangler datapunkter, feil eller duplikater som kan føre til problemer senere.
En slik sjekk er å finne og markere tomme celler i Excel.
Det er mange årsaker som kan resultere i tomme celler i et datasett:
- Dataene er ikke tilgjengelige.
- Datapunkter ble slettet ved et uhell.
- En formel returnerer en tom streng som resulterer i en tom celle.
Selv om det er lett å få øye på disse tomme cellene i et lite datasett, er det svært ineffektivt og feilutsatt hvis du har en enorm med hundrevis av rader og kolonner.
I denne opplæringen vil jeg vise deg forskjellige måter å finne og markere tomme celler i Excel.
Fremhev tomme celler ved hjelp av betinget formatering
Betinget formatering er en flott måte å markere celler basert på verdien når den gitte betingelsen er oppfylt.
Jeg skal vise frem disse eksemplene med et lite datasett. Imidlertid kan du også bruke de samme teknikkene med store datasett.
Anta at du har et datasett som vist nedenfor:
Du kan se at det er tomme celler i dette datasettet.
Her er trinnene for å markere tomme celler i Excel (ved bruk av betinget formatering):
- Velg dataene.
- Gå til fanen Hjem.
- Klikk på Ny regel i rullegardinmenyen Betinget formatering.
- I dialogboksen "Nye formateringsregler" velger du "Formater bare celler som inneholder".
- Velg "Blanks" fra rullegardinmenyen (som vist nedenfor):
- Spesifiser formateringen (der du vil markere tomrom).
- Klikk OK.
Dette vil markere alle de tomme cellene i datasettet.
Vær oppmerksom på at betinget formatering er dynamisk. Dette betyr at hvis betinget formatering brukes og du sletter et datapunkt, vil cellen bli uthevet automatisk.
Samtidig medfører denne dynamiske oppførselen en overheadkostnad. Betinget formatering er flyktig, og hvis den brukes på store datasett, kan det bremse arbeidsboken din.
Velg og fremhev tomme celler i Excel
Hvis du raskt vil markere og markere celler som er tomme, kan du bruke "Gå til spesiell" teknikk.
Her er trinnene for å velge og markere tomme celler i Excel:
- Velg dataene.
- Trykk på F5 -tasten. Den åpner dialogboksen Gå til.
- Klikk på Spesial -knappen i Gå til -dialogboksen.
- Velg Tomrom i dialogboksen Gå til spesiell.
- Klikk OK. Dette vil velge alle de tomme cellene i datasettet.
- Med alle de tomme cellene valgt, markerer du disse ved å gi den en cellefarge.
Som nevnt er denne metoden nyttig når du raskt vil velge alle de tomme cellene og markere den. Du kan også bruke de samme trinnene til å velge alle de tomme cellene og deretter fylle 0 eller NA eller annen relevant tekst i den.
Vær oppmerksom på at denne metoden ikke er dynamisk i motsetning til betinget formatering. Hvis du gjør det en gang, og ved en feiltakelse sletter et datapunkt, vil det ikke bli uthevet.
Bruke VBA til å markere tomme celler i Excel
Du kan også bruke en kort VBA -kode til å markere tomme celler i et valgt datasett.
Denne metoden er mer egnet når du ofte trenger å finne og markere tomme celler i datasett. Du kan enkelt bruke koden nedenfor og opprette et tillegg eller lagre det i din personlige makro-arbeidsbok.
Her er VBA -koden som vil markere tomme celler i det valgte datasettet:
'Code by Sumit Bansal (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Her er trinnene for å sette denne VBA -koden i backend og deretter bruke den til å markere tomme celler i Excel:
- Gå til kategorien Utvikler og klikk på Visual Basic (eller trykk ALT + F11).
- I Vb Editor, i Project Explorer, høyreklikker du på et av arknavnene (hvis du ikke ser Project Explorer, trykker du på CONTROL + R).
- Gå til Sett inn og klikk på Modul.
- Kopier og lim inn VBA -koden i modulkodevinduet.
- Lukk VB Editor.
Hvordan kjøre VBA -koden (makro)?
Når du har kopiert limt inn denne makroen, er det et par måter du kan bruke denne makroen på.
Bruke makro -dialogboksen
Her er trinnene for å kjøre denne makroen ved hjelp av dialogboksen Makro:
- Velg dataene.
- Gå til Utvikler -fanen og klikk på Makroer.
- I makro -dialogboksen, velg makroen ‘HighlightBlankCells’ og klikk på Kjør.
Bruke VB Editor
Her er trinnene for å kjøre denne makroen ved hjelp av VB Editor:
- Velg dataene.
- Gå til Utvikler -fanen og klikk på Visual Basic.
- Klikk hvor som helst i koden i VB Editor.
- Klikk på den grønne trekanten på verktøylinjen (eller trykk på F5 -tasten).
Som jeg nevnte, er VBA -makro for å markere tomme celler veien å gå hvis du trenger å gjøre dette ofte. Bortsett fra måtene som vises ovenfor for å kjøre makroen, kan du også opprette et tillegg eller lagre koden i den personlige makro-arbeidsboken. Dette gir deg tilgang til denne koden fra hvilken som helst arbeidsbok i systemet ditt.
